Hoe bedrijfsprocessen te analyseren: 6 stappen

Bedrijfsproces is een systeem dat door het bedrijf wordt gebruikt om het doel te bereiken. Ook kan deze term worden gedefinieerd als een reeks acties waarmee u een product of klantenservice kunt maken. Officieren analyseren bedrijfsprocessen om het voordeel en de efficiëntie van het proces te bepalen. Allereerst voert het hoofd een analyse van het huidige proces uit. Dan kan de handleiding besluiten om wijzigingen aan te brengen om het bestaande proces te verbeteren. Het verbeterde proces helpt dus het bedrijf tijd te besparen, de kosten te verlagen of een aantrekkelijker product te creëren.

Stappen

Deel 1 van 2:

Bepaal de procedure voor het maken van een bedrijfsproces

een. Overzicht bedrijfsproces. Bedrijfsproces is de dagelijkse activiteiten van werknemers gericht op het bereiken van het doel van uw organisatie. Het proces belichaamt de stappen die u naar een specifiek doel zullen leiden. Het bedrijfsproces moet alle wijzigingen of uitzonderingen van een dergelijk proces dekken. Om goed naar de analyse te komen, moet u eerst rekening houden met de procedure voor het maken van een bedrijfsproces.

Houd rekening met het volume van de taak. Stel dat u het proces van het verzenden van accounts naar uw klanten wilt bijwerken. Het volume van de taak is de hoeveelheid werk die moet worden uitgevoerd. Stel in dit voorbeeld aan dat het volume één account per klant is. Laten we gemiddeld zeggen, het bedrijf stuurt 200 rekeningen per maand.
Het gewenste resultaat bepalen. Wat wil je bereiken met dit proces? In dit voorbeeld streven u naar een account naar elke klant na het aanbieden van het product. U stuurt een afgedrukte kopie van het account bij verzending en verzendt ook een account per e-mail naar elke klant.
Er zijn subprocessen binnen elk proces. Hoe specifieker het proces, hoe gemakkelijker het is om het te analyseren en te verbeteren.
Document bedrijfsproces. Het proces kan worden gedocumenteerd als een reeks stappen, evenals een blokdiagram maken. In grote organisaties dekt het proces vaak verschillende afdelingen. Het proces van verzendende rekeningen kan dus de accountverklaring en de boekhoudafdeling gebruiken.
Bepaal de afdelingen of functies van de structurele eenheden van de organisatie in dit proces, evenals alle investeringen en resultaten. Om bijvoorbeeld een salarisverklaring te compileren, is het verplicht om de investering van de productieafdeling en de doorgebrachte tijd, de postpartere tarieven en de bedragen van aftrekkingen te kennen die de personeelsafdeling biedt.
Noteer alle uitzonderingen op het proces. Elk type bedrijfsactiviteit heeft zijn uitzonderingen of variaties. Sommige van uw klanten krijgen bijvoorbeeld aanzienlijke kortingen. Ze bestelden een groot aantal producten. De afdeling Accountgegevens moet deze kortingen in de berekeningen van uw rekeningen weerspiegelen. Grote kortingen moeten handmatig worden ingevoerd om een nauwkeurig account te vormen.

Titel afbeelding Analyseer een bedrijfsproces Stap 2

2. Document bedrijfsproces en bepaal het type gemaakt proces. De scheiding van de typeprocessen zal helpen analyseren en verbeteringen aan te brengen. Voor twee processen van hetzelfde type worden dezelfde verbeteringsmethoden vaak gebruikt. Het proces kan een productie, hulp of management zijn.

Productie is dagelijkse uitgevoerde taken waarmee u de klant een product of dienst kunt geven. Accounting kan een productieproces worden genoemd. Het is erg belangrijk om klanten nauwkeurige accounts te verzenden om onmiddellijk betalingen te ontvangen.

Het hulpproces, zoals gezien vanaf de naam, is ontworpen om de productie te helpen. Personeelsafdeling - een visueel voorbeeld van de hulpdienst. Persoonneloviki helpt het hoofd van de afdeling Accountgegevens in die zijn interviews en nieuwe medewerkers huren. De personeelsafdeling werkt niet rechtstreeks met klanten, maar helpt de productieafdelingen.

Elke organisatie vereist een gids die het algemene beheer van de onderneming kan uitoefenen. The Budget Planning and Execution Process - Management Process. Elk bedrijf vereist een formeel begrotingscompilatieproces. Hiervoor moet het management de begroting van afdelingen bespreken met het financieel directeur van het bedrijf.

Titel afbeelding Analyseer een bedrijfsproces Stap 3

3. Analyseer bedrijfsprocessen voor inefficiëntie. Elk bedrijfsproces bestaat uit investeringen en resultaten. Arbeid, energie, materialen, productiemiddelen zijn investeringen. Bijlagen zijn een activa die winst en inkomsten maakt, terwijl de resultaten een materieel product of dienst zijn. Bijlagen vallen in het proces en creëren een resultaat. Een analyse uitvoeren om aspecten met een lage efficiëntie te identificeren.

Het proces moet effectief bijlagen gebruiken om resultaten te geven. U bezit bijvoorbeeld een netwerk van Auto Repair Shop. Uw investeringen zijn arbeid, apparatuur en reserveonderdelen en het resultaat - de gerepareerde voertuigen van klanten.

Lange reparaties of een grote hoeveelheid aankomende werkzaamheden geven aan dat met uw proces niet allemaal glad is. Een van de problemen kan een onrealistisch werkplan zijn.

Als de kosten van reserveonderdelen hoger zijn dan het bedrag dat in de begroting voorziet, dan is dit een ander teken van inefficiëntie. Het probleem kan in het werk van de inkoop of leveranciers zijn.

Afhankelijk van de aard van het geïdentificeerde probleem, is het noodzakelijk om te beslissen welke processen moeten worden verbeterd. Als u prioriteiten moet stellen in de aanwezigheid van meerdere processen, kiest u het proces dat de grootste impact heeft op uw activiteit. U moet bijvoorbeeld eerst de duur van het wachten verminderen, anders riskeert u dat u klanten verliest. Het verbeteren van dit proces moet uw eerste prioriteit zijn.

Deel 2 van 2:

Besteed een bedrijfsprocesanalyse

een. Bespreek een proces met toonaangevend personeel. Bepaal het proces dat verbetering nodig heeft en bespreek het dan met mensen die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van een dergelijk proces. Boek alle belangrijke deelnemers in om hun suggesties te achterhalen met betrekking tot mogelijke verbeteringen van dit proces.

Vraag welke acties werknemers uitvoeren en waarom ze het doen.
Bepaal de bijlagen die nodig zijn om elke taak uit te voeren, evenals bronnen van dergelijke investeringen. Als u denimkleding maakt, moet u weten wie u materiaal levert en hoe vaak uw leverancier verzending levert.
Bepaal de resultaten van elke taak en de resultaatontvanger. Als u de Repair Shopping-machine bezit, moeten uw monteurs het uitgevoerde werk documenteren en deze informatie verzenden naar de afdeling Accountgegevens. Vervolgens stelt deze afdeling de score in op de client.
Luister naar werknemers over het elimineren van de geïdentificeerde tekortkomingen van het huidige proces.

Titel afbeelding Analyseer een bedrijfsproces Stap 6

2. Maak een blokdiagram van elk bedrijfsproces. De regeling helpt om elk proces visueel te presenteren. Maak een blokdiagram op basis van het proces dat Protocol bespreken. Het blokschema moet alle acties bevatten die binnen het bedrijfsproces moeten worden uitgevoerd.

Het is belangrijk om te verduidelijken dat het diagram van het bedrijfsproces alleen bepaalde acties moet bevatten die werknemers moeten volgen.

Het blokschema kan handmatig worden gemaakt of met behulp van speciale software. Gebruik tekstredacteuren en verwerkingsprogramma`s voor het maken van het benodigde schema. Er is ook een gespecialiseerde software.

Met het blokschema kunt u het hele proces visueel zien. Een dergelijk visueel gereedschap vereenvoudigt het zoek- en eliminatieproces van inefficiënte aspecten.

Wijzigingen aanbrengen in het proces, leer de resultaten en installeer of de gewenste verbeteringen te krijgen. Herhaal anders de procesanalyse en stel nauwkeuriger aspecten in die moeten worden verbeterd. Procesanalyse moet continu plaatsvinden.

Titel afbeelding Analyseer een bedrijfsproces Stap 5

3. Denk aan de ideeën over het verbeteren van het proces. Vaak vereisen processen de deelname van verschillende afdelingen van het bedrijf. Groepsdiscussies zullen tekortkomingen elimineren die van invloed zijn op het werk van verschillende betrokken gebieden, evenals bevestigen de informatie die wordt verstrekt in privégesprekken met individuele deelnemers aan het proces.

Vat de informatie samen en breidde zich uit tot alle deelnemers aan het proces, inclusief degenen die niet aan de discussie deelnemen. Interesseer de mening van elke deelnemer. Beoordelingen helpen bij het uitvoeren van een uitgebreide analyse.

De verkregen informatie helpt u een duidelijk idee op te stellen van hoe dit proces werkt en welke nadelen aanwezig zijn.

Discussies met werknemers zijn de basis van toekomstige verbeteringen. Deze wijzigingen kunnen de kosten verlagen, de duur van de cyclus verminderen, het proces vereenvoudigen of de klantenservice verbeteren.

Deel in het sociale netwerk: