Hoe delegeren: 14 stappen (met illustraties)

Ongeacht of u de uitvoerend directeur van het bedrijf bent, de retailverkoopmanager, hetzij door de ouder, zittend, het vermogen om taken te delegeren een van de belangrijkste vaardigheden om maximale efficiëntie van uw activiteit te bereiken. Delegatie is echter een moeilijke ding - je moet solide zijn, maar vertrouwt tegelijkertijd degene die je je taken hebt gedelegeerd. Dit artikel helpt u om eventuele zorgen te overwinnen die tijdens de delegatie kunnen ontstaan en zullen helpen door het proces van delegatie van tactvol en respect door te geven.

Stappen

Methode 1 van 2:

Deel één: denk goed

een. Plaats je ego opzij.Een grote psychologische rem voor delegatie is het oordeel dat "als je wilt dat alles correct wordt gedaan, doe het dan zelf". Jij bent niet de enige persoon in de wereld die het goed kan doen. Jij "kan" de enige persoon zijn die het op dit moment zal doen, maar als je de tijd wist om iemand te leren, zullen ze het waarschijnlijk ook kunnen doen. Wie weet dat ze het sneller of beter kunnen doen dan jij (Dream!), en je hebt het niet alleen nodig om te nemen, maar ook welkom.

Denk logisch en realistisch - je kunt dit werk zelf maken? Moet je jezelf mijn hele leven werken? Moet u uw werk en uw normale verantwoordelijkheden in evenwicht brengen? Als dat het geval is, moet u waarschijnlijk klaar zijn om een deel van uw werk te delegeren. Schaam je niet en voel je incompetent vanwege het feit dat je hulp nodig hebt om met iets om te gaan - je wordt eigenlijk een "meer" efficiënte medewerker, die hulp ontvangt wanneer je het nodig hebt.

2. Stop met wachten op vrijwillige hulp van mensen. Als je je werk niet wilt delegeren, heb je misschien een zeldzaam geval van een Martyr-syndroom - je hebt waarschijnlijk overladen, en je vraagt je vaak af waarom mensen me nooit bieden. Wees eerlijk over het algemeen - wanneer andere mensen hulp bieden, weiger je haar, gewoon om er beleefd uit te zien? Je vraagt je af waarom ze niet "aandringen"? Voel je dat als je in de tegenovergestelde situatie was, dan zou je waarschijnlijk een groot hartzeef halen? Als u "ja" hebt geantwoord, moet u uw situatie "controleren". "Haal de hulp" die je nodig hebt - wacht niet totdat ze naar je toe komt, omdat het misschien niet gebeurt.

Veel mensen letten niet op wat anderen doen, en niet zozeer kan worden gedaan om ze te veranderen. Laat elke teleurstelling opzij als iemand van mensen geen hulpverlening heeft uitgebreid, onthoud dat het uiteindelijk uw plicht is om hen te informeren over uw behoeften.

3. Neem geen negatief verzoek om hulp. Veel mensen hebben ongemak wanneer ze om hulp vragen. Je kunt je schuldig voelen vanwege het feit dat je anderen belast, of een gevoel van schaamte voelt, zoals je denkt (om een of andere reden) dat je zelf het hoofd zou kunnen maken. Je kunt gewoon trots zijn op je inspanningen en beschouwen het als bewijs dat je een nobel persoon bent (een andere manifestatie van Martyr Syndroom). Als u denkt dat het verzoek om hulp een vorm van manifestatie van zwakte is, moet u deze gedachte "zonder vertraging" kwijtraken.In feite is het tegenovergestelde waar: Probeer alles zelf te doen - dit is een teken van manifestatie van zwakte, in die zin dat het de afwezigheid van een realistisch beeld van je vaardigheden aangeeft.

4. Leer anderen te vertrouwen. Als je bang bent voor delegatie, omdat je denkt dat iemand anders het werk net zo goed kan doen als jij, onthoud dan twee dingen: ten eerste kan bijna iedereen iets met voldoende praktijk leren, en de tweede dat je waarschijnlijk niet zo universeel getalenteerd bent, Zoals je aan jezelf denkt. Bij het delegeren van het werk, bevrijdt u niet alleen de tijd voor uzelf - u geeft uw assistent ook een kans om nieuwe vaardigheden te beheersen of nieuwe soorten taken te bepalen. Wees geduldig - met een voldoende aantal tijd is uw assistent waarschijnlijk in een staat van voltooid werk, net zoals u. Als het werk dat u van plan bent om te delegeren niet "ZEER" BELANGRIJK, kan uw assistent leren haar al heel lang goed te vervullen. Als het `erg belangrijk` werkt, denk dan twee keer na voordat je het hebt gedelegeerd!

Zelfs als je het werk doet dat je gaat delegeren, is het beste om te beseffen dat de delegatie van het werk je in staat zal stellen andere dingen op dit moment uit te voeren. Als u de beste medewerker op het kantoor bent over de implementatie van de monotone taak voor het monteren van harde schijven, maar u een belangrijke presentatie voorbereidt, zou het logisch zijn om de juiste taak-stagiair te geven. Veel beter voor u om prioriteit vast te stellen bij het uitvoeren van moeilijke, complexe taken - voel je vrij om eenvoudige, repetitieve taken te delegeren wanneer je meer belangrijke dingen hebt.

Methode 2 van 2:

Deel twee: effectieve delegatie

een. Afslanken van een dode punt. De eerste stap is het moeilijkst, maar het is het belangrijkste. Je moet zelf doorgaan en iemand vragen om je te helpen (of, als je de baas bent, `Order` voor iemand om je te helpen.) Voel je dit vrij - terwijl je beleefd, vriendelijk en tactvol bent, zal niemand alleen voor een verzoek (all-order) voor hulp worden gereduceerd. Probeer tactvol en attent te zijn, terwijl ze tegelijkertijd de ernst van uw verzoek behouden.

Als u niet zeker weet hoe u iemand moet vragen om een baan voor u te doen, probeert u gedachten kort en voorzichtig uit te drukken. Vertel me iets als: "Hé, je kunt een minuutje? Kun je me helpen om een grote stapel harde schijven te verzamelen die we net hebben. Ik kan het niet doen, omdat ik vandaag niet op kantoor zal zijn. Kun je me helpen?»Druk niet op uw assistent, maar zorg ervoor dat hij / zij zich realiseerde dat zijn of haar hulp" nodig is ".
Vraag en jij (waarschijnlijk). Wees niet bang om te delegeren vanwege de zorg ziet eruit als een bubbel en irritant. Kijk er aan de andere kant aan - hoe zou je voelen of mensen je vroegen om iets te doen? Je zou beledigd en beledigd zijn? Of u bent (meestal) klaar om te helpen? Waarschijnlijk de laatste!

2. Perceer geen mislukkingen als iets persoonlijks. Soms hebben mensen niet de mogelijkheid om u te helpen - dit is triest, maar het is zo. Dit kan om verschillende redenen zijn - het meest gebruikte is dat de persoon die je vraagt erg druk is op zijn of haar eigen werk. Neem het niet te dicht bij het hart - alleen het feit dat iemand niet (of niet wil) om op dit moment iets voor je te doen, betekent niet dat hij / zij niet op je is. Nou, betekent eenvoudigweg dat hij / zij bezet is (a) of lui (a) - niet meer.

Als je weigerde, overweeg dan verschillende opties - meestal kun je meestal beleefd, maar stevig vasthouden dat je echt nodig hebt om deze persoon te helpen (dit is vooral van toepassing als je de baas bent of andere krachtige krachten hebt), kun je proberen iemand anders te vragen? doe het werk zelf. Als je echt hulp nodig hebt, wees dan niet bang om een en / of twee opties te proberen!

3. Delegeer het doel, geen methode van uitvoering. Dit is een sleutelpunt om niet een Nanny of Micro Manager te worden. Stel duidelijke indicatoren in van de resultaten die u verwacht, laat een persoon zien hoe u het doet, maar vertel hen dat ze werk op enigerlei wijze kunnen uitvoeren die ze wensen, alleen om goed te doen en op tijd te worden gedaan. Geef ze niet alleen om te leren, maar ook om een aantal innovaties te experimenteren en te introduceren. Leer ze niet zoals robots - leer ze als persoonlijkheden die pro circult kunnen beheersen en verbeteren.

Het is ook redelijk, omdat het je tijd faciliteert en de zenuwen kalmeert. U wilt de tijd die u vrijlaat te gebruiken, voor iets belangrijks, zonder zich constant zorgen te maken over hoe uw assistent vordert. Vergeet niet dat je dit werk hebt gedelegeerd om "minder" te worden onderworpen aan stress, Ana "meer".

4. Wees voorbereid om je assistent te trainen. Je moet bijna altijd een beetje tijd toewijzen om je assistent te leren, hoe je de taak kunt uitvoeren die je hebt gedelegeerd aan hem of haar, zelfs als het vrij eenvoudig is. Vergeet niet dat de processen die recht en eenvoudig voor je lijken, misschien niet zo eenvoudig zijn voor degenen die hier nog nooit mee hebben gehad. Wees voorbereid niet alleen om je assistent in te voeren bij de zaak, die je hebt gedelegeerd of haar, maar ook geduldig de vragen beantwoordt dat hij / haar waarschijnlijk zal ontstaan.

Overweeg de tijd die wordt besteed aan de training van een assistent als redelijke langetermijninvesteringen. Na een korte tijd te hebben doorgebracht om een assistent te trainen om de taak correct uit te voeren, bespaart u tijd voor de toekomst, die anders zou zijn uitgegeven aan het corrigeren van zijn / haar fouten.

vijf. Markeer de nodige middelen voor de taak. Mogelijk hebt u de nodige middelen om de taak uit te voeren, maar een persoon die een taak heeft, heeft mogelijk geen toegang tot hen. Bijvoorbeeld, beveiligde gegevens, gespecialiseerde apparatuur en bepaalde tools kunnen van vitaal belang zijn om deze taak uit te voeren, dus zorg ervoor dat uw assistent alles heeft wat hij / zij nodig is om het doel te bereiken.

6. Begrijp dat je assistent alleen maar één ding op hetzelfde moment kan doen. Wanneer je assistent je helpt, neemt hij / zij de gebruikelijke taken niet aan. Vergeet niet dat, zoals jij, je assistent waarschijnlijk een strak schema heeft. Vraag jezelf af - wat voor soort werk "ze" zullen uitstellen of delegeren om aan uw taak te voldoen? Zorg ervoor dat u het antwoord op deze vraag kent wanneer u de taak aan iemand anders delegeert.

7. wees geduldig. De persoon die je hebt gedelegeerd "zal fouten maken, terwijl hij / zij leert een nieuwe taak uit te voeren. Dit maakt deel uit van het leerproces. Maak je hier klaar voor. Delegeer de taak niet, ervan uitgaande dat de persoon het perfect zal uitvoeren totdat ze ervaring hebben opgedaan. Als het project niet gaat, zoals u het wilt, omdat uw partner niet in staat is om de "ideale" taak uit te voeren die u / haar het heeft gedelegeerd, is het jouw schuld, niet hem of haar. Wees een mentor voor uw assistent en gedelegeerd werk kan een nuttige ervaring voor hem of haar zijn, en niet iets dat kost.

Wanneer je iemand leert hoe je iets moet doen, maak je investering. Ten eerste zal het uw activiteit vertragen, maar in de toekomst van de lange termijn zal het de productiviteit snel verhogen, dus kom tot het hele proces op een positieve en realistische noot.

acht. Wees voorbereid op mogelijke moeilijkheden. Maak een back-upplan en wees voorbereid om het toe te passen als er iets misgaat. Weet wat er zal gebeuren als het werk niet op tijd of in overeenstemming met de normen wordt uitgevoerd. Obstakels en onverwachte problemen kunnen op elk moment ontstaan, bent u aan het werk of thuis - zelfs de techniek geeft soms mislukkingen. Laat je afgevaardigde weten dat als er iets gebeurt, je hem zult begrijpen en helpen of op tijd kunt geven - en ze niet alleen onder de wielen van de auto gooien bij het eerste teken van problemen.

Het is ook redelijk in een egoïstische zin - als je afgevaardigde bang is dat hij / zij beschuldigd zal worden van fouten, wordt er veel meer tijd besteed aan het bestrijken van het of haar achter dan op de reële afronding van de taak.

negen. Druk uw assistent-waardering uit wanneer hij het verdient. Delegatie van taken aan iemand anders nodig als u meer en meer verantwoordelijkheid moet nemen. Het is echter een contraproductief, als u de taak delegeert, laat dan uw assistent om er hard aan te werken, en neem dan alle lauweren voor uzelf. Druk uw waardering uit en prijs de inspanningen van anderen namens u.

Wanneer u lof voor het werk dat u hebt geholpen, vergeet dan niet om uw assistent-naam te vermelden.

10. Spreek "Bedankt". Wanneer iemand iets voor je doet, is het belangrijk om hem of haar te bedanken, het belang van zijn of haar hulp te herkennen en de assistent te laten weten dat zijn / haar waardeert. Anders lijkt je ondankbaar, zelfs als het dat niet is. Vergeet niet dat mensen je gedachten niet kunnen lezen. Mensen zullen je waarschijnlijk weer helpen als ze het gevoel hebben dat ze worden op prijs gesteld.

Wees aardig. Een eenvoudige oprechte verklaring, zoals "ik kon het niet doen zonder jou!»Beste waarde. Als het werk dat deze persoon die voor je uitvoerde, essentieel was, kun je het zelfs of haar eten behandelen, drinken, een bedankje geven, of een klein geschenk kopen.

Tips

Maak een lijst met taken die u iemand anders wilt delegeren. Bevestig niets in uw wensenlijst. Plaats alles op papier en beslis later dat u kunt implementeren, maar wat niet is. Je zult versteld staan hoeveel je zelf doet van wat iemand je kan helpen.

Waarschuwingen

Reset geen onaangename taken, doe alsof je een plezier maakt. Als er geen echt voordeel voor is, bevestig dan niet het tegenovergestelde. Het is het beste om het te maken "na het voltooien van een of meer taken met één opdracht. Hiermee kunt u eerlijk gezegd "Walt, deze klus is ondankbaar, maar ik heb echt hulp nodig," of "Lori, ik beloof dat als het een soort van positief effect krijgt, ik heb er alles aan gedaan. Ik weet dat het geen geweldige taak is, maar het moet gebeuren, en ik weet dat ik je kan vertrouwen om het te maken ". Er zijn veel onaangename, ondankbare werk, die moeten worden gedaan - de uitvoering van uitvoering is dat wanneer crème taken verschijnen, u een persoon niet vergeten die uw goede rechterhand is.

Deel in het sociale netwerk:

Hoe te delegeren

Stappen

Tips

Waarschuwingen