Hoe een vergadering te houden

Als een bedrijfssecretaris of secretaris van het bestuur, en misschien de eigenaar van een klein bedrijf, de waarschijnlijkheid van wat u zult tegenkomen de noodzaak om Corporate Meetings-protocollen uit te voeren. Deze taak is erg belangrijk, omdat het niet alleen de vereiste van wetgeving is, met name voor niet-commerciële organisaties: deze protocollen maken deel uit van de officiële records van het bedrijf, de geschiedenis ervan. Protocollen kunnen eenvoudig worden ingericht, als u bepaalde regels en formaat volgt.

Stappen

Methode 1 van 3:
Voorbereiding voor de vergadering
  1. Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 1
een. Vroeg (over een paar weken), stuur een bericht van een vergadering met de datum, tijd, plaats en zijn doelen voor iedereen die naar verluidt deelneemt.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 2
    2. Voorbereid voor elk bestuurslid een speciaal pakket dat omvat: Melding van de vergadering, het protocol van de vorige vergadering, een lijst met zowel contactgegevens als degene die op de vergadering wordt gepresenteerd (bijvoorbeeld analyses en budgettaire rapporten). Als de informatie vertrouwelijk is, geeft het alleen over als er een gesprek over vindt, nadat werknemers (in sommige gevallen) en gasten de kamer verlaten.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 3
    3. Zorg ervoor dat uw hand accessoires heeft voor het schrijven van het materiaal waarmee u het meest handig kunt werken, zoals: Kladblok, map, laptop of spraakrecorder.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 4
    4. Zorg er op de dag van de vergadering ervoor dat alle deelnemers accessoires hebben geschreven, badges (indien nodig) en frisdranken.
    • Methode 2 van 3:
    Tijdens de vergadering
    1. Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 5
    een. Registreer de volgende informatie:
    • Organisatie naam en vergadertype.
    • Of het een kennisgeving van een vergadering is gestuurd, en zo ja, wanneer.
    • Datum van de vergadering en plaats waar het is aangenomen.
    • TIJD Wanneer de vergadering is gestart.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 6
    2. Noteer de reden voor de vergadering, bijvoorbeeld: Kwartaalvergadering van leden van de raad van bestuur of jaarlijkse verkiezingen van ambtenaren.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 7
    3. Moet worden vermeld:
  • Aanwezig bij de leden van de vergaderplaat, ambtenaren en werknemers, evenals hun taken.
  • Degenen die afwezig zijn.
  • Presenteer gasten die zijn uitgenodigd en de redenen waarvoor ze dit evenement bezochten.
  • Naam en positie voorzitter van de vergadering.
  • Gezicht leidende minuten.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 8
    4. Geef het aantal deelnemers aan dat nodig is voor het Quorum en of het numeriek was.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 9
    vijf. Noteer de resultaten van de goedkeuring, herziening of weigering aan het protocol van de laatste vergadering.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 10
    6. Maak indien nodig wijzigingen in eerdere protocollen.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 11
    7. Geluid actuele vragen van het vorige protocol en registreer de loop van hun discussie, stemresultaten of een algemene uitkomst.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 12
    acht. Inclusief een andere stemming in het protocol, de verkiezing van ambtenaren bijvoorbeeld, evenals het aantal stemmen "voor", "tegen" of "onthouden". Met uitzondering van degenen die zich onthouden, noteer dan niet noodzakelijk de namen van mensen en hoe ze hebben gestemd. Geef de reden aan voor elke weigering om deel te nemen aan de stemming, en heeft iemand de hal tijdens deze stemming verlaten.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 13
    negen. Maak een lijst met agendapunten en laat een vrije ruimte achter voor het schrijven van aantekeningen.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 14
    10. Maak aantekeningen over de bespreking van de kwesties van de agenda, en wat en door wie het erin werd gezegd.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 15
    elf. Maak een lijst van alle actuele kwesties die tijdens de vergadering zijn besproken, evenals mensen die zullen spreken tijdens de volgende vergadering.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 16
    12. Let op alle discussies over kwesties die niet op de agenda stonden, en die hen vroegen, evenals de resultaten van deze discussies.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 17
    13. Geef de resultaten op van die oplossingen die zijn voorgesteld voor heronderzoek, bijwerking of stem. De officiële beslissing zal worden gepresenteerd in de vorm van een afzonderlijk document.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 18
    veertien. Geef de datum en tijd van de volgende vergadering op.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 19
    vijftien. Merk op dat de vergadering is aangekondigd door de meerderheidsbeslissing of door een unanieme beslissing. Geef de tijd op om de vergadering te beëindigen.
    • Methode 3 van 3:
    Na vergadering
    1. Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 20
    een. Vul het protocol zo volledig mogelijk in en doe het zo vroeg mogelijk.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 21
    2. Markeer eventuele stemresultaten, agendapunten en beslissing.
  • Titel afbeelding Write Corporate Minutes Stap 22
    3. Spreek zo vroeg mogelijk kopieën van het protocol aan alle deelnemers aan de vergadering om feedback van hen te krijgen over de inhoud ervan. Als er geen wijzigingen zijn voorgesteld, maakt u het protocol officieel en plaats deze dan in een speciale map voor bedrijfsvergaderingen.Distribueer kopieën van de definitieve versie van het protocol voor alle deelnemers aan de vergadering en zij die eraan afwezig zijn.

    • Tips

    • Als iets voor u onbegrijpelijk is, stel dan onmiddellijk de relevante vragen, zodat de loop van de discussie correct wordt vastgelegd. Om alle uitleg te vragen, hoeft u niet te wachten totdat u een conceptprotocol tekent.
    • Beslissingen en stemresultaten moeten worden gespecificeerd in het protocol, maar hun exemplaren moeten ook in een afzonderlijke map worden bewaard op een plaats die is beschermd tegen water en andere factoren. Elektronische exemplaren moeten ook met deze map worden opgeslagen.
    • Probeer niet elk woord op te nemen tijdens de vergadering: schrijf in algemene voorwaarden over wat er werd gezegd. U kunt de loop van de discussie vollediger onthullen na het voltooien van het protocol.
    • De regels van uw bedrijf kunnen het gebruik van elektronische communicatie verbieden. Nu wordt het vrij zeldzaam gevonden - het hangt allemaal af van de tijd dat de regels werden geschreven, en of ze de afgelopen jaren zijn herzien. Daarom, vóór deze manier om met de deelnemers van de vergadering te communiceren, zorg er dan voor dat u niets schendt. U kunt deze regel ook aanwijzen als ze hopeloos verouderd zijn.

    Waarschuwingen

    • Wees voorzichtig wanneer u een conceptprotocol aan de deelnemers van de vergadering verstrekt om het te overwegen en te controleren, omdat het hen de mogelijkheid biedt om alles te veranderen wat zij zeiden. Wanneer het protocol volledig is voltooid, moet u ervoor zorgen dat elk bekend is over elke gewijde wijziging: de informatie zal correct worden geïnterpreteerd, en niemand zal misleidend zijn.

    Wat je nodig hebt

    • Mappen
    • Accessoires voor materiaalregistratie (notebooks, potlood of pen, laptop of spraakrecorder)
    • Badi als ze nodig hebben
    • Pakketten met alle informatie die nodig is om te ontmoeten
    • Kladblokken en handvatten / potloden voor het ontmoeten van deelnemers
    • Koude dranken
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar