Hoe een vergadering te bereiden en te houden

Deze tips zijn nuttig voor iedereen die intermediaire services biedt bij het houden van vergaderingen of ze onafhankelijk organiseert. De verantwoordelijkheden van de organisator omvatten het uitnodigen van deelnemers en zorgen ervoor dat ze allemaal nodig zijn voor het meest efficiënte werk. De organisator is ook verantwoordelijk voor de loop van de vergadering. Het moet zorgen voor een maximale concentratie op het onderwerp van de vergadering, waarbij de deelnemers vasthoudt van overgangen naar het individu en de bespreking van de vergaderingsregels. Dit materiaal zal de organisatie vergemakkelijken en een vergadering hebben om succesvol te zijn.

Stappen

Methode 1 van 9:
Ontwikkel de agenda
  1. Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 1
een. Geef de start- en eindtijd van de vergadering op, evenals tijdslimieten voor het bespreken van elk probleem. Meeting zal dit waarnemen als een manifestatie van beleefdheden van uw kant.
  • Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 2
    2. Vraag medewerkers van uw organisatie of een persoon die een vergadering bijeenkomt, welke onderwerpen moeten worden opgenomen op de agenda, evenals het vragen om een ​​korte beschrijving van elk probleem te geven.
    • Methode 2 van 9:
    Afzonderlijke uitnodigingen
    1. Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 3
    een. De beste manier om uitnodigingen te distribueren is e-mail, vooral als uw werknemers een programma hebben dat e-mailfuncties combineert met kalender en herinneringen.
  • Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 4
    2. Geef de deadline op voor reservering van plaatsen. Dit maakt het mogelijk om een ​​hoeveelheid middelen te bereiden om een ​​vergadering niet te onderbreken om de ontbrekende materialen voor te bereiden.
    • Methode 3 van 9:
    Bereid een ontmoetingsplaats voor
    1. Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 5
    een. Zodat de vergadering soepel gaat, moet je de kamer goed voorbereiden. Het huren van een kamer die vaak wordt gebruikt voor vergaderingen (bijvoorbeeld in de hal of speciale service van het hotel), kunt u tellen dat lokaal personeel zich goed bewust is en de nuances van de voorbereiding van de gebouwen kent.
    • Lecture-arrangement - fauteuils worden in de gelederen tentoongesteld op zo`n manier dat de docent in de schijnwerpers is. Dergelijke accommodatie is bijzonder effectief als het hoofddoel de boodschap van sommige informatie is.
    • Theatrale uitlijning - een presidium is in de voorkant van de kamer geïnstalleerd (de tabel waarvoor de sprekers en deskundigen zitten). Uitlijning van de stoelen van andere deelnemers lijkt op een lezing.
    • Schooluitlijning - Vóór rijenstoelen zijn tabellen geïnstalleerd, kietelt de deelnemers aan de vergadering om records op te nemen tijdens de toespraken. Het middelpunt van de aandacht is gericht op het praten.
    • Ronde Tafel. Kies een dergelijke plaatsing als de deelnemers als afzonderlijke commando`s moeten optreden, en om de uitwisseling van meningen tussen groepen of individuele deelnemers te stimuleren.
    • Zet de tabel in het formulier u. Dit is de stijl van de vergaderplaat van de raad van bestuur, waardoor deelnemers elkaar kunnen zien en indien nodig communiceren.
    • Als er een open vergadering is gepland, zet u voorzitterschap met luisteraars, stoelen in een cirkel, in het midden hiervan.
    Methode 4 van 9:
    Beveilig de gewenste toolkit voor de vergadering
    1. Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 6
    een. Volledige voorbereiding van de vergadering omvat een reeks handvatten, notebooks, werknemers AIDS, hand-outs en al het andere dat nodig is tijdens de vergadering.
  • Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 7
    2. Neem een ​​plaats voor vragen. Het kan een postervel of een bord zijn waarop deelnemers hun vragen kunnen opnemen of ze bevestigen met behulp van zelfklevende papieren stickers. Voldoende deelnemers zullen weten dat ze op bepaalde tijden een antwoord op hun vragen zullen ontvangen en de vergadering gladder zal zijn.
  • Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 8
    3. Bereid drankjes en snacks voor deelnemers aan een lange ontmoeting. Voor korte vergaderingen is het genoeg om een ​​fles water op elke tafel te zetten met snoep op elke tafel.
    • Methode 5 van 9:
    Een vragenlijst of vragenlijst voorbereiden
    1. Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 9
    een. Leden van de vergadering kunnen de kwaliteit onmiddellijk na de vergadering evalueren, of vullen de vragenlijst in en verzenden deze per e-mail 1-2 dagen.
  • Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 10
    2. Geschatte vellen en vragenlijsten stellen u in staat om te bepalen hoe de vergadering door haar deelnemers werd waargenomen.
    • Methode 6 van 9:
    Stuur een herinnering aan de geplande vergadering
    1. Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 11
    een. Het verzenden van herinneringen wordt uitgevoerd op de laatste dag van de registratie van deelnemers of 1-2 dagen ervoor.
  • Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 12
    2. Vraag om te informeren of iemand plannen heeft gewijzigd en ze gedwongen worden om te weigeren deel te nemen.
    • Methode 7 van 9:
    Start de vergadering exact op schema
    1. Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 13
    een. Wie aan de vergadering werd gevraagd, kunnen "inhalen", maar anderen dwingen om te wachten wordt beschouwd als grofheid.
  • Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 14
    2. Maak aan het begin van de vergadering organisatorische aankondigingen, waaronder informatie over pauze en lunch, de locatie van de toiletten en ook om te melden waar en hoe de deelnemers aan het vergadering hun vragen kunnen stellen.
    • Methode 8 van 9:
    Bewaar het onderwerp van de vergadering
    1. Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 15
    een. De organisator van de vergadering moet deelnemers verzenden naar het onderwerp van de vergadering. Hiermee kunt u aangrenzende onderwerpen invoeren, riskeert u draadwerk.
  • Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 16
    2. Blijf bij de aangewezen tijd voor een pauze en lunch.
    • Methode 9 van 9:
    Beantwoord het maximale mogelijke aantal vragen
    1. Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 17
    een. Verzamel nog vragen door deelnemers te ontmoeten. Geef voldoende tijd op de antwoorden om zoveel mogelijk interesse te voldoen.
  • Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 18
    2. Blijf na de vergadering binnen de bereikbaarheid, om u de deelnemers aan de vergadering te benaderen, die zich schamen om in de aanwezigheid van andere mensen te spreken, of degenen die specifieke vragen hebben die een discussie over het oog hebben.
  • Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 19
    3. Herinner de deelnemers aan de vergadering aan de noodzaak om een ​​vragenlijst of een vragenlijst te drijven en bedankt voor deelname aan de vergadering.
    • Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar