Hoe een effectieve bijeenkomst te besteden: 7 stappen

Om de vergadering productief te zijn, met de betrokkenheid van alle deelnemers en geen verlies van kostbare tijd verdient, is een duidelijk doel vereist, een open dialoog en een sterke leider. Dat is wat de sleutel is tot het feit dat de vergadering het nodige resultaat zal geven en u effectief zal opslaan en leden van uw team en geld!

Stappen

Titel afbeelding Run een effectieve vergadering Stap 1

een. Bereik elke vergadering is logisch - of helemaal niet verzameld. Bepaal of de vergadering echt nodig heeft en nodigt alleen de nodige mensen uit. Het entertainment van een waardevolle tijd wordt in ijdele doorgebracht omdat managers van mening zijn dat het tijdstip van persoonlijk contact belangrijk is, of gewoon gewend is aan een bepaalde volgorde. In de regel, zodat uw team op de hoogte is van de nieuwste gebeurtenissen of projectstatus, is de e-mail voldoende. Maar als u de benodigde reactie van alle teamleden nodig heeft, dan zal de persoonlijke bijeenkomst van de deelnemers veel effectiever zijn dan correspondentie.

Titel afbeelding Run een effectieve vergadering Stap 2

2. Bepaal de doelen van tevoren en waarschuw alles over het ontmoetingsplan. Denk aan de vergaderstructuur. Vaak inspireert één formulering van het gewenste resultaat het team en verbetert de prestaties van de vergadering. Focus op wat elke dergelijke vergadering nodig heeft: doel. Voordat de vergadering begint, zorg er dan voor dat iedereen weet, voor welk doel het wordt gehouden. Om dit te doen, laat alles van tevoren op de agenda.

Titel afbeelding Run een effectieve vergadering Stap 3

3. Wees de gastheer van uw vergadering, controleer de loop van de discussie en volgt u de naleving van de agenda. Goede vergaderingen - altijd het resultaat van goed leiderschap. Neem de besturingsfuncties en geef duidelijk aan alle deelnemers die u van plan bent ervoor te zorgen dat de discussie nuttig is, vastgelegd in een tijdelijk kader en niet afwijkt van het onderwerp. Toon uw respect voor hun tijd tot hun tijd - laat iedereen in staat zijn om de klok of timer te observeren. Het sleutelpunt volgt ook het onderwerp van de vergadering. Als het gesprek naar de zijkant gaat, breng de aandacht van de groep terug aan het onderwerp van de vergadering en zegt iets als: "Het is interessant, maar ik denk dat we het doel niet zullen bereiken. Ik stel voor om terug te keren naar de agenda".

Titel afbeelding Run een effectieve vergadering Stap 4

4. Zet jezelf een taak om een constructieve bijdrage van elke deelnemer te krijgen. Aangezien het hoofdkenmerk van de vergadering bilaterale communicatie is, is het van cruciaal belang om de eerlijke mening van elk te horen. Verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat iedereen kan spreken, ligt op de leider. Om bij het overeengekomen mening van de hele groep te komen, onderdrukt u uw mening in de huls niet, het hoofd kan de discussie gemakkelijk verminderen als iedereen inhoudt dat de uitkomst al vooraf is bepaald. Vermijd verleidingen verwerpen onmiddellijk de voorgestelde ideeën - zelfs als ze echt verschrikkelijk zijn.

Titel afbeelding Run een effectieve vergadering Stap 5

vijf. Voltooi de vergadering van het actieplan. Probeer ervoor te zorgen dat elk cadeau begrijpt wat de volgende stap is. Vraag ook aan het einde van de mening van de deelnemers of ze bij de vergadering nuttig worden geacht, en zo niet, wat kan de volgende keer beter worden gedaan. Besteed een onafhankelijke vergadering van de vergadering om uw eigen niveau van vergadervaardigheden te vergroten.

Titel afbeelding Run een effectieve vergadering Stap 6

6. Kijk voor de ontwikkeling van gebeurtenissen en uitvoering van beslissingen die bij de vergadering zijn aangenomen. Vraag een groep Schrijf een rapport over het uitgevoerde werk. Dit zal u helpen om de volgende keer een vergadering te organiseren.

Titel afbeelding Run een effectieve vergadering Stap 7

7. Zorg ervoor dat uw vergadering geen geïsoleerde gebeurtenis blijft. Vertel alle nodige mensen over de beslissingen en het actieplan. Het is buitengewoon eenvoudig om uit de vergaderruimtes te komen, terug te keren naar uw werkplek en vergeet alle wijzigingen, beslissingen en nieuwe ideeën die door uw groep zijn ontwikkeld. Ontwikkel een systeem van monitoring van de uitvoering van beslissingen om het handig te maken om te volgen welke oplossingen werden genomen, welke taken aan wie zijn toevertrouwd, en verdere beweging beheren en beheren.

Tips

Uitstekend om een effectieve bijeenkomst voor te bereiden en uit te voeren is "CPRO": Doelen, agenda, rollen en verantwoordelijkheden. Allereerst moet uw vergadering een doel hebben. Als u een vergadering maakt om informatie te delen, verspil mensen op dit moment geen mensen. Stuur ze een nieuwsbrief. Het doel moet een actief ingrediënt bevatten en, indien mogelijk, het gewenste resultaat: "Bepaal kwartaalopdrachten. De agenda is een lijst met onderwerpen die u beschouwt om het doel te bereiken, evenals een tijdsbestek voor het bewaken van de discussie. Bijvoorbeeld, "een. Maak een overzicht van de status van prestaties van eerdere kwartaaldoeleinden (15 minuten). 2. Verzamel in een cirkel van de deelnemers aan het aanbod van nieuwe doelen (20 minuten). 3. Kies 5 doelpunten (10 minuten) ITD." Vanuit het oogpunt van rollen en verantwoordelijkheden, identificeren wie een vergadering leidt die records leidt die aansprakelijk zijn voor de uitvoering van taken die tijdens de vergadering zijn gedefinieerd.
Zorg ervoor dat u de bijeenkomst op tijd start en voltooit.
Laat alle deelnemers vrij feedback geven. Sta niet toe belachelijkheid en vernedering.
Bereid je voor op de vergadering. Uiteraard, maar veel verwaarloosd.

Waarschuwingen

Verschillende redenen waarvoor de vergadering moet worden geannuleerd of overgedragen:

Een belangrijk lid is mogelijk niet aanwezig. Transfer de vergadering is onhandig, maar zelfs nog erger verzamelt iedereen en kan het geplande werk niet uitvoeren. Als u deze belangrijke medewerker moet deelnemen, benoemt u andere vergadertijd.
De agenda werd niet verzonden of werd te laat verzonden. Mensen voor training vereiste tijd. Misschien kunnen ze zinnen maken om de agenda te veranderen. Om de agenda naar de deelnemers te verzenden, moeten ten minste drie dagen zijn.
Onduidelijk het doel van de vergadering. Als de vergadering uitsluitend informatie is, zijn de deelnemers het gevoel dat hun tijd is geïnvesteerd. Geef ze een duidelijke visie van wat moet worden gedaan waarom, hoe en wanneer.
Werk kan sneller en hoge kwaliteit worden uitgevoerd in een ander formaat (per post of telefoon). Voer geen vergaderingen uit, als het maar niet het meest effectieve personeelsbestand is.
Deelnemers ontvingen niet van tevoren materialen voor het lezen. Lees elk onafhankelijk en wees niet op de vergadering.
De enige beschikbare kamer voldoet niet aan de technische behoeften. Als het materiaal niet in het vereiste formulier kan worden ingediend, wacht u op een passend geval.
Recente gebeurtenissen beïnvloed het doel van de vergadering.

Het hoofd moet niet alleen weten hoe je een goede ontmoeting kunt doorbrengen, maar ook wanneer het beter is om het niet uit te geven.