Hoe een zakenbrief aan uw klanten te schrijven: 10 stappen

Als u uw eigen bedrijf heeft, dan zult u waarschijnlijk zakelijke brieven aan onze klanten moeten schrijven. Doelstellingen kunnen anders zijn: alert van nieuwe evenementen of voorwaarden, antwoorden op klachten van klanten van het bedrijf. Ongeacht de oorzaak van de brief, het is belangrijk om altijd een professionele toon en zakelijke stijl te houden.

Stappen

Deel 1 van 2:

Formaat van een zakelijke brief

een. Gebruik een professionele brievenhoed. Business brief presenteert uw bedrijf. In dit verband moet de brief een overeenkomstige weergave hebben. Vergeet ook niet om het bedrijfslogo of het merk te gebruiken.

U kunt een letter Cap maken met behulp van kant-en-klare kleursjablonen Microsoft Word. Gebruik het echte bedrijfslogo of het merk.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief aan klanten Stap 2

2. Open teksteditor. Alle zakelijke letters van het bedrijf moeten altijd op een computer worden afgedrukt.

Maak een nieuw document en stel de velden van 2,54 centimeter in.

Gebruik lettertype met SERIF`s zoals Times New Roman, Georgia of Arial. Dus de lettergrootte mag niet meer dan 12 zijn, maar niet minder dan 10. Type of lettergrootte mag niet slecht zijn om de leesbaarheid te beïnvloeden.

Gebruik enkel bedrijfsinterval.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief aan klanten Stap 3

3. Stel de vorm van het blok aan. Blokvorm - het meest voorkomende formaat van zakelijke letters. Ook is het ook gemakkelijker om te configureren en te volgen. Elk item is uitgelijnd op de linkerrand en wordt gescheiden door één interval. In de bovenkant van de pagina moeten de volgende items omvatten:

De datum van vandaag of datum van het verzenden van brieven. Vergeet niet om de datum op te geven, omdat het wordt gebruikt om rekening te houden met de afzender en ontvanger, evenals op juridische doeleinden. Geef de exacte datum op.

Adres van de afzender. Dit is uw adres in standaardformaat. Als uw adres al in de letter header is opgegeven, kan deze stap worden overgeslagen.

Uitgaand adres. Geef de naam en het adres van de ontvanger van de brief op. U kunt het beroep "Mr." of "Madam" gebruiken. Dus, als Nina Serov de ontvanger is, kun je schrijven als "Mevrouw Nina Serov" en "Nina Serov".

Hartelijk groeten. Je kunt "Geachte Mevrouw Serov" of "Beste Nina Serov" schrijven. Als u niet zeker weet wie de brief leest, schrijft "Beste Heer". Er is een andere optie "voor de aandacht van alle geïnteresseerde partijen," maar het moet voor een extreem geval worden achtergelaten als de geadresseerde onbekend is.

Basic deel van de brief. Dit deel wordt in het volgende gedeelte in meer detail beoordeeld.

Laatste deel en handtekening. Schrijf: "Regardards", - of: "Beste wensen".

Deel 2 van 2:

Hoe een zakenbrief te schrijven

een. Bepaal de doelgroep. De lettertoon moet altijd professioneel blijven, ongeacht het publiek, maar de keuze van woorden en taalmiddelen is afhankelijk van de geadresseerde van de brief. Als de brief is bedoeld voor de personeelsafdeling van een ander bedrijf, moet meer officiële taal worden gebruikt. Wanneer u contact opneemt met een specifieke klant, kunt u toevlucht nemen tot informele en eenvoudige taal.

Hiermee kunt u ook misverstanden voorkomen. Gebruik de voorwaarden die onbegrijpelijk zijn voor de lezer. Klanten weten bijvoorbeeld misschien niet de afkortingen die worden gebruikt voor het Space-programma in uw bedrijf, dus gebruik ze niet in de brief.
De belangrijkste regel van de bedrijfsbrief - de tekst moet duidelijk zijn, beknopt en hoffelijk.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief aan klanten Stap 5

2. Geef het doel van de letter in de eerste regel op. Denk aan het doel van de brief. U wilt een nieuw kantooradres vertellen? Herinner klant over schulden? Geef een antwoord op de klacht?Onthoud dit wanneer u een eerste brief aanbieding wilt maken. Gebruik geen wazige formulering en ga onmiddellijk naar de bodem.

Schrijf een eerste persoon als u uw mening uitdrukt als de eigenaar van het bedrijf. Schrijf van de tweede persoon als u de naam van het bedrijf of de organisatie inschakelt.

Gebruik een ondubbelzinnige verklaring zoals: "hierbij informeren", - of: "We willen hierbij het volgende weten". Schrijf van de eerste persoon als u contact opneemt als een bedrijfseigenaar zoals: "Ik wil contact met u opnemen", of: "Ik ben me onlangs bekend ..., Daarom zou ik willen ... ".

Je (eigenaar van het bedrijf) wil bijvoorbeeld Nina Serovoy in één maand informeren over schulden. Start de letter als volgt: "Ik wil u informeren dat er vanaf maart 2015 in uw account schuldig is".

Als u een medewerker van het bedrijf bent en de klacht van de klant beantwoordt over het RUIMTE-programma van uw bedrijf, start u als dit: "We hebben uw opmerkingen ontvangen over ons kolonisatieprogramma van Mars".

Soms moet je de lezer informeren dat hij in de competitie won of een plaats heeft ontvangen in een onderwijsinstelling. Begin dus: "Ik ben blij om te informeren ...", - of: "Ik rapporteer graag ...".

Als u onaangenaam nieuws wilt informeren, begin dan met zo`n uitdrukking: "Wij informeren u ..." - of: "Na zorgvuldige afweging, werd besloten ...".

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief aan klanten Stap 6

3. Gebruik een geldige belofte. In de officiële toespraak wordt vaak een aanhoudende aanbetaling gebruikt, maar het kan de tekst van de brief door monotoon of onbegrijpelijk maken. Met de daadwerkelijke storting kunt u informatie indienen bij een beslissende toon.

Een voorbeeld van de lijdende belofte: "Welke stappen kunnen worden genomen?"In dit geval zijn de stappen niet de uitvoering van de actie, maar ervaart het.

Voorbeeld van een geldige belofte: "Welke stappen kunnen we doen?"In deze uitvoeringsvorm wordt een geldige aanbetaling gebruikt, waardoor u de gedachte duidelijk en duidelijk kunt overbrengen.

Soms laat de lijdende aanbetaling je gedachten overbrengen en niet te veel aandacht trekken aan een fout of onooglijk feit. Gebruik het alleen in dit geval. Meestal heeft de daadwerkelijke aanbetaling meer de voorkeur.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief aan klanten Stap 7

4. Controleer op voorgaande gebeurtenissen of communicatie met de lezer. Misschien heb je al Nina Serovy gerapporteerd over schulden. De lezer zou zijn ontevredenheid kunnen uitdrukken met uw ruimteprogramma op de laatste conferentie. Als je al hebt gesproken, herinner je dit feit eraan. De lezer kan in staat zijn om belangrijke details in het geheugen te herstellen, en uw brief zal veel belangrijker en urgent zijn.

Gebruik frases zoals: "in overeenstemming met de vorige brief van ...", "Bedankt voor het tijdig betalen vorige maand", - of: "We waren blij om uw constructieve opmerkingen op de conferentie in mei te horen".

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief aan klanten Stap 8

vijf. Contact opnemen of hulp voorstellen. Geef de positieve toon van de letter op met behulp van een beleefd verzoek of bied hulp in de vorm van samenwerking.

Laten we zeggen dat u de eigenaar van het bedrijf bent en de klant wilt overtuigen om schulden te betalen. Gebruik de uitdrukking: "Ik zal dankbaar zijn voor uw hulp en onmiddellijke betaling"

Als u namens het bedrijf schrijft, gebruik dan de uitdrukking: "We willen graag een persoonlijke bijeenkomst met ons hoofd van het personeel voor u organiseren.".

Ook aanbieden om alle mogelijke vragen te beantwoorden en Dispel Toubs-lezer. Voorbeeld: "We zullen u graag een van uw vragen beantwoorden of twijfels over de betaling," - of: "Wilt u aanvullende details over ons programma achterhalen?"

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief aan klanten Stap 9

6. Voltooi de brief. Gebruik een oproep tot actie vanaf uw zijde of clientzijde. Het kan een vereiste zijn om schulden af te betalen voor een bepaalde periode of aanbieding om een vergadering met de klant te organiseren.

Schrijf een voorstel met hoop voor communicatie in de toekomst: "We zullen u graag ontmoeten op een budgetvergadering volgende week", - of: "Met vreugde, bespreek al deze aspecten met u in meer detail bij het voldoen aan ons kantoor".

Geef op of documenten aan de letter zijn bevestigd. Voeg de zin toe zoals: "We sturen u een factuur voor de laatste maand," - of: "Een kopie van het RUIMTE-programma is bijgevoegd bij de letter".

Gebruik aan het einde de uiteindelijke uitdrukking. Klanten kunnen het beste schrijven: "Regardards" - of: "Beste wensen".

Gebruik de formulering "met respect" in officiële brieven aan onbekende mensen.

Schrijf: "Alle goederen", als u bekend bent of samenwerkt met een persoon.

Titel afbeelding Schrijf een zakelijke brief aan klanten Stap 10

7. Corrigeer de fouten. Een goed ontwerp en de formulering spelen geen rol als grammaticale fouten in de brief ontmoeten!

Probeer alle gevallen van de lijdende belofte te vinden en passende wijzigingen aan te brengen.

Let op lange en onbegrijpelijke aanbiedingen. In een zakelijke brief is er een norm "beter minder, ja beter", daarom, van lange zinnen moet worden geweigerd.