Hoe een bedrijfscontinuïteitsplan te maken: 13 stappen

Business Continuïteitsplan is de minst dure verzekeringen die een bedrijf kan veroorloven (vooral dit is van toepassing op kleine bedrijven waarvoor de kosten van het plan extreem laag zijn). In dit verband wordt het in detail beschreven als werknemers om contact te houden en hun werk in noodsituaties te blijven uitvoeren, zoals in het geval van een brand in het kantoor. Helaas beschouwen veel bedrijven het niet nodig om een vergelijkbaar plan te creëren.

Hier vertrouwt u vertrouwd met de voorgestelde stappen om een bedrijfscontinuïteitsplan te creëren, dat een klein bedrijf "Afgloed" zal helpen tijdens of na een noodgeval. Het creëren van een vergelijkbaar plan voor grotere bedrijven zal niet in dit artikel worden beschreven.

Het bedrijfscontinuïteitsplan wordt soms een rampenherstelplan genoemd, en in feite hebben ze veel gemeenschappelijk. Aan de andere kant is een rampherstelplan gericht op het herstellen van een ramp, en het bedrijfscontinuïteitsplan is gericht op het uitvoeren van zaken in het proces van restauratiewerkzaamheden. Beide plannen zijn erg belangrijk en vaak worden voor het gemak in een enkel document gecombineerd.

Stappen

een. Maak een lijst met belangrijke werknemers. Er zijn mensen die bepaalde posities bezetten, zonder welke uw geval eenvoudig niet kan bestaan - maak een lijst met deze mensen, laat het de namen zijn van alle mensen die nuttig voor u zijn, maar probeer het ook zo veel mogelijk te maken.

Denk na over welke werkverantwoordelijkheden van cruciaal belang zijn. Denk na over wie deze functies zal uitvoeren wanneer de belangrijkste werknemers op vakantie zullen gaan.
Maak een lijst van deze mensen met volledige contactgegevens: werkende telefoon, home telefoon, cellulaire, pager, workmail, persoonlijke e-mail en alle andere mogelijke manieren om contact op te nemen met een persoon in eventuele noodsituaties wanneer gewone communicatiemethoden mogelijk niet beschikbaar zijn.

Titel afbeelding Maak een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 2

2. Denk aan wie op afstand kan werken. Sommige van uw werknemers kunnen hun taken van huis perfect aan. Ontdek wie en wie is dat niet.

Mogelijk moet u hopen dat uw kritisch noodzakelijke werknemers (beschreven in stap 1) op afstand kunnen werken indien nodig.

Titel afbeelding Start a Drop Shipping Business Stap 2

3. Maak een lijst met externe contacten. Als u kritische leveranciers of klanten hebt, maakt u een afzonderlijke lijst met contacten die zullen bestaan uit een beschrijving van het bedrijf (of persoon), evenals alle andere belangrijke informatie, zoals de contacten van het belangrijkste personeel van het bedrijf op te nemen.

Inclusief in uw lijst met advocaten, bankiers, specialisten van de afdeling Informatica, evenals alle andere mensen die mogelijk in verschillende situaties nodig hebben.

Vergeet niet nutsbedrijven, gemeentelijke bedrijven, aanval politie, brandweer, ziekenhuis en postdienst.

Titel afbeelding Creëer een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 4

4. Documenteer alle kritisch belangrijke apparatuur. In het geheugen van de computers is zeer belangrijke informatie vaak ingesloten (u maakt echter regelmatig back-up?).

Sommige bedrijven zullen niet kunnen bestaan en enkele uren zonder fax. Je bent absoluut vertrouwen in je Xerox? Heb je alle printers die je nodig hebt?

Vergeet de software niet - het kan heel vaak deel uitmaken van kritieke apparatuur, vooral als het een speciale software is en niet zo eenvoudig kan worden vervangen.

Titel afbeelding Maak een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 5

vijf. Geef kritisch belangrijke documenten aan. Certificaat van registratie en andere juridische documenten, hulpprogramma`s, bankinformatie, belangrijke documenten van de personeelsafdeling van het bedrijf, documenten over het land voor ontwikkeling, belastingaangiften hebben mogelijk eerst hun bedrijf te beginnen.

Vergeet niet dat u volledig verlies van uw productiefaciliteiten kunt tegenkomen. Wist u wie geld moet betalen voor het huren van servicemachines? Wie kan betalen voor het onderhoud van uw mailservers?

Titel afbeelding Maak een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 6

6. Overweeg verschillende actie-opties in het geval van freelance operaties. Als uw bedrijf gebruik maakt van vrachtwagens, denk dan aan waar u nieuwe vrachtwagens huurt als de uwe in brand is beschadigd? Waar u computers huurt? Kun je speciale services vinden voor het kopiëren, verzenden van faxen, afdrukken en andere kritieke operaties?

Titel afbeelding Creëer een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 7

7. Zoek een plaats die u kunt gebruiken in het geval van freelance operaties. Dit is de plaats waar u uw activiteiten zult uitoefenen totdat uw hoofdplaats ontoegankelijk is.

Het kan een hotel zijn - in veel van hen zijn er zeer goed uitgeruste kamers die u kunt gebruiken. Het kan een kantoor zijn van een van uw klanten of een van uw advocaten (gemachtigd in zaken).

Misschien is de aanwezigheid op afstand de beste oplossing voor u.

Als u een tijdelijke kamer inneemt, schakelt u de locatie in uw plan in. Zorg ervoor dat je alle contacten hebt (inclusief de namen van mensen).

Titel afbeelding Start een bedrijf in China Stap 2

acht. Maak een procedure voor actie. Het moet stapsgewijze instructies voor actie omvatten - wat te doen wie en hoe het te doen.

Maak een lijst met taken, evenals mensen die ze moeten uitvoeren. Maak ook het tegenovergestelde: maak een lijst met mensen en vermeld hun verantwoordelijkheden. Dus, als u wilt weten wie verantwoordelijk zou moeten zijn voor de verzekeringsmaatschappij, kijk dan naar de sectie Verzekeringen. En als u moet weten wat een van uw bedrijf doet, vindt u gewoon zijn naam in uw tweede lijst voor informatie.

Titel afbeelding Creëer een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 9

negen. Complete informatie. Business Continuïteitsplan is nutteloos als alle informatie op verschillende plaatsen wordt opgeslagen. Business Continuïteitsplan is een referentiedocument, het is beter om het op te slaan in iets dat lijkt op de map voor documenten met ringen.

Maak een voldoende aantal exemplaren en distribueer het sleutelpersoneel.

Laat een paar extra exemplaren buiten uw kantoor, thuis of in een veilige cel worden opgeslagen.

Titel afbeelding Creëer een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 10

10. Wees voorzichtig. Zorg ervoor dat alles in uw bedrijf zich bewust is van het bestaan van een bedrijfscontinuïteitsplan.

Besteed de nodige cursussen voor al uw medewerkers, ongeacht of ze zich in uw lijst met kritisch personeel of niet bevinden. Je wilt niet dat je werknemers naar een besneeuwde storm komen aan het gebouw beschadigd vuur en wist niet wat ik daarna moest doen.

Titel afbeelding Start een bedrijf in China Stap 8

elf. Controleer uw plan. Je hebt al je goede ideeën opgenomen, verzamelde alle nodige informatie, verzamelde een lijst met mensen, contacten en servicebedrijven, maar kun je het implementeren?

Selecteer een dag en laat iedereen weten wat er gebeurt (inclusief uw klanten, aannemers en leveranciers) - handel vervolgens alsof uw kantoor is vernietigd. De nodige oproepen doen, ga naar je tijdelijke kantoor.

Het enige dat u erachter komt, is dat u niet allemaal correct gepland bent. Wacht niet op de echte ramp, ontdek wat je de volgende keer anders moet doen. Een andere test maken.

Als u enkele globale wijzigingen in het plan hebt gecommitteerd en een nieuwe cheque in een paar maanden kunt aanbrengen. Zelfs wanneer u een solide plan heeft, moet u jaarlijkse controles doorbrengen.

Titel afbeelding Maak een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 12

12. Sluit de mogelijkheid niet uit dat u uw plan moet wijzigen. Het maakt niet uit hoe goed je plan, het maakt niet uit hoe soepel jullie allemaal gepland zijn, misschien kan de gebeurtenissen onafhankelijk van jou gebeuren. Bijvoorbeeld het hotel dat u wilt gebruiken als een tijdelijk kantoor, neemt een grote delegatie. Of je kunt niet bij de bank komen, omdat de natuurramp het weekend is gebeurd. Geen eten bij u thuis. Uw consultant voor computerdiensten op vakantie.

Titel afbeelding Vind High Yield Stocks Stap 2

13. Beoordeling en correct. Zodra iets verandert, voert u de nodige wijzigingen in uw plan en update alle instanties.

Laat het plan niet belemmeren. Verouderde plan is slechter dan nutteloos: hij zal je een vals gevoel van rust geven, terwijl je zeker iets te maken hebt om je zorgen over te maken.

Tips

Prepaid-tarief voor mobiele telefoons Dit is een van de goedkope mogelijkheden om in contact te blijven. In het geval van natuurrampen kunnen cellulaire netwerken niet werken, dus denk erover na het gebruik van satellietcommunicatie.
Plaats uw plan in een map van een goed opmerkelijke kleur -yright, Neono Orange is vrij geschikt.
Geef uw medewerkers van de weersvoorspelling, evenals het aantal waarmee ze kunnen leren over de huidige staat van weersomstandigheden. Overweeg het gebruik van dergelijke diensten als het ontvangen van weersvoorspelling als Voicemail-berichten.
Alle kritisch belangrijke werknemers moeten kopieën van het plan zijn, u kunt het in de auto opslaan.
Statistieken blijkt dat het vuur de meest voorkomende oorzaak is van vernietiging / schade aan kantoren. Zorg ervoor dat deze situatie in uw plan wordt beschreven.
Houd je plan op een prominente plaats, zodat de omgeving hem vaak ziet - dus het idee van bedrijfscontinuïteit zelf zal in gedachten zijn en in het bewustzijn in al je werknemers.
Overweeg tekstberichten op Twitter te gebruiken, kan het een goedkope manier zijn om te communiceren wanneer telefoonlijnen en cellulaire netwerken niet werken. Zorg ervoor dat al uw medewerkers een Twitter-account hebben.

Waarschuwingen

Maak geen piratiekopie van software. Zelfs als je de mogelijkheid hebt (meestal is het niet), het werkt misschien niet, evenals het creëren van je serieuze problemen met de wet. Neem door contact op met uw leverancier.
Pin geen geweldige verwachtingen voor vuurvaste veilige om uw digitale schijven op te slaan. De meeste van deze kluizen zijn ontworpen om papier, schijven, diskettes, flash-drives in op te slaan, eenvoudig. Controleer de kluis voor digitale schijven voor deze doeleinden. Nog beter - houd de gegevens buiten het kantoor!
Distribueer het plan niet voor degenen die het niet nodig hebben om het te hebben. Uw plan kan belangrijke informatie bevatten die elke ontevreden werknemer in ongeschikte doeleinden kan gebruiken.

Deel in het sociale netwerk: