Hoe snel klachten van klanten omgaan

Client-service omvat de mogelijkheid om tot een gekwalificeerde werknemer te wenden wanneer we met individuen of juridische entiteiten doen. Dergelijke ervaring kan positief of negatief zijn. In veel succesvolle bedrijven leert personeel om snel klantenklachten te verwerken.

Stappen

  1. Titel afbeelding Handvat Klanten Klachten snel Stap 1
een. Luister dan de betrokken klant. In de regel kunnen alle vragen die verband houden met het probleem kunnen worden verrekend voordat ze in een klacht worden. Welke manier je doet, bepaalt dit de intensiteit van het probleem. Ontdek de naam van de klant, het adres en het telefoonnummer.
  • Meer informatie over het probleem waarin de klant is gevraagd over de details.
  • Neem de klacht niet waar als persoonlijke claim. Omdat dit kan leiden tot een vooringenomen beslissing.
  • Titel afbeelding Handvat Klanten Klachten snel Stap 2
    2. Geef de klant de mogelijkheid om de problemen uit te leggen zonder het te onderbreken. Omdat het alleen olie in het vuur kan gieten en het schandaal beëindigen.
  • Zet jezelf op de plaats van de klant. Iedereen kwam in één keer slechte service tegen.
  • Voortdurend de klant onderbreken, kunt u het denken dat u niet serieus bent over het probleem.
  • Excuses voor het eventuele ongemak of misverstanden.
  • Als u niet bevoegd bent om klachten te accepteren en verwerken, neemt u contact op met de gewenste partij en legt u de situatie uit.
  • Titel afbeelding Handvat Klanten Klachten snel Stap 3
    3. Neem de automatische kant van de werknemer niet.
  • Noteer informatie over de interactie met de klant en hoe de situatie indien mogelijk is toegestaan. Geef een kopie van de records aan je directe baas.
  • Titel afbeelding Handvat Klanten Klachten snel Stap 4
    4. Stel vragen om de problemen en hun oorzaken te verduidelijken.
  • In veel gevallen betreft het de oneerlijke relatie van werknemers bij het werken met klanten, geen geld, goederen of dienst.
  • Als de taal een barrière is, zoek dan iemand die de taal bezit waarop de klant spreekt om zonder problemen te communiceren en de zaak te vereenvoudigen.
  • Leg de klant uit dat al zijn beoordelingen erg belangrijk zijn voor het bedrijf.
  • Titel afbeelding Handvat Klanten Klachten snel Stap 5
    vijf. Ontdek hoe de klant het probleem wil oplossen. Het besluit kan de volgende vormen hebben: vervanging, compensatie, uitwisseling, handelsmisent, korting.
  • Als de eis van de klant tevreden kan zijn, leg dan uit hoeveel tijd het duurt of wat hiervoor moet worden gedaan.
  • Wanneer een specifieke datum aan de klant is toegewezen, moet u ervoor zorgen dat deze niet wordt geschonden of de klant wordt gewaarschuwd voor een vertraging met behulp van de bijbehorende oproep of het schrijven.

    • Drie regels die moeten worden geleid

    VragenGeef klanten de mogelijkheid om te klagen, betaal ze aandacht aan het einde, luisteren naar hen en vraag het dan. Ontdek extra details door belangrijke vragen te stellen, zoals: "Wat anders?"

    Mee eensNiemand klaagt zonder reden. Het maakt niet uit wat een absurde is die deze klacht kan zijn, altijd kalm zijn. Probeer het oog van de ogen van je klant te bekijken. Nooit ruzie maken en niet ruzie maken!

    VerontschuldigenHet probleem oplossen en beleefd verontschuldigen. Geef een fout toe en bedank de klant omdat hij uw aandacht vestigde op de klacht. Betaal uw klant een adequate hoeveelheid compensatie.

    Meer informatie in het artikel in het Engels:Hoe omgaan met klachten van klanten van elk type.

    Waarschuwingen

    • Onberichte klachten van klanten kunnen nadelig verschijnen op het imago van het bedrijf.
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar