Hoe een zakenbrief te schrijven

Moet een zakelijke brief professioneel en efficiënt schrijven? De meeste bedrijfsletters komen overeen met de gevestigde en eenvoudig te leren formaat die eenvoudig kunnen worden aangepast aan elk type inhoud. Business brief moet altijd een datum bevatten, informatie over de afzender en de ontvanger en verschillende tekstparagrafen. Profiteer van de volgende handleiding voor het schrijven van een bedrijfsbrief (pas het indien nodig aan om de brief te bereiken om overeen te komen met de vastgestelde normen in uw bedrijf).

Stappen

Methode 1 van 4:

Begin van het schrijven

een. Voer zelfverzekerde kennis uit van het juiste letterformaat. Ongeacht de inhoud van uw brief, moet u zich houden aan verschillende bedrijfsnormen die het uiterlijk van de letter definiëren. Bedrijfsletters moeten worden gescoord met behulp van gemeenschappelijke lettertypen, zoals Arial of Times New Roman. Profiteer van blokkering van tekst (op paragrafen) - dat wil zeggen, start een nieuwe paragraaf van dubbele toetsaanslag "invoer" (Enter), dat wil zeggen zonder paragraaf toe te passen.

Als u een letter op de printer afdrukt, overweeg dan voor het afdrukken van kansen op het merk. Het logo en contactgegevens van uw bedrijf geven uw brief een meer solide weergave.
E-Business Letters moeten ook worden getypt met behulp van gemeenschappelijke lettertypen. Bij het schrijven van een bedrijfsbrief moet u dergelijke lettertypen niet gebruiken die handgeschreven handschrift imiteren, evenals andere kleuren, naast zwart en wit.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke letter Stap 2

2. Informatie over uw bedrijf opnemen. Geef de naam van uw bedrijf en het adres op en elk deel van het adres moet beginnen met een nieuwe regel. Als u uzelf werkt of een onafhankelijke contractant bent, geeft u dan in plaats van de bedrijfsnaam (of erboven) uw eigen naam.

Als uw bedrijf heeft geoogst, kunt u ze gebruiken in plaats van uw naam en adres van het bedrijf.

Als u zelf het adres belt, plaats deze dan boven aan de pagina en lijnt u op de rechter of linkerrand (afhankelijk van de voorkeuren in uw bedrijf).

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief Stap 3

3. Geef de datum op. Professionals geven de datum volledig aan. Schrijf bijvoorbeeld ook "1 april 2012", of "1 april 2012". Datum moet op de linkerrand worden geëgaliseerd en meerdere regels onder het adres van de afzender gelegen.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke letter Stap 4

4. Geef de contactgegevens van de ontvanger op. Schrijf de volledige naam van de ontvanger, de titel (indien aanvaardbaar), de naam van het bedrijf en het adres is deze informatie in deze volgorde bevindt en elk onderdeel moet beginnen met een nieuwe regel. Geef indien nodig het identificatienummer op. De contactgegevens van de ontvanger moeten verschillende regels onder de datum (uitlijning naar de linkerrand) bevinden.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke letter Stap 5

vijf. Beslissen met de keuze van groeten. Groeten is een belangrijke indicator van respect en wat voor soort begroeting u gebruikt, of u nu een persoon kent die schrijft (en hoe goed u het kent), evenals het formele niveau van uw relatie. Let op de volgende opties:

Schrijf "Geïnteresseerde partijen", enkel en alleen In het geval dat je niet weet wie je precies schrijft.

Als u de ontvanger niet goed genoeg kent, dan opties "Geacht / gerespecteerd" - zijn een veilige keuze.

U kunt ook de titel / positie van de ontvanger en de achternaam aangeven, bijvoorbeeld "Beste Dr. Ivanov".

Als u de ontvanger goed genoeg kent, en u allebei genieten van informele communicatie, kunt u alleen de (eerste) naam van de geadresseerde specificeren, bijvoorbeeld "Lieve Anna".

Als u de helft van de ontvanger niet kent, voert u dan gewoon de naam en initialen in "Guk k.MET."

Vergeet niet om een komma na begroetingen of colon na woorden te plaatsen "degenen die zich kunnen bezorgen".

Methode 2 van 4:

Inhoudsbrieven

een. Pak de juiste toon op. Zoals ze zeggen, is de tijd geld, dus de meeste zakenmensen willen geen tijd verspillen. Bijgevolg moet de toon van uw brief kort en professioneel zijn. Uw brief moet snel worden gelezen, dus ga onmiddellijk verder met de essentie van de zaak, waardoor korte opmerkingen in de eerste alinea achterlaten. U kunt bijvoorbeeld altijd beginnen met woorden "Ik schrijf je over ...", en blijf dan het onderwerp ontwikkelen.

Laad de letter niet aan kleurrijke overgangen, luide woorden of lange, windende aanbiedingen - uw taak is om het bericht zo snel en duidelijk over te dragen, omdat het mogelijk is.
Om de tekst te verminderen, moet u passieve beloften vermijden, probeer ook niet de essentie te vermelden.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief Stap 7

2. Schrijf duidelijk en beknopt. De ontvanger moet precies begrijpen wat je probeert over te brengen. De ontvanger reageert snel op de inhoud van de letter alleen als de betekenis van de brief duidelijk is. In het bijzonder, indien als gevolg van het lezen van de brief, verwacht u een soort van resultaat of actie door de ontvanger, duid dan zeker in de brief van wat u wilt. Leg uw positie zo kort mogelijk uit.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke letter Stap 8

3. Wees zo nodig spraakzamer. Letters zijn geschreven door mensen en voor mensen. Vermijd indien mogelijk formaliteiten - u zult niet in staat zijn om goede relaties te bouwen met de hulp van onpersoonlijke, repetitieve en letters. Het moet echter worden gebroken van een gesproken taal of slang: dergelijke woorden zoals "je weet wel", "ik bedoel" of "Gezocht". Blijf bij de zakelijke toon, maar wees vriendelijk en behulpzaam.

Als je de ontvanger goed kent, zou het geweldig zijn als je een paar vriendelijke rijen toevoegt met goede wensen.

Denk goed na voordat je doorgaat naar een meer persoonlijke relatie. Soms is zakelijke relatie echt de moeite waard met een kleine hoeveelheid humor, soms is het beter om een keuze te maken ten gunste van voorzichtigheid in plaats van een grap.

Hoogstwaarschijnlijk is het doel van uw brief om de ontvanger te overtuigen om iets te doen: het advies wijzigen, het probleem corrigeren, geld verzenden of maatregelen nemen of maatregelen nemen. Presenteer de essentie van uw zaak.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief Stap 9

4. Wees beleefd. Zelfs als je een klacht bezighoudt of met angst over een of andere problemen kunt schrijven - kun je nog steeds beleefd zijn. Zet jezelf in de positie van de ontvanger en bieden om alles voor zijn kant te maken (binnen redelijk) om in zijn ogen zo vriendelijk en behulpzaam te kijken.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief Stap 10

vijf. Opsommen. In de laatste alinea is het noodzakelijk om uw visie samen te vatten en duidelijk de geplande gang van zaken te identificeren, of op te geven wat u van de ontvanger verwacht. Vergeet niet dat de ontvanger contact met u kan opnemen met vragen of voor hulp bij het oplossen van problemen, evenals dank voor aandacht voor zijn / haar brief of probleem.

Methode 3 van 4:

Beëindigingsbrief

een. Corrigeer de letter. Het einde, evenals begroeting, is een belangrijke indicator van respect en mate van formaliteiten in relaties. "Eerlijk" - In de regel kan het ook een veilige optie zijn"vriendelijke groet", "beste wensen" en "Hoogachtend". Een beetje minder formeel, maar nog steeds professionele eindes: "al het beste", "beste wensen", "vriendelijke groeten", en "Met dank". Zet een komma na deze woorden.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief Stap 12

2. Abonneer een brief. Laat ongeveer vier lege lijnen voor uw handtekening. Meld u aan een brief nadat u het hebt afgedrukt, of als u het per e-mail verzendt, scan vervolgens het beeld van uw handtekening en bevestigt u deze aan dit deel van de brief. Het heeft de voorkeur om hiervoor blauwe of zwarte inkt te gebruiken.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief Stap 13

3. Geef uw naam en contactgegevens op. Onder zijn handtekening moet u uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en andere relevante contactgegevens bellen. Plaats elk afzonderlijk deel van uw contactgegevens op een aparte regel.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief Stap 14

4. Voeg indien nodig toe "investeringen". Als u aanvullende documenten heeft geïnvesteerd ter overweging door de ontvanger, controleert u dit met verschillende snaren onder de contactgegevens, het aantal en het type volgende documenten specificeren, bijvoorbeeld "Investeringen (2): Samenvatting, Brochure".

Methode 4 van 4:

Voltooiing van de brief

een. Bewerk een brief. Het uiterlijk van de brief is een belangrijk element van professionaliteit. Bewerk de letter (aandacht besteed aan de aanwezigheid van fouten), zodat de ontvanger gemakkelijk in u een capabele en verantwoordelijke persoon kan zien. Voer automatische spellingscontrole uit in een teksteditor, u zult ook bovendien de letter grondig voor verzending lezen.

Stel jezelf een vraag: is de letter duidelijk en kort? Zijn er al de lagen langer dan 3-4 zinnen? Als ze bestaan, denk dan na over het verwijderen van onnodige verklaringen.
Als de brief uitermate belangrijk is, dan wil je misschien een vriend of een collega geven om het te lezen. Soms kan het tweede oogpaar helpen fouten of gênante formuleringen te identificeren die u niet mag merken.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke letter Stap 16

2. Stuur een brief. Stuur een e-mail of als u een letter per normale post verzendt, gebruik dan de envelop voor zakelijke correspondentie. (Gebruik indien mogelijk de envelop met het bedrijfslogo dat erop is afgedrukt.) Druk voorzichtig uw achteruitadres en ontvangeradres af. Vouw de letter in drie delen, zodat de ontvanger eerst het bovenste deel zou draaien, en dan de bodem. Zorg ervoor dat u een voldoende hoeveelheid postzegels hebt bevestigd en een brief verzendt.

Als je het gevoel hebt dat je niet helemaal goed en mooi handschrift bent, en dat komt niet overeen met je professionele persoon, typt u het adres in de teksteditor en print deze op de envelop met behulp van de printer.

Tips

Om een brief te ondertekenen, hoef je alleen een handgreep van hoge kwaliteit te gebruiken.
Antwoord op correspondentie snel. Als u in minder dan een week geen volledige reactie kunt schrijven, laat het me dan de correspondent kennen, wijzen wanneer hij of zij van u een volledig antwoord kan verwachten.
Stress positieve aspecten. Spreek over wat je kunt doen is niet over wat je niet kunt. Als het product bijvoorbeeld niet beschikbaar is, vertel dan niet de klant dat u niet in staat bent om de bestelling te vervullen, in plaats daarvan, vertel hem dat het product erg populair is, en u hebt het al verkocht. Geef vervolgens op wanneer u de bestelling kunt uitvoeren.
Als u een surround- en complexe brief schrijft, denk dan na over het opstellen van een voorlopig plan.

Maak een lijst met de onderwerpen die u wilt vermelden. Maak je geen zorgen over de volgorde van het volgende.
Kies een lijst met trefwoorden, voorbeelden, argumenten en feiten voor elk onderwerp.
Evalueer elk onderwerp van zijn plan voor relevante naleving van uw doel en doelgroep.
Verwijder alles wat niet van toepassing is op de zaak.
Sorteer informatie in de meest handige ontvanger.

Waarschuwingen

Wees niet te persistent en zeer sterk in uitdrukkingen - onthoud dat u met behulp van zakelijke letters u probeert een professionele relatie te verbeteren of te starten.
Niet te veel flatteren. Oprechte compliment is behoorlijk aanvaardbaar, maar een grote hoeveelheid vlucht geeft aan dat u op zakelijke relaties op vleierij, en niet voor uw competentie vertrouwt.

Deel in het sociale netwerk: