Hoe een kantoornotitie te schrijven

Een service-opmerking is een manier om informatie in het bedrijf over te dragen. Servicetonen kunnen ook worden gebruikt in correspondentie tussen de twee bedrijven. De service opmerking moet professioneel zijn en informatie duidelijk verzenden. Maak je geen zorgen als je NOOIT Service Notes schreef - dit artikel zal je dit leren.

Stappen

Deel 1 van 3:
Selecteer stijl en taaltaal
  1. Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 5
een. Gebruik geen informele taal. Taalnotities moeten eenvoudig zijn, maar officieel.
  • Schrijf niet zo`n notitie: "Hallo! Eindelijk vrijdag! Ik wil je vertellen over een belangrijke zaak ".
  • Schrijf in plaats daarvan als volgt: "Deze notitie informeert u over de voortgang van het project 319".
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 6
    2. Houd in de service op neutrale toon - je moet niet te emotioneel en subjectief zijn. Doe ons best om te vertrouwen op feiten en bewijs bij het zeggen van klachten.
  • Het is bijvoorbeeld niet nodig om zo te schrijven: "Ik denk dat we allemaal veel gelukkiger zullen zijn als de apistricten aan het werk komen, waarin ze willen".
  • Breng in plaats daarvan het onderzoek door, of alle medewerkers op vrijdag willen kleden in vrijetijdskleding en hoe het de bedrijfsethiek zal beïnvloeden.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 7
    3. Gebruik signaalzinnen. Wanneer u bewijs gaat brengen of verwijst naar de bron, vergeet dan niet om de juiste uitdrukkingen te gebruiken.
  • Bijvoorbeeld: "Volgens onze gegevens, ..."Of" Studies getuigen dat ...".
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 8
    4. Kies een geschikt lettertype en zijn grootte. De service opmerking moet eenvoudig leesbaar zijn, dus vermijd het gebruik van een overdreven fijne lettertype-11 of 12 - dit is een standaard lettergrootte.
  • Je moet ook kiezen voor een eenvoudige lettertypestijl, zoals Times New Roman. Schrijf geen notitie met een grappig of lettertype, bijvoorbeeld Comic Sans (laten we lachen als je het doet!).
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 9
    vijf. Gebruik standaardvelden. 2,5 cm Veld is een standaard voor servicetonnen, hoewel sommige tekstredacteuren kunnen omvatten sjablonen van servicetonen met grote velden (bijvoorbeeld 3 cm).
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 10
    6. Servicetonen zijn geschreven met een enkel willekeurig interval. Tussen paragrafen en secties, laat een lege reeks.
  • In de paragrafen om inspringing niet te doen.
    • Deel 2 van 3:
    Voorbereiding voor het schrijven van een kantoornota
    1. Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 1
    een. Als je meerdere mensen over iets belangrijks (op het werk) moet vertellen, stuur ze dan een service opmerking. U kunt het zelfs naar één persoon verzenden als de informatie wordt overgedragen aan de informatie die u moet worden gedocumenteerd.
    • In sommige gevallen is het echter beter om eenvoudigweg met mensen te praten die je nodig hebt.
    • Bovendien kan sommige informatie niet schriftelijk worden overgedragen.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 2
    2. Afhankelijk van de verzonden informatie kan de inhoud en het formaat van de notitie variëren. De meeste servicetonen bevatten de volgende informatie:
  • Nieuw idee of oplossingsprobleem. Als u bijvoorbeeld weet hoe u het probleem met de planningskosten voor overuren kunt oplossen, schrijft u er dan over in de Service Note en stuur het naar uw baas.
  • Bestellen. Het verzenden van een servicemarkering is bijvoorbeeld een effectieve manier om verantwoordelijkheden te verspreiden bij de aankomende conferentie, die wordt gehouden door uw afdeling.
  • Rapport. U kunt ook een notitie verzenden om uw collega`s te informeren over het recente evenement of hen informeren met nieuwe informatie over het project of een rapport in te dienen over de resultaten van het onderzoek.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 3
    3. Mogelijk werkt u aan veel projecten en wilt u over hen vertellen in een servicemonster. Zou dat niet moeten doen. Hulpprogramma`s bevatten informatie over één specifiek probleem (onderwerp, project, enzovoort).
  • Een service opmerking moet kort, informatief en gemakkelijk te lezen zijn. Dus, het scherpstellen van alleen op één onderwerp, garandeert u dat de informatie is gelezen en opgemerkt.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 4
    4. Inhoud en stijl Notes zijn afhankelijk van de doelgroep, dus denk aan wie uw notitie zal lezen.
  • Bijvoorbeeld de stijl van de notitie voor uw collega`s over de planning van de viering van een belangrijke datum en stijl van de notitie voor uw baas met het rapport over het uitgevoerde werk zal heel anders zijn.
    • Deel 3 van 3:
    Een kantoornotitie schrijven
    1. Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 11
    een. Dekking opmerking. Algemeen geaccepteerde praktijk in bedrijfscorrespondentie - de documenten rechtzetten.
    • Bijvoorbeeld, bovenaan de pagina Schrijf "Opmerking" of "Service Note".
    • De naam kan in het midden worden geplaatst of drukt u op aan de linkerkant van de pagina. Het is het beste om de servicebevoegdheden die u eerder hebt ontvangen te bekijken en hun formaat kopiëren.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 12
    2. Schrijf je notitiekop. Het moet de volgende informatie bevatten:
  • Aan: schrijf de namen en posities van mensen die u een notitie stuurt.
  • Van: schrijf je naam en positie.
  • Datum: schrijf de exacte datum, inclusief het jaar.
  • Betreft: Geef een korte, maar nauwkeurige beschrijving van wat in de notitie wordt besproken.
  • Houd er rekening mee dat u in plaats van het "Theme" kunt schrijven "met betrekking tot".
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 13
    3. Zorg er in de lijst met ontvangers op dat u alle mensen die u gaat verzenden opgeven. Beperk de begunstigde klimmers met mensen die erin zijn uiteengezet.
  • Stuur geen notitie naar alle medewerkers van uw afdeling of bedrijf, als de vraag erin op zich uiteenstelt, slechts een paar mensen betreft.
  • Als u aantekeningen naar alle werknemers van het bedrijf verzendt, worden ze bedekt met de notities en zullen ze ze onoplettend lezen of helemaal niet lezen.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 14
    4. Specificeer de volledige namen en posities in de lijst met ontvangers. Zelfs als je op een kort been bent met je baas, is het in zakelijke correspondentie beter om zich te houden aan de formele toon. U kunt het bijvoorbeeld "Vladimir" noemen wanneer u naar het kantoor gaat, maar in de servicemissie neemt u contact met hem op als "Mr. Dmitriev" of "Vladimir Nikolaevich".
  • Houd dit in gedachten wanneer u een lijst met ontvangers opmerkt - geef de volledige naam en positie aan.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 15
    vijf. Als u een notitie naar een persoon van een ander bedrijf stuurt, is het erg belangrijk om de juiste vorm van beroep op te bepalen. Breng tijd door om informatie over deze persoon te vinden - hoogstwaarschijnlijk kan het op de website van zijn bedrijf worden gedaan.
  • Als een persoon bijvoorbeeld een doctoraat heeft, moet u het specificeren.
  • Zorg er ook voor dat u de positie van deze persoon vindt en geef het in uw notitie op.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 16
    6. Denk aan het onderwerp van je notitie. Het moet kort en begrijpelijk zijn.
  • "Nieuwe klanten" is bijvoorbeeld een nogal onscherpte onderwerp, en als iemand uw notitie in een paar dagen of weken wil vinden, zal hij of zij het met moeite doen.
  • Het beste onderwerp is: "Verslag over de uitbreiding van de clientbasis".
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 17
    7. In servicetonen zijn begroetingen in de regel niet geschreven. Maar als u wilt, kunt u de tekst van de notitie starten met de "Geachte Mr. Dmitriev" of "Beste collega`s".
  • Opmerking moet kort en informatief zijn, zodat de begroeting kan worden weggelaten.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 18
    acht. Schrijf de behuizing. Het presenteert duidelijk het doel van het schrijven en het verzenden van een service-opmerking.
  • Bijvoorbeeld: "Ik schrijf om...". Het inleidende deel van de noot moet een kort overzicht bevatten van de informatie die erin wordt geschetst.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 19
    negen. Het inleidende gedeelte moet kort zijn. Geen nodig om details in te drukken en andere details.
  • Het inleidende gedeelte bestaat uit verschillende korte aanbiedingen (korte paragraaf).
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 20
    10. Beslissen met de stijl van presentatie van basisinformatie. Het moet worden ingesloten in 2-4 alinea`s. Stijl van presentatie zal afhangen van de informatie zelf.
  • U kunt bijvoorbeeld informatie indienen in volgorde van zijn betekenis of volgens de processen die moeten worden verdeeld in uw project.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 21
    elf. De service-opmerking moet worden onderverdeeld in secties (paragrafen), zodat de lezers gemakkelijk informatie kunnen absorberen - bovendien zullen de secties hen helpen belangrijke punten in de notitie te bepalen.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 22
    12. Claim ELKE SECTIE - De naam van de alinea moet duidelijk aangeven welke informatie erin is ingeschakeld.
  • U kunt bijvoorbeeld de notitie over het komende punt van het kantoor inbreken naar de volgende secties: "Nieuwe locatie van het kantoor", "Richtlijnen voor verpakkingsapparatuur en documenten", "Moving Schedule".
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 23
    13. De eerste zin van elke sectie moet lezers vertellen, wat in deze paragraaf wordt besproken.
  • Afzonderlijke alinea`s of partities van uw notities moeten gericht zijn op een bepaald moment van het onderwerp in overweging.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 24
    veertien. Om belangrijke punten toe te wijzen, maakt u hun lijst of lijst. Dit zal lezers helpen focussen op belangrijke momenten en sneller lezen en informatie assimileren.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 25
    vijftien. De grootte van de nadat mag niet hoger zijn dan 1-2 pagina`s.
  • Dit is de standaard Service Note-grootte met een enkel willekeurig interval en een lege reeks tussen paragrafen.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 26
    zestien. Denk aan de opname van paragraaf, wat de bovenstaande informatie samenvat. In de meeste gevallen is dit niet nodig, vooral als u een korte noot hebt geschreven.
  • Maar als de huidige informatie zeer complex is of als de grootte van de nadruk is, is het beter om een ​​kleine alinea op te nemen, wat de bovenstaande informatie (namelijk belangrijke momenten) samenvatten.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 27
    17. Zorg ervoor dat u de paragraafconclusie opneemt, zelfs als het u lijkt dat het niet nodig is. Denk aan het volgende:
  • Welke objecten streeft een service opmerking? Moedig lezers aan om iets te doen? Moeten medewerkers rapporteren op een bepaalde periode? Zo ja, geef het duidelijk in de laatste alinea.
  • Als er geen verdere actie vereist is, schrijf dan de volgende conclusie: "Ik zal blij zijn om deze vraag te bespreken" of "Als u vragen of opmerkingen over dit onderwerp hebt, zal ik ze met plezier antwoorden".
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 28
    18. Als u wilt, zet u aan het einde van de notitie uw naam of handtekening (maar het is niet nodig om het te doen). Kijk in dit geval de servicebevoegdheden die u van andere werknemers hebt ontvangen.
  • Als ze notities ondertekenen (bijvoorbeeld "met respect, ivanov a.MAAR.), hetzelfde doen.
  • Als u een notitie niet wilt ondertekenen, kunt u uw initialen aan het einde van het document plaatsen.
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 29
    negentien. Maak een herinnering aan alle toepassingen Als tabellen, grafieken of rapporten aan de notitie zijn bevestigd. Om dit te doen, aan het einde van het document, schrijf bijvoorbeeld "Bijlage: Tabel 1".
  • Toepassingen moeten worden vermeld in de hoofdtekst van de Note.
  • Als u bijvoorbeeld schrijft over de komende beweging naar een nieuw kantoor, kunt u iets als: "We zijn van plan de verhuizing tot het einde van het kwartaal te voltooien. Zie de bijgevoegde tabel 1 met een gedetailleerd schema van kruising ".
  • Titel afbeelding Schrijf een zakelijke memo Stap 30
    twintig. Voordat u notities verzendt, vergeet dan niet om het te controleren. Zorg ervoor dat de voorstellen grammaticaal correct zijn gemaakt dat er geen spelling- of syntactische fouten in de notitie zijn en dat de geschetste informatie logisch is.
  • Stuur een notitie niet na de eerste controle (als dit natuurlijk geen urgente notitie is). Post het document en bekijk het opnieuw in een uur. Mogelijk vindt u nieuwe fouten en onnauwkeurigheden die u eerder hebt gemist.
  • Als de opmerking vertrouwelijke informatie bevat, controleert u het beleid van uw bedrijf met betrekking tot de uitwisseling van vertrouwelijke informatie en ontdek de naam van de werknemer die uw noot zal beoordelen en uw conclusie geeft over de naleving van de gevestigde regels.
    • Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar