Hoe een goede secretaresse te zijn

Elke openbare kantoor vereist een persoon die bezoekers ontmoet. Het prachtige vermogen om te communiceren op de telefoon en e-mail is erg belangrijk voor werknemers van de receptie, maar het vermogen om persoonlijk te communiceren - dit is wat de secretaris onderscheidt van een specialist in het werken met klanten. Uiteindelijk, wanneer een persoon (leverancier, consument, partner) het kantoor betreedt, ziet hij het eerste dat hij deze secretaris ziet, en de eerste indruk is altijd belangrijk.

Stappen

Methode 1 van 2:
Vereiste kwalificaties
  1. Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 1
een. Moeten eersteklas organisatorische vaardigheden hebben. Secretaris is het gezicht van het bedrijf. Dit is een man met wie de cliënt eerst spreekt en collega`s zijn voorzien van verschillende informatie. Naast de ontvangst van de oproepen van dochterondernemingen, communiceren secretaresses vaak met klanten, organiseren evenementen, vergaderingen, enzovoort. Om met al deze taken aan te kunnen, moet de secretaresse zijn tijd kunnen organiseren, omdat u verschillende zaken tegelijkertijd moet beheersen. Iemand zal niet werken voor een lange secretaris als hij of zij niet meer dan één taak per keer mag "jongleren" en deze naar prioriteit verdelen.
  • Een uitstekende manier om uw werkruimte te organiseren, is om tijd door te brengen en documenten in een handige bestelling voor u te sorteren.Het is erg belangrijk om te weten welke documenten en informatie mogelijk uw baas, collega`s of klanten nodig heeft. Houd alle documenten in afzonderlijke bestanden. Ze kunnen zowel op het scherm van uw computer en in de papierversie zijn. Zere documenten in een handige bestelling voor jou. Als u veelkleurige stickers nodig heeft, gebruikt u deze.
  • Georganiseerd te worden betekent ook op zoek naar motivatie om in jezelf te werken. Je hebt niemand nodig die je zal beheersen. Als u georganiseerd bent, weet u welke taken u dagelijks nodig hebt, en welke - allereerst.
  • Houd telefoonnummers bij de hand. Hun heel, veel, bijvoorbeeld, telefoonnummers van werknemers, aannemers, partners, dringende contacten enzovoort. Je zult op elk moment nodig zijn. Houd ze in het Rolodex-programma of een ander overeenkomstig computerprogramma.
  • Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 2
    2. Leer moderne technologieën. Het nummer één apparaat waarmee de secretaris werkt, is de telefoon, dus lees alle knoppen en functies. Computerletterdheid is ook belangrijk: de meeste secretaresses moeten e-mail en werken met elektronische documenten kunnen gebruiken. Ook handig om te weten hoe Maak een tafel in Excel, en in staat zijn om industriële programma`s te gebruiken.
  • Houd er rekening mee dat als de kopieermachine, de scanner, de printer naast uw bureaublad wordt geplaatst, dan gebruikt u ze constant (en reddingscollega`s die problemen met hun gebruik ervaren). Zodra u leert welke machines in uw kantoor worden gebruikt, leest u de basisfuncties van deze apparaten, evenals manieren om de meest voorkomende problemen te corrigeren.
  • Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 3
    3. Een betrouwbare werknemer zijn. De secretaresse rekent op alles en altijd. Als er geen enkele beantwoordt aan het bedrijf of een hele wachtrij bouwen van mensen die wachten op een antwoord, dan is dit een manifestatie van de zwakte van het bedrijf. Het oplossen van dergelijke problemen moet een prioriteit voor u zijn. Als je gids weet dat je op je kunt vertrouwen en je bent er altijd om te helpen, dan word je onmisbaar.
  • Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 4
    4. Leren goed luisteren. Het grootste deel van het werk van de secretaresse - luister naar mensen. Hoor de vraag van de klant aan de telefoon, ontvang de informatie die u nodig hebt - dit alles is slechts een manifestatie van het vermogen om te luisteren.De mogelijkheid om de informatie correct te horen, maakt u efficiënter. Je kunt de vragen sneller oplossen als je duidelijk begrepen bent dat het om een ​​persoon vraagt.
  • Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 5
    vijf. Maak notities over alles. Als het hoofd je vraagt ​​om iets te doen, noteer de details. Als de client gesprekken, noteer dan informatie over het (naam, contactgegevens, oproepdoel enzovoort). Notities - een prachtige manier om georganiseerd te worden en ze zullen je al die kleine dingen eraan herinneren die je bent vergeten zonder deze aantekeningen in een paar uur. Maak aantekeningen in de notebook en houd het altijd bij u. Je zult verrast zijn hoe nuttig ze zullen, vooral als je je probeert te onthouden wat een man wilde, die je vijf uur geleden noemde.
  • Controleer of u het bericht in detail hebt opgenomen en opnieuw leest wat zij schreven. En vooral - wees niet bang om het bericht en contactgegevens te controleren, de persoon die u belt. Zorgens, dus je kunt er zeker van zijn dat ze alles goed hebben opgenomen.
  • Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 6
    6. Beantwoord het telefoongesprek beleefd met behulp van standaardgroeten. Bijvoorbeeld: "[Bedrijfsnaam], goede middag. Mijn naam is xxx dan ik je kan helpen?"Probeer te antwoorden na het eerste of tweede telefoongesprek. Het is onaanvaardbaar om mensen langer dan één minuut te laten wachten (geloof het woord, het is veel langer dan je denkt).
  • Luister zorgvuldig naar de namen van de bellers. Als u de naam van de beller moet herhalen. Mobiele telefoons vervormen de geluiden vaak. Noteer de naam van de persoon met wie u zegt of het serieus wordt uitgesproken.
  • Als u een oproep naar een andere abonnee vertaalt, maakt u het gebruik van standaardzinnen: "Alsjeblieft, alstublieft een minuut". Als de abonnee bezet is, kunt u zeggen: "Ik vraag om een ​​passie, XXX zegt nu telefonisch. Je wacht tot het gratis is of een bericht wil verlaten?". Beleefd de beller bedanken en doen in overeenstemming met zijn wens.
  • Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 7
    7. Ontmoet alle koeriers of mensen van bezorgservice met dezelfde professionaliteit en respecteer als andere bezoekers. Zorg ervoor dat uw handtekening pick-up.Misschien hebben de koeriers begeleiding nodig waarin pakketten moeten verlaten. Zorg ervoor dat u contact opneemt met het juiste personeel met dit probleem.
  • Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 8
    acht. Behandel klanten die naar je kantoor komen, beleefd. Nadat de bezoeker presenteert en vertelt wie hij kwam, neem dan contact op met wie de bezoeker kwam en laat me weten dat ze bij hem kwamen. Standaardzin voor een dergelijk geval: "Tatyana Ivanovna, Mr. Petrov kwam naar u toe van Corporation XXX. Je hebt een vergadering om 14 uur `.Herken altijd de naam en de achternaam van de bezoeker, evenals het bedrijf dat het vertegenwoordigt. Het is ook handig om erachter te komen of hij een vergadering heeft. De werknemer die naar de bezoeker kwam, zou u moeten vertellen waar u naar de bezoeker kunt komen en hoeveel te wachten op de vergadering.Je kunt de bezoeker vertellen: "Tatyana Ivanovna past 5 minuten. Ga alsjeblieft zitten ".
    • Methode 2 van 2:
    Goed gedrag
    1. Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 9
    een
    Wees positief. Secretaris - Bedrijfspersoon. Zijn klant ziet de eerste, en hij is de eerste die de oproep beantwoordt. Niemand wil verwelkomd worden met een zure expressie of geïrriteerde toon. Heeft vastgesteld dat je altijd moet glimlachen en leuk en optimistisch kunt zijn. Vergeet niet om geduldig te zijn met complexe klanten, zelfs als uw geduld al in de limiet is.
    • Zelfs als je een complexe klant tegenkomt, herinner jezelf dan dat je sterk bent, Happy Man. Vertel jezelf wat je er alles aan doet om hen te helpen. Het is beter om kalm en in balans te zijn dan te exploderen en er boos en onaangenaam uit te zien.
  • Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 10
    2. Wees altijd klaar om beleefd hallo tegen de klant te zeggen. Het is altijd belangrijk - welkom klanten vriendelijk. Zelfs als je je bedrijf nodig hebt voordat je een persoon kunt helpen, is het belangrijk om hem te begroeten, zodat hij merkbaar voelde en wist dat je hem snel zou helpen.
  • Het is het beste om zulke zinnen te gebruiken als "Hallo! Welkom bij [Bedrijfsnaam] "of" Goedemorgen! Ga zitten. Ik zal je in een minuut helpen ".
  • Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 11
    3. Zijn beleefd. Toon respect voor mensen. Behandel alles als de belangrijkste persoon die op deze dag uw kantoor binnenkwam. Het is jouw taak. Niemand die ervoor zorgt dat je `s ochtends in het verkeer zit, heb je een nieuwe handtas bedreigd of je bent je favoriete schijf verloren. Alle persoonlijke aangelegenheden vertrekken thuis. Zelfs als je de klant of zijn gedrag niet leuk vindt - doe alsof je blij bent hem te zien. Zorg ervoor dat de persoon volledig ontspannen is en blij met u communiceert.
  • Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 12
    4. Verkleed dienovereenkomstig. Je presenteert je bedrijf, dus je moet dienovereenkomstig aankleden. Koop kleding geschikt voor kantoor. Als u de secretaris bent in een bepaald type bedrijf (zoals een kledingwinkel), kunt u iets uit dingen kopen dat uw winkel aanbiedt. Probeer conservatief te kleden, behalve als je op zo`n plek werkt waar mode, stijl of andere factoren zijn genomineerd voor de voorkant.
  • Controleer of er een bepaalde dresscode is waarin u. Misschien zullen de toevallige stijlen voldoende zijn, maar buig geen stok, informeel gekleed (een sportpak kan op geen enkele manier op werk worden gezet).

    • Tips

    • Meng niet persoonlijk met de werknemer. Deze regel betreft ook het gebruik van mobiele telefoons en e-mails. Informatietechnologie-afdeling kan uw computeractiviteit volgen.
    • Vergeet niet wie je salaris betaalt en altijd respijs is.
    • Wees beleefd met de leiders, verduidelijk of u kunt helpen met extra taken in uw vrije tijd.
    • Schrijf notebooks op kopieerpapier en laten we een tweede kopie aan een persoon die ze is bedoeld. Of gebruik Notepad waarop het gemakkelijk is om toegang te krijgen tot de naam of de telefoon.
    • Mail sorteren Meestal onderdeel van het werk van de secretaris. Ontdek op je eerste dag, want mail komt, die het brengt en wanneer.
    • Zoek iemand die je kan vervangen als je naar het toilet gaat, om te ontmoeten, lunchen, op vakantie. Dus je zult het uiterlijk van woedende mensen voorkomen die wachten op je terugkeer.
    • Vraag collega`s, of ze nu hulp nodig hebben. Beter om vrienden te maken, mensen te helpen dan vijanden die over jou klagen.
    • Toon altijd de wens om nieuwe taken te maken, evenals routinetaken.Kennis komt met ervaring.

    Waarschuwingen

    • Zeg nooit: "Ik doe het niet, het is dit". Je wordt sneller vastgemaakt dan je je derde zegt "het".
    • Doe niet voor. Mensen zullen het zien. In plaats daarvan waag je oprecht de persoon, wees beleefd, respectvol. Als je het niet kunt, werk dan niet in de receptie.Je verergeert de reputatie van je bedrijf. Vind kantoorwerk waarop je weg kunt blijven van het publieke oog.
    • Nooit lid worden van het argument met de beller of bezoeker. Vertaal ze naar je hoofd.
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar