Hoe een vergadering als voorzitter te houden

Bedrijfsonderhoud, vooral in de kantooratmosfeer, vereist samenwerking op een bepaald niveau. Een objectieve mening is bijvoorbeeld vaak nodig om belangrijke beslissingen te nemen, en de ervaring van veel mensen vereist vaak belangrijk werk. Montage is een van de manieren om samenwerking te structureren en te organiseren, maar zonder een duidelijk doel en de controle over de vergadering kan gemakkelijk vertragen en nutteloos worden. De mogelijkheid om een vergadering te plannen, voor te bereiden en onafhankelijk te besteden, kan een belangrijke rol spelen als u wilt dat uw vergadering wordt afgevraagd en resultaten heeft gebracht.

Stappen

Deel 1 van 3:

Voorbereiding voor de congregatie

een. Bespreek de komende bijeenkomst met degenen die erop aanwezig zullen zijn. Toen je hebt geleerd dat je de aankomende bijeenkomst moet doorbrengen, moet je eerst wat tijd doorbrengen om met mensen te praten die erop aanwezig zullen zijn (vooral met hoog ranking en invloedrijke mensen). Vraag ze of ze niet iets specifieks op de vergadering willen bespreken. Houd rekening met hun antwoorden en gebruik ze als een gids bij het maken van de agenda.

Het aanpakken van de vraag aan degenen die de vergadering bijwonen met betrekking tot wat ze op de vergadering willen bespreken - dit is een slimme zet, omdat het niet alleen de bereiding van de agenda zal vergemakkelijken, maar ze ook in het proces zelfs vóór de vergadering betraat. Mensen zijn meer geneigd om bijeenkomsten bij te wonen en te luisteren of ze weten dat vragen zullen worden verhoogd dat ze hen van belang zijn.

Titel afbeelding Stoel een vergadering Stap 2

2. Make-up en distribueer de agenda. De agenda kan een belangrijke hulp zijn, niet alleen voor de voorzitter van de montage, maar ook voor gasten die op de vergadering aanwezig zijn. De agenda bevat belangrijke informatie - tijd en plaats van de vergadering, en de namen van de deelnemers. En het belangrijkste is ook opgemerkt door vermeende onderwerpen voor discussie, zodat iedereen zich kan voorbereiden. Afzonderlijke agenda`s voordat de vergadering begint, de meer belangrijke vergadering, hoe eerder het moet worden gedaan.

Op uw agenda moet een geschatte regeling worden opgegeven voor het bespreken van elk probleem. Strikte schema, vooraf gecompileerd, helpt u bij het vasthouden van een vergadering volgens plan. Ondanks het feit dat de bespreking van enkele punten van uw agenda kan worden uitgesteld (en sommige - om te versnellen), zal het schema voor uw taak veel gemakkelijker zijn - u kunt de discussie van elk probleem volgen en relevante aanpassingen maken.

Titel afbeelding Stoel een vergadering Stap 3

3. Ontdek de besproken problemen en protocollen van eerdere vergaderingen. Mensen die op de vergadering aanwezig zijn, zijn zich misschien niet op de hoogte van wat u gaat bespreken: sommigen waren niet aanwezig bij vorige vergaderingen, en anderen zijn net vergeten. Als u een vergadering bent met de vergadering, kunt u beter vanaf vandaag kennismaken met de vergaderinggeschiedenis. Probeer te praten met mensen die in eerdere bijeenkomsten waren om vertrouwd te raken met de onopgeloste problemen die op de vergadering kunnen worden aangeraakt. U kunt ook de records van eerdere assemblages van een officiële operator aanvragen om een plan op te stellen.

Protocollen van eerdere vergaderingen kunnen dienen als een belangrijke bron als u de voorzitter van de vergadering bent. Er vatte de besprekingen en beslissingen samen die tijdens de vorige vergaderingen zijn genomen, die u relatief snel zullen helpen en eenvoudig de zaak kunnen invoeren. Je kunt zelfs belangrijke vergaderprotocollen met de agenda distribueren.

Titel afbeelding Stoel een vergadering Stap 4

4. Bereid een plaats voor om een ontmoetingsplaats van tevoren te houden. Op de dag van de vergadering moet u ervoor zorgen dat de kamer of hal waarin u wilt ontmoeten, schoon, presentabel en klaar voor de aankomst van deelnemers. U moet ook ervoor zorgen dat alle technische componenten van de vergadering (presentaties, projectoren, schermen, enzovoort) goed werken en volledig voorbereid zijn voor gebruik - verwarring met technologie kan leiden tot het feit dat u de kostbare tijd en afwijken van het opgegeven plan.

Als u een elektronische presentatie gebruikt (bijvoorbeeld PowerPoint enzovoort), neem dan een minuut om te gaan met een afstandsbedieningsapparaat of een afstandsbediening die u gebruikt om dia`s te schakelen. Het is niet de moeite waard om tijd door te brengen, om te gaan met controles, als je het kunt besteden aan een discussie over belangrijke problemen.

Deel 2 van 3:

Gedraag je als stoel op de vergadering

een. Ontdek de vergadering. Wanneer de afgesproken tijdstip komt, en alle deelnemers aan de vergadering zullen verzamelen (of ten minste alle belangrijke figuren), let op elk van de zitting in de hal. Stel je voor als de voorzitter van de assemblage en vertel over welk doel een bepaalde vergadering spookt. Stel de geplande tijdframes van de vergadering in en informeert alles over de geschatte tijd van de vergadering - het kan uitstellen of sneller gaan, maar het is beter om het geplande tijdsbestek van tevoren te installeren. Het zal helpen om een vergadering volgens plan te houden. Als sommige deelnemers niet bekend zijn met elkaar, krijgt u een minuut om een snelle roll-oproep uit te voeren en belangrijke deelnemers in te dienen.

Merk op dat sommige ondernemingen en organisaties een strikte, gereguleerde procedure hebben voor het openen en vasthouden van vergaderingen. De Amerikaanse Federatie van Staat, Verstreven en Municipal Bedienden (AFSCME) maakt bijvoorbeeld gebruik van een systeem met de naam "Robert-voorschriften", dat voorziet in de bijeenkomst van een vergadering van de hamer en zeer specifieke regels voor indiening en goedkeuring van voorstellen.

Titel afbeelding Stoel een vergadering Stap 6

2. Verplaats het resultaat van belangrijke items van vorige vergaderingen. Beginnende vergaderingen die deel uitmaken van een lang onvolledig project, moet u in het kort alle deelnemers aan de behuizing introduceren, ze over het project vertelden, snel samenvatten alle belangrijke evenementen of beslissingen die bij vorige vergaderingen zijn genomen. Niet alle aanwezigen kan net zo goed op de hoogte zijn van de besproken kwesties die als u zijn besproken, dus om de vergadering perfect en efficiënt te zijn, is het noodzakelijk om snel iedereen aan de zaak te introduceren.

Als u niet zelfstandig wilt samenvatten, kan het een officiële secretaris of een klerk maken, de protocollen van eerdere vergaderingen lezen om alle formaliteiten te volgen bij het samenvatten.

U kunt ook belangrijke documenten en informatiemateriaal lezen die na de vorige vergadering tot uw beschikking zijn geweest.

Het is de moeite waard om op te merken dat als u kopieën van protocollen / documenten aan deelnemers distribueert, ze vervolgens hardop liefhebben.

Titel afbeelding Stoel een vergadering Stap 7

3. Laat belangrijke deelnemers verslag uitbrengen over de stand van zaken. Geef dan de vloer aan mensen met relevante informatie, zodat ze de deelnemers aan de bijeenkomst vertellen over nieuwe of recente gebeurtenissen die plaatsvonden sinds de laatste vergadering. Bijna dit kan alles zijn. Bijvoorbeeld, nieuwe problemen waarmee uw onderneming of organisatie wordt geconfronteerd, verandert personeel, ontwerpontwikkelingen, evenals veranderingen in de strategie - dit kan allemaal worden overwogen tijdens de vergadering. Voldoende deelnemers zullen ook horen over de resultaten van specifieke acties die worden genomen aan de laatste vergadering aangenomen beslissingen.

Titel afbeelding Stoel een vergadering Stap 8

4. Let op de luisteraars voor onopgeloste problemen. Als er problemen zijn die onopgeloste of oplossingen bleven die niet bij de vorige vergadering konden worden geaccepteerd, probeer dan contact met hen op voordat u verder gaat met nieuwe taken. Hoe langer je de oplossing van oude problemen uitstelt, hoe minder deelnemers aan de vergadering de verantwoordelijkheid willen nemen voor hun beslissing, dus probeer ze op te halen aan de muur en omgaan met langdurige onopgeloste problemen tijdens de vergadering tijdens de vergadering. Meestal onopgeloste vragen worden gemarkeerd als "onopgelost" of "in behandeling tot de volgende discussie" in de protocollen van eerdere vergaderingen.

Afhankelijk van de atmosfeer in het team en de regels, kan in uw onderneming of in de organisatie een speciale procedure zijn voor het nemen van beslissingen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de deelnemers van het vergadering eenvoudigweg naar een enkele oplossing moeten komen door een meerderheidsstemming of een groep van hooggeplaatste mensen kiezen waarvan de taken de goedkeuring van alle oplossingen omvatten.

Het is vermeldenswaard dat sommige vragen te uitgebreid zijn om op vergaderingen op te lossen. Het is niet nodig om te argumenteren over de ontwikkeling van langetermijnprojecten die nog niet zijn voltooid. Maar toch jij moeten verhoog de oplossing van problemen of projecten die nu moeten doen.

Titel afbeelding Stoel een vergadering Stap 9

vijf. Over nieuwe ondernemingen praten. Til dan op Nieuw Problemen, gevallen en vragen die moeten worden besproken. De redenen voor deze problemen moeten worden gehouden in de gebeurtenissen die zijn opgetreden na de vorige vergadering, evenals momenteel beschikbaar. Probeer de deelnemers in specifieke duidelijke oplossingen te bereiken - hoe meer vragen u niet opgelost zult worden, hoe meer niet-opgeloste zaken u moet demonteren tijdens de volgende vergadering.

Titel afbeelding Stoel een vergadering Stap 10

6. Laad de resultaten van de vergadering. Toen je aangeraakt aan dingen die in het verleden bleven en wat nu gebeurt, betaal de tijd om voor alle deelnemers aan de vergadering samen te voegen. Demonteer de resultaten van alle geaccepteerde oplossingen, indien nodig, specifieke taken geven aan de deelnemers aan de vergadering, de uitvoering waarvan u de volgende vergadering verwacht.

Dit sleutelpunt is je laatste kans om ervoor te zorgen dat iedereen de Deliberative Hall heeft verlaten, een nauwkeurig idee van je projecten heeft ontvangen en wat er van het wordt verwacht.

Titel afbeelding Stoel een vergadering Stap 11

7. En leg uiteindelijk de basis voor de volgende vergadering. Vertel het uiteindelijk iedereen wat ze van de volgende vergadering van de volgende vergadering worden verwacht en als u al bent begonnen met het plannen, stem dan de geschatte plaats ervoor. Dan zullen de deelnemers van de vergadering begrijpen dat er een continue verbinding is tussen projecten en beslissingen, en ze hebben tijd om vooruit te gaan of de taken voor hen uit te voeren of uit te voeren.

Let daar op Beschikbaarheid Het plan van de volgende vergadering is niet noodzakelijkerwijs of u tijdens zijn vergadering alle vorige en huidige problemen hebt verhoogd. Maar als er nog steeds voldoende onopgeloste zaken zijn, en je wilt erop vertrouwen dat ze in de toekomst zullen worden besproken of de ontwikkeling van bepaalde projecten willen volgen, dan is het misschien beter om grond van tevoren te bereiden.

Deel 3 van 3:

Prestaties om een vergadering te houden

een. Leidde de discussie, maar bezet geen dominante positie. Een van de taken van de voorzitter van de Assembly, die u bent - om de discussie te ondersteunen en te volgen dat het volgens plan gaat. Jij niet Moet uw mening over elke vraag opleggen of de discussie over nauwkeurige afbeeldingen bespreken. Flexibel zijn. Laat me deelnemers aan de vergadering vrij uitdrukken en nieuwe vragen stellen voor discussie, zelfs als ze niet op de agenda op de markt werden gebracht. U kunt de verloop van discussie voorzichtig wijzigen of het onderwerp wijzigen om de discussie over het plan te bespreken, maar mag de kleinigheden niet verstoren. Immers, volg je gemeenschappelijke doelen.

Volg tijdens de vergadering zorgvuldig het niet om af te wijken van de agenda. Als u achterblijft, moet u misschien enkele vragen missen of ze later uitstellen voor later om tijd te besparen. Wees niet bang om het te doen als Besproken Vragen zijn erg belangrijk.

Titel afbeelding Stoel een vergadering Stap 13

2. Alle deelnemers aantrekken om te bespreken. Als de voorzitter van de vergadering, moet u een open en vruchtbare discussie bieden. Als je hebt gemerkt dat sommige deelnemers informatie, die belangrijk is om problemen te bespreken, scoorde het water in de mond - praat ze. Je hoeft niet rechtstreeks contact met ze op te nemen, zeg gewoon iets als "Ik denk dat de expertbeoordeling van Mr. Smith hier nodig is - dit is een geweldige manier om Passieve Meeting-deelnemers in de discussie te betrekken.

Titel afbeelding Stoel een vergadering Stap 14

3. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt waar het om gaat. Het kan moeilijk voor u zijn om te onthouden dat niet alle mensen die aanwezig zijn op de vergadering bezitten dezelfde ervaring en kennis met betrekking tot de besproken kwesties. Om ervoor te zorgen dat alle deelnemers aan de vergadering productief hun tijd doorbrachten, moet u kort ingewikkelde vragen of onderwerpen in een eenvoudige vorm uitzetten wanneer we het hebben. Minder geïnformeerde vergadering Deelnemers zullen ongetwijfeld een dergelijke stap waarderen.

Titel afbeelding Stoel een vergadering Stap 15

4. Negeer geen complexe of delicate vragen. Als de bevoegde voorzitter hun controle niet neemt, zullen de vergaderingen zeer onproductief zijn. Probeer ervoor te zorgen dat elke belangrijke vraag is verhoogd. Sta de deelnemers niet toe om de verantwoordelijkheid op anderen te verschuiven of belachelijke excuses uit te vinden met betrekking tot de problemen die niet waren gedekt. Probeer ze op te halen aan de muur en bereik antwoorden op die vragen die niemand wil verhogen. Ondanks het feit dat het kan komen om niet aan alle deelnemers te proeven, vereisen soortgelijke delicate vragen een nauwkeurig antwoord, zodat de vergadering zo efficiënt mogelijk doorgegaan.

Zorg ervoor dat belangrijke oplossingen worden geconfigureerd (als u officiële werklieden of protocologen hebt, met deze taak met deze taak). Als u een taak wilt volgen om complexe vragen te beantwoorden, is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de antwoorden die u hebt ontvangen correct worden geconfigureerd.

Titel afbeelding Stoel een vergadering Stap 16

vijf. Bijhouden tijd. Vergaderingen zijn niet tevergeefs hebben een slechte reputatie - veel mensen beschouwen hun verspilling van tijd. Dat uw collectie niet is uitgesteld, als u de stoel bent, moet u ervoor zorgen dat de discussie niet op zijn plaats staat. Wees niet bang om enkele kleine vragen of discussies uit te stellen voor later als je ziet dat de vergadering langer blijft dan je verwacht. Wees op de vlucht voorbereid om je schema te veranderen om ervoor te zorgen dat je niet kostbare tijd hebt uitgegeven, niet een van zijn deelnemers.

Deel in het sociale netwerk: