Hoe een selectorbijeenkomst door te geven

2. Stuur alles wat je nodig hebt om deel te nemen aan de vergadering. Deelnemen aan de deelnemers aan de Basisinformatie van de vergadering met het schema. In dit bericht moet u inschakelen: gegevens voor bijlage (telefoonnummer en Wachtwoord), Agenda (inclusief verantwoordelijkheden) en andere informatie die nodig is. De agenda moet alle vragen en informatie voorzien die u verwacht te horen van andere deelnemers aan de vergadering. Zet eerst positieve vragen en bespreek vervolgens de oplossing van problemen en complexe onderwerpen.

3. Maak een lijst met deelnemers. Gegevens inschakelen op hun locatie en algemene persoonlijke gegevens. Deze informatie kan nuttig zijn voor de chat terwijl de aangesloten deelnemers anderen verwachten.

4. Stuur een e-mailherinnering aan de vergadering. Stuur een brief op dezelfde dag, als de vergadering is gepland na de lunch, of gedurende de dag ervoor, als de vergadering gepland is voor de ochtend. Dankzij dit, zult u er zeker van zijn dat niemand de vergadering zal vergeten. U kunt deze brief ook gebruiken om documentatie, rapporten en andere noodzakelijke informatie te distribueren. Als rapporten worden opgesteld door andere mensen, moet u de naam van de auteur opgeven. Dus ze zullen hun dankbaarheid ontvangen (of je zult jezelf beschermen tegen de kritiek die rapporten bellen). Schrijf iets als: "Ik heb lid geworden van het rapport van Ivanov over zijn rapport". De Meeting Manager is ook verplicht om ervoor te zorgen dat alle deelnemers in de lijst zijn opgenomen, en ook dat zij voldeden aan de toevertrouwde taken.

vijf. Bekijk alle informatie die u bespreken.

6. Start een nieuwsgroep. Wees niet te laat. Voer indien mogelijk het selectiesysteem 10 minuten voor de vergadering in. Sommige systemen blokkeren de ingang vóór een bepaalde tijd, of totdat de Meeting Manager is aangesloten. Test de telecommunicatiebrug en -apparatuur van tevoren, vooral als u het niet eerder hebt gebruikt.

7. In de meeste gevallen zal er altijd minstens één laat zijn. Kook daarom opties voor het bespreken van een secundair onderwerp, terwijl degenen die omstandigheden uitstellen niet zullen toetreden tot de conferentie. Zorg ervoor dat alle deelnemers worden gepresenteerd (naam, positie, verantwoordelijkheden), vooral als klanten die niet persoonlijk bekend zijn met deze ambtenaren deelnemen aan de conferentie. Probeer uiterlijk 3-5 minuten na het begin van de conferentie een discussie over de hoofdkwesties te starten, zelfs als niet iedereen die aan het systeem wordt gevraagd.

acht. Hechten aan de agenda. Je hebt tijd doorgebracht op zijn compilatie, dus leid dit document. Kijk op de klok, want niet alle deelnemers zullen kunnen blijven als de discussie is vertraagd. Uw taak is om alle geplande kwesties te bespreken, niet de belangen van klanten te vergeten.

negen. Wees voorzichtig en maak aantekeningen. Probeer de knop "MUTE" (geluidsreismodus) niet te gebruiken, zelfs tijdens de lange uitvoeringen van anderen. Uw werknemers zijn onwaarschijnlijk dat ze van de conferentie afleiden als u uw deelname ervan ziet. Als u iets kunt toevoegen, gebruik dan deze mogelijkheid om uw competentie te demonstreren. Geef geen hoge beloften. Het is beter om kalm te zeggen dat je later zeker terugkeert naar de discussie over een onverwachte vraag.

10. Aan het einde van de conferentie moet u vragen of iemand vragen heeft om nu of na het voltooien van de vergadering te beantwoorden. Als u bent overeengekomen om opnieuw te ondervinden, meldt u de tijd voordat de rest van de deelnemers loskoppelt. Bedank alle deelnemers voor de toegewezen tijd en wensen ze een succesvolle werkdag / week (weekend).

elf. Direct na de teleconferentie, maak en deel alle deelnemers een korte samenvatting (protocol) van de vergadering. Deze samenvatting dient twee doelpunten: 1) Zorg ervoor dat iedereen de lijst van zijn taken - 2) begrijpt) is een documentair bewijs van mogelijke meningsverschillen in de toekomst. Vaak ben je jezelf niet dankbaar dat ze de tijd doorbrachten om het protocol op te nemen. Ik stuur het naar andere deelnemers, vraag om te vragen of u toevoeging of wijzigingen in het document moet aanbrengen. Na fixes zal u de aangepaste optie zeker implementeren.

12. Na de vergadering moet u alle oplossingen vervullen. Als er vragen waren, markeer dan voldoende tijd om ze te beantwoorden, evenals alle andere acties uitvoeren. Als er enkele deadlines waren voor het oplossen van problemen, stoor ze dan niet. Als de beloften andere werknemers / eenheden moeten gebruiken, doe het dan en zorg ervoor dat ze alles hebben voltooid wat u nodig hebt.