Hoe een jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders te besteden

De jaarlijkse algemene vergadering (EOS) van aandeelhouders wordt eenmaal per jaar gehouden volgens het Handvest van de Organisatie. Bij deze bijeenkomst moet u de financiële situatie bespreken, de verkiezing van het bestuur en andere kwesties die het werk van de hele organisatie beïnvloeden.

Stappen

Deel 1 van 3:

Deel één: Planning Meeting

een. Herzie de bepalingen van de organisatie. Voordat u iets bijeenkomt, bekijk dan de regels voor de EOS in uw organisatie. Ondanks het feit dat de meeste bedrijven zich houden aan dezelfde algemene structuur, kunnen sommige details variëren.

Naar de details die u mogelijk moet betalen, zijn speciale aandacht, een manier van waarschuwingen van de deelnemers aan de vergadering, de procedure voor het selecteren van nieuwe leden van de Raad en het type informatie dat op elke EOS moet worden overwogen.
U moet ook controleren hoeveel mensen op de vergadering aanwezig moeten zijn, zodat deze als ambtenaar wordt beschouwd, evenals hoe nieuwe wijzigingen in het Handvest van de Organisatie worden overwogen en hoe stemmen voor hen passen.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 2

2. Plan een verzameling van tevoren. Stel de datum en tijd van de EEO zo vroeg mogelijk in. Waarschuw onmiddellijk de belangrijkste deelnemers.

Neostny-deelnemers moeten worden geïnformeerd na de definitieve goedkeuring van de details.

Zodra iedereen wordt geïnformeerd over de datum van de vergadering, moet u regelmatig herinneringen verzenden, zodat geen van de deelnemers het vergeten.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 3

3. Boek een plaats van vergadering. Als u niet uw eigen hal hebt, moet u de plaats van uw vergadering kiezen en deze zo snel mogelijk reserveren.

Zelfs als u onze eigen hal hebt, organiseert het EOS op een aparte plaats, het lijkt meer belangrijker en kan daarom meer bezoekers aantrekken.

Kies een plaats die plaats biedt aan alle deelnemers. Zorg ervoor dat de hal groot genoeg is om voor elk comfort te garanderen. Als u deelnemers of andere speciale behoeften hebt (bijvoorbeeld, zijn uitgebreide deurpassages en kinderwagens vereist), controleer of de plaats aan deze vereisten voldoet voordat u het reserveren.

Zodra u op de plaats hebt besloten, boek u deze bij het installeren van de datum en tijd van de vergadering.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 4

4. Bereid de agenda voor - de lijst met items die in aanmerking worden genomen op de EOS.

Bereid de agenda van tevoren voor. Mogelijk moet u het aanwezig zijn, samen met de kennisgeving van de vergadering, maar zelfs als u het niet doet, moet u het nog steeds voorbereiden op het distribueren van het op de vergadering zelf.

Plaats de onderwerpen van discussies in de volgorde waarin u ze beschouwt.

In de regel is het genoeg om de titel van elk onderwerp aan te geven. Hoogstwaarschijnlijk hoef je de details van elk onderwerp niet te schilderen.

Een voorbeeld van de agenda:

AGENDA

1) groet

2) Excuses voor het ontbreken van sommige deelnemers

3) Protocol van de vorige EOS

4) Bespreking van problemen op het protocol

5) Het jaarverslag van de voorzitter van de EOS

6) Jaarverslag van de secretaris

7) Jaarverslag van de financieel directeur

8) verkiezing van leden van het bestuur

9) Algemene vragen

10) Datum van de volgende vergadering

11) De vergadering sluiten

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 5

vijf. Markeer de nodige tijd om documenten en rapporten voor te bereiden. Tijd vereist om verschillende aangiften, rapporten en documenten voor te bereiden die nodig zijn voor de EOS, dus begin van tevoren.

Zorgt u zo snel mogelijk voor de voorbereiding van alle documenten en rapporten waarvoor u antwoordt.

Herinner de rest van het Comité aan de commissie om de informatie voor te bereiden waarvoor zij reageren.

Onder de documenten die u mogelijk moet voorbereiden, kunnen financiële rapporten en andere financiële overzichten zijn, protocollen van de vorige EOS, voorzitter van de voorzitter, secretaris en financieel bestuurder.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 6

6. Spreek met leden van de Raad van Bestuur van de Raad. Als de verkiezingen aan de Raad op de EEO worden besproken, dient u mogelijk kandidaten voor relevante berichten voor de vergadering te vinden.

Praat met de kandidaten die je in gedachten hebt, en vraag, zou graag de positie willen nemen.

Als aanvragers extra training nodig hebben, geef het dan.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 7

7. Stuur een formele "vergaderingkennisgeving" naar alle deelnemers. Volg het statuut van uw organisatie over tijd en methode voor het melden van melding.

Mogelijk moet u sponsors, permanente deelnemers, voormalige werknemers en andere aandeelhouders of betrokken uitnodigen.

In kennisgeving moet u in de regel de datum, tijd, duur en locatie van de EOS opgeven. Als verkiezingen aan de Raad worden vastgehouden, is het ook noodzakelijk om op te geven.

U kunt opnemen in de kennisgeving van de hele vergaderingagenda of een of twee belangrijke vragen vermelden. Neem contact op met het handvest van de organisatie om de juiste procedure te bepalen.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 8

acht. Bereid een plaats voor voor de vergadering. Op de dag van de EOS moet je een paar uur eerder naar de ontmoetingsplaats komen om de hal voor te bereiden.

Vergeet niet dat sommige deelnemers eerder 30 minuten kunnen komen. Probeer plaatsen en verfrissende drankjes of snacks voor te bereiden voordat ze aankomen.

Deel 2 van 3:

Deel twee: Talk Agenda op de vergadering

een. Rij het protocol. In de regel is de secretaris verantwoordelijk voor het handhaven van het protocol, maar als deze organisatie niet is, moet u een persoon toewijzen die de loop van de EOS zal opnemen.

Neem alle beslissingen op die zijn genomen op de EEO, vooral die met betrekking tot verkiezingen en wijzigingen in het Handvest van de Organisatie.
Misschien is het nuttig om namen en contacten van deelnemers op te nemen. Dit kan worden gedaan, waardoor ze bij aankomst registreren.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 10

2. Groet aanwezig. Open de EEO Formele begroeting, tijdens welke ervoor zorg dat alle deelnemers de agenda en jaarverslagen verdeelden.

Open de vergadering open. Bel zoals gewoonlijk de volledige naam van de organisatie en het nummer van de huidige EOS (twintig seconden jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders, de dertig-negende jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders en t.NS.).

Groet alle deelnemers en, indien aanwezig, geef speciale gasten.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 11

3. Druk de nodige excuses uit en spijt. Als iemand van leden van het bestuur of belangrijke gasten afwezig is, kunt u hun namen kort vermelden na groeten.

U kunt ook andere vergadering deelnemers uitnodigen om verontschuldigingen uit het licht van vermisten uit te drukken.

Een voorstel doen voor de procedure om excuses te accepteren.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 12

4. Bekijk het protocol van de vorige vergadering. Controleer of het een kopie van het protocol vorig jaar heeft ontvangen. Bekijk het en als alle problemen zijn opgelost, keurt u het protocol goed.

Als u wijzigingen of correcties moet doen, moet dit worden gedaan voordat u het protocol goedkeurt.

Na de stemming voor de goedkeuring van het protocol moet de voorzitter het eindigen.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 13

vijf. Kondige nieuwe vragen aan. Thema`s met betrekking tot het protocol van de vorige EOS moeten onmiddellijk na goedkeuring worden aangekondigd.

Bespreek de onderwerpen goed. Op dit moment moet u in de regel problematische problemen en observaties presenteren, zodat procedurele voorstellen optioneel kunnen zijn.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 14

6. Review Rapporten. U moet de rapporten van de president of voorzitter van het bedrijf, secretaris en financieel directeur bespreken.

Lees en bespreek elk rapport op zijn beurt. Na zorgvuldige afweging van elk rapport moet u een voorstel doen over het procedurele kwestie om het rapport goed te keuren.

Tijdens de presentatie van het rapport van de financiële regisseur moet u deelnemers aan de financiële informatie van het laatste jaar verstrekken. Dit kan meestal een financieel directeur maken, maar sommige organisaties hebben mogelijk een onafhankelijke kant nodig.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 15

7. Besteed verkiezingen als u van plan bent. Als u nieuwe leden van de Raad over de EOS van dit jaar moet selecteren, moet u deze verkiezingen hebben, nadat rapporten werden overwogen, maar voordat de algemene kwesties worden besproken.

Bereid de nodige materialen van tevoren voor.

Overweeg de stemprocedure voor de vergadering. Vóór de stemming, duidelijk en duidelijk de procedure uitleggen.

Tellende stemmen moeten onafhankelijke kant.

Het protocol moet aangeven wie kandidaten hebben genomineerd die kandidaten voorgesteld en die hen hebben gesteund. U moet ook het aantal stemmen specificeren dat elke kandidaat scoorde, en die elke positie heeft gekozen.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 16

acht. Bespreek gemeenschappelijke vragen. In de regel is dit de nieuwste vragen die op de EOS worden besproken. Op dit moment verhogen deelnemers problemen die afzonderlijke aandacht vereisen.

Als dit deel van de verzameling van een soort informeel, hoeft u waarschijnlijk niet voorstellen te doen over procedurele kwesties of stemmen.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 17

negen. Stel de datum van de volgende vergadering in. Als u weet dat de datum en plaats van de volgende EOS ze aan het einde van de vergadering aankondigt.

Als u formeel bent, hebt u nog niets gepland, sla deze stap over.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 18

10. Close-up collectie. Na bespreking van alle vragen, verklaarde EOS gesloten.

Deel 3 van 3:

Deel drie: Hoe een vergadering comfortabel te maken

een. Bekijk mensen die de deelnemers zullen verwelkomen. Wijs een of twee deelnemers toe die bij de ingang zullen staan en gasten verwelkomen die zullen komen.

Dus je kunt een sfeer vriendelijker en warm maken.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 20

2. Geef verfrissende drankjes. Probeer tenminste water aan al die aanwezigen te bieden, vooral als de vergadering lang is.

Beter om deelnemers aan verschillende drankjes te bieden. Je kunt zowel koude drankjes (water, koude thee en limonade) en warme (thee en koffie) koken.

Afhankelijk van het tijdstip van de dag, kan het geschikt zijn om lichte snacks aan te bieden, zoals kaas en crackers.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 21

3. Nodig gast uit. Hij zal een onofficieel probleem moeten maken die belangrijk is voor leden van uw organisatie.

In de regel zal de gast na de bespreking van gemeenschappelijke problemen uitvoeren, maar voordat u de vergadering sluit. Als u wilt, kunt u hem vragen na de officiële sluiting van de vergadering.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 22

4. Bieden prijzen. Gratis loterij kan de aanwezigheid stimuleren. Betaalde loterij kan zowel aanwezigheid als financiële steun stimuleren.

Je kunt een loterij 50:50 regelen, waarin de helft van het fondsen naar de winnaar en de helft - organisaties komt.

Een andere optie is een loterij waar je een mand met prijzen kunt winnen.

U kunt een voorwaarde vaststellen die alleen die aanwezig zijn op de vergadering voor prijzen kan aanvragen.

Titel afbeelding Run a agm (jaarlijkse algemene vergadering) Stap 23

vijf. Na de vergadering, organiseer een informele bijeenkomst. Stimuleer mensen om deel te nemen aan de vergadering, waardoor het formele deel van de EEO zo kort mogelijk is. Hierna organiseer je een informeel deel wanneer deelnemers in staat zullen zijn om te chatten en een goede tijd te hebben.

Als het budget u toestaat om de lunch aan het einde van de vergadering te organiseren. U kunt de kosten verlagen door een lunch op te zetten waarop iedereen iets brengt.

Voor organisaties met een kleiner budget zou het meer realistisch zijn om een buffet te regelen. In plaats van drankjes en snacks te bieden tijdens de vergadering, wacht dan op het einde en serveer dan een verscheidenheid aan niet-alcoholische dranken en wijn met lichte snacks.

Deel in het sociale netwerk: