Hoe een agenda te schrijven voor de vergadering

Niemand houdt van langdurige doelloze vergaderingen. Als u de agenda moet schrijven, probeer dan een dergelijke ontwikkeling van gebeurtenissen te voorkomen. Maak een duidelijke agenda, bepaal alle thema`s die moeten overwegen, evenals de toegewezen tijd voor elke vraag. Maak en volg het plan om een vergadering effectief vast te houden en de kostbare tijd van collega`s niet door te brengen.

Stappen

Deel 1 van 3:

Een basisplan maken

een. Aanvraag informatie van collega`s. Mensen zullen actief deelnemen aan de vergadering, als je toestaat dat ze de agenda beïnvloeden. Luister naar suggesties die u moet overwegen en voeg passende vragen toe aan het document.

U kunt van tevoren e-mails schrijven of aan elk individu voldoen.
Voer de voorbereiding uit gedurende 6-7 dagen vóór de vergadering, zodat collega`s zijn erin geslaagd zijn bij te dragen. De agenda moet 3-4 dagen vóór het evenement worden voltooid.

Titel afbeelding Laat je man weer verliefd op je stap 13

2. Bepaal het hoofddoel of het doel. De vergadering moet een specifiek doel hebben: neem een beslissing, deel informatie, maak plannen voor de toekomst of geef een rapport. In dit geval is het niet logisch om een vergadering te houden.

Niet noodzakelijkerwijs beperkt tot één doel. U kunt bijvoorbeeld naar het voortgangsrapport luisteren om belangrijke beslissingen te nemen voor de toekomst.

Titel afbeelding Kies een rekruteringsbureau Stap 16

3. Focus op vragen die meer koppels beïnvloeden. Als de situatie kan worden opgelost tijdens een bijeenkomst van slechts twee collega`s, hoeft het niet in de agenda te worden opgenomen. Probeer een waardevolle tijd op de vergadering te gebruiken om vragen op te lossen die betrekking hebben op alles.

Als u bijvoorbeeld met een collega een nieuw project wilt bespreken, kunt u een afzonderlijke vergadering organiseren.

Als u problemen bespreken die zich slechts een paar mensen betreffen, vindt de rest dat u hun tijd verspilt. Bovendien is het verzamelen van een groot aantal mensen altijd moeilijk, dus profiteer dus van de zaak met de geest.

Titel afbeelding Accepteer een LGBT-familielid Stap 3

4. Verminder de lijst met vragen. Moeten de prioriteiten goed regelen. Het is niet altijd mogelijk om alle vragen te overwegen, dus laat alleen het belangrijkste.

U moet bijvoorbeeld "de timing van projecten goedkeuren", het "voortgangsrapport", "nieuwe projecten" bespreken en ook een "groepsdiscussie van ideeën" houden ". Het kan worden besluit dat de groepsdiscussie van ideeën toegestaan is om de andere keer over te dragen als u geen tijd hebt.

U kunt ook kleine vergaderingen plannen om vragen op te lossen die niet in de algemene vergaderagenda vallen.

vijf. Overweeg eerst de belangrijkste vragen. In voorbereiding wordt het meestal voornamelijk aanbevolen om de belangrijkste onderwerpen te verhogen. Dus iedereen zal in staat zijn om belangrijke kwesties te bespreken, zelfs voordat de deelnemers uit de troepen komen en minder attent worden.

De kwestie van het maken van belangrijke beslissingen kan bijvoorbeeld voorafgaan aan het voortgangsrapport (als oplossingen niet afhankelijk zijn van de rapportresultaten).

Als de vergadering vroegtijdig moet zijn of sommige deelnemers moeten vertrekken voordat het evenement is voltooid, zullen alle belangrijke kwesties al worden opgelost.

Titel afbeelding Do Your Own Belasters Stap 24

6. Schets de discussietijd van elke vraag. Weet nooit hoeveel de bespreking van de situatie zal duren, maar het is belangrijk om op zijn minst een algemeen idee te hebben. Houd rekening met de totale duur van de vergadering en het aantal vragen. De belangrijkste onderwerpen moeten meer tijd betalen dan andere problemen.

Plan bijvoorbeeld 30 minuten voor voortgangsrapporten, 10 minuten voor discussie en 10 minuten om te stemmen op nieuwe termen.

Als u de tijd niet uitstelt, heeft u geen tijd om de agenda te overwegen. Denk aan een tijdelijk plan van tevoren omdat het kan zijn dat u niet genoeg tijd hebt voor alle geselecteerde vragen.

Definieer het tijdsbestek, rekening houdend met het aantal deelnemers. Als 15 mensen aanwezig zijn en om het probleem te bespreken om 15 minuten toe te wijzen, dan heeft iedereen minder minuten om te spreken. Het is een strak schema, zelfs als niet iedereen het woord wil nemen.

Deel 2 van 3:

Denk aan de agenda

een. Begin met de kop voor de agenda en vergadering. De titel moet de lezer laten zien dat hij de agenda leest. Hij moet ook het hoofdonderwerp van de vergadering weerspiegelen. Kies de beste optie en geef in de bovenkant van het nieuwe document op. De titel moet eenvoudig en in wezen zijn.

Gebruik bijvoorbeeld de titel: "Agenda van de montage van juli: een bespreking van ideeën over een nieuw project", - of: "Agenda van de Assembly, augustus 2019: verandering van projecttijd".
Gebruik een eenvoudig bedrijf lettertype zoals Times New Roman of Calibri.

Titel afbeelding Zeg vaarwel aan collega`s Stap 5

2. Reserve tijd voor groeten. In dit deel kunnen die aanwezigen hallo tegen elkaar zeggen. Het is ook nodig om een vergadering te starten en de belangrijkste vragen te stemmen.

Als er veel onbekende mensen op de bijeenkomst zijn, kunt u een gemeenschappelijk onderwerp bedenken.

Als de agenda is bedoeld voor een grote vergadering (bijvoorbeeld op de conferentie), dan zal dit deel veel tijd kosten. Op kantoorbijeenkomst duurt een begroeting meestal een paar minuten.

U kunt ook het begin van de mogelijke veranderingen in de agenda voorzien.

Titel afbeelding Heb een goed sollicitatiegesprek Stap 3

3. Woord de thema`s in de vorm van vragen om die aanwezig te interesseren. Korte scripties kunnen deelnemers in de vergadering verwarren. De vraag bevat een specifieke context en stelt u in staat om na te denken over de situatie.

Bijvoorbeeld, in plaats van de woorden "projecten van projecten", is het beter om te schrijven: "Het is mogelijk om de periode van het project te verplaatsen, rekening houdend met de toename van de vraag?"

Indien nodig kan elke vraag worden voorzien van een korte beschrijving.

Titel afbeelding Focus op studies Stap 6

4. Specificeer de geschatte tijd tegenover elk nummer. Het is niet nodig om de tijd aan te geven, maar deze aanpak helpt mensen voor te bereiden. Bijvoorbeeld, indien nodig, kunnen ze extra tijd vragen.

Ook kunnen deelnemers hun opmerkingen verminderen als er weinig tijd is.

Titel afbeelding Focus op studies Stap 12

vijf. Denk aan de procedure voor het bespreken van elk nummer uit de lijst. Bestelling bepaalt uw aanpak van de thema`s. Als u bijvoorbeeld de overdracht van de projecttijd wilt bespreken, moeten alle deelnemers het onderwerp van verschillende kanten beschouwen. Meld de procedure zodat iedereen begreep hoe de vergadering wordt gehouden.

Bijvoorbeeld voor de vraag: "is het mogelijk om de projecttijd te verschuiven, rekening houdend met de toename van de vraag?»- U kunt een dergelijke bevel bepalen:" 10 minuten om de huidige stand van zaken, 15 minuten te bespreken om aan de kwestie van het versnellen van het productiepeur te versnellen, 10 om de overweging van de argumenten voor en tegen te betalen, nog eens 5 minuten om Stem op de verplaatsing van de deadlines ".

Titel afbeelding Start een letter Stap 1

6. Bepaal die verantwoordelijk voor elke vraag. Geef aan wie het woord zou moeten nemen bij het bespreken van een specifiek onderwerp. Voor een persoon zou het geen verrassing moeten zijn. Bespreek vragen van tevoren en weerspiegelen het besluit op de agenda.

Als u de hele vergadering doorbrengt, geef dan dit feit aan op de bovenkant van de agenda.

Titel afbeelding Build Trust in een relatie Stap 6

7. Reserve tijd voor gehonoreerde gasten. Als de vergadering wordt verwacht op de vergadering, die deelneemt aan de discussie over belangrijke onderwerpen, moeten ze een aparte tijd toewijzen. Elke gast moet één punt op de agenda wijden, zelfs als ze onmiddellijk deelnemen aan verschillende onderwerpen. Dus het zal gemakkelijker voor u zijn om vragen en plannen te groeperen.

Beter contact met u op en verduidelijken de tijd die ze nodig hebben. Hiermee kunt u ongemakkelijke en conflictsituaties voorkomen.

Titel afbeelding Communiceer effectief stap 9

acht. Laat tijd voor andere vragen. Dit agendapunt moet aan het einde zijn. U kunt dus vragen of er andere urgente vragen zijn die moeten worden opgelost. Bovendien kunnen deelnemers terugkeren naar enkele onopgeloste problemen of de details verduidelijken.

Dit item toont de deelnemers die ze de mogelijkheid hebben om de problemen die niet op de agenda bevinden te hebben.

Je kunt ook een blok vragen en antwoorden geven.

Deel 3 van 3:

Houd rekening met alle aspecten

een. Geef de details van de vergadering op. Vergeet niet om tijd, datum en plaats van de vergadering te specificeren. Maak ook de namen van alle deelnemers, zodat mensen van tevoren weten met wie ze kunnen ontmoeten en praten.

Het is ook handig om de lijst te informeren over degenen die meestal op dergelijke bijeenkomsten aanwezig zijn, maar deze keer kan deze tijd niet in staat zijn om het evenement te bezoeken. Laat me begrijpen dat ze niet aanwezig zijn op de vergadering.
Bevestig de kaart en instructies voor die deelnemers die niet eerder de locatie hebben bezocht.

Titel afbeelding Schrijf een blog post Stap 12

2. Maak een lijst van het voorlopige werk dat moet worden uitgevoerd vóór de vergadering. Misschien moeten collega`s bepaalde materialen lezen of de voorgestelde oplossingen verkennen. Je kunt ook nadenken over een aantal vragen.

Plaats dit apparaat onderaan de agenda. Markeer de tekst vet of onderstreept de tekst die moet worden achtergelaten zonder aandacht.

Titel afbeelding Krijg een baan snelle stap 1

3. Zorg ervoor dat er geen fouten worden verzonden. Sommige deelnemers kunnen rekenen op informatie op de agenda, dus zorg ervoor dat er geen fouten en onnauwkeurigheden zijn. Een dergelijke stap is niet alleen hoffelijkheid, maar een teken van aandacht voor detail en respect voor de aanwezigen.

Titel afbeelding Bestandsheffingen Stap 47

4. Distribueer of deel de agenda gedurende 3-4 dagen vóór de vergadering. Dus collega`s kunnen zich voorbereiden op de vergadering. Stuur het document niet te vroeg, zodat het niet verdwaalt in de stroom van inkomende letters.

Voor grote vergaderingen en conferenties, moet de agenda in een paar maanden worden gepubliceerd.

Tips

Gebruik sjablonen in teksteditor. Veel tekstredacteuren zoals Microsoft Office, pagina`s voor Mac en anderen bevatten sjablonen van een verscheidenheid aan persoonlijke en werkdocumenten die een agenda voor vergaderingen bevatten. Ze helpen u snel een competent document te creëren.
Bedrijven worden vaak gebruikt in zijn eigen vorm van uitgevende agenda.
Hechten aan de agenda, maar tonen flexibiliteit. Probeer de vergadering te volgen om te volgen, maar kijk naar de klok. Indien mogelijk, ga beleefd naar de volgende vragen: "Het is tijd om verder te gaan met de volgende vraag, als we de vergadering op tijd willen afmaken".

Deel in het sociale netwerk: