Hoe een e-mail naar klantenservice te schrijven

Er zijn veel verschillende situaties waarin de klant contact heeft met bedrijven of fabrikanten, op verschillende zakelijke problemen. Maar wanneer de tijd komt, stuur dan een e-mail naar de service van de klantenservice, sommige mensen kunnen zich in een doodlopende weg voelen. Vaak vragen over het schrijven van dergelijke brieven in elektronische vorm, omdat ze meestal in de papierversie worden geschreven en welke algemeen aanvaarde normen meestal van toepassing zijn op letters van dit type. Hoewel dergelijke normen afhankelijk zijn van de industrie, regio en cultuur, zijn er nog steeds enkele algemene aanbevelingen die zorgen voor de effectiviteit van de e-mail die naar de ondersteuningsservice is verzonden. Hier zijn de beste aanbevelingen van degenen die eerder dergelijke brieven hebben tegengekomen.

Stappen

Methode 1 van 1:
Schrijf een e-mail naar klantenservice
  1. Titel afbeelding Schrijf een e-mail naar de klantenservice Stap 1
een. Controleer de website. Zorg ervoor dat het bedrijf uw probleem nog niet heeft besloten voordat u een brief verzendt. Het bespaart tijd en moeite voor iedereen, inclusief u, en zal worden waargenomen met dankbaarheid.
  • Terwijl u de site zoekt voor de beste communicatiekanalen. E-mail is niet altijd het beste kanaal en je hebt respectvol voor een dergelijk beleid van het bedrijf en neemt het op een andere manier contact op. Veel bedrijven bieden telefoonondersteuning en extra ondersteuningsservices, zoals Subscriber Mailbox.
  • Titel afbeelding Schrijf een e-mail naar de klantenservice Stap 2
    2. Zoek naar speciale online bronnen op internet. Veel bedrijven bieden individuele e-mailadressen voor speciale problemen, bijvoorbeeld om de levering van goederen te volgen, goederen of technische ondersteuning te retourneren. Het is mogelijk dat het gebruik van de verstrekte communicatiekanalen veel efficiënter is dan de standaardbrief op de totale e-mail van het bedrijf. Als u bovendien de verstrekte communicatievoorzieningen negeert, kan het proces van binding aan het bedrijf aanzienlijk meer tijd nemen.
  • Titel afbeelding Schrijf een e-mail naar de klantenservice Stap 3
    3. Informatie inschakelen die u in uw ondersteuningsservice identificeert. Bedrijven moeten weten welke producten of services die u hebt verworven, evenals de datum van aankoop en verwachte data van levering van goederen of het aanbieden van diensten. Het is mogelijk dat bedrijven ook uw thuisadres en het aantal gekochte goederen moeten kennen. Zorg ervoor dat dit alles is uiteengezet in uw e-mail.
  • Titel afbeelding Schrijf een e-mail naar de klantenservice Stap 4
    4. Gebruik de juiste toon. Sommige deskundigen letten op het feit dat letters in klantenservice die aan de etiquette wordt geschreven, worden genegeerd of hun effectiviteit veel lager zal zijn. Probeer aan een zekere stijl in de brief te houden, die uw niveau van onderwijs en kennis zal tonen, zonder te gebruiken van overmatige provocerende uitspraken.
  • Titel afbeelding Schrijf een e-mail naar de klantenservice Stap 5
    vijf. Vraag het gewenste direct. Veel ervaren e-mail schrijft in klantenondersteuning, zijn van mening dat het beter is om eerlijk te zijn over uw verwachtingen. Het bedrijf kan het eens zijn of niet met uw vereisten, maar door duidelijke informatie te bieden, helpt u de vertegenwoordiger van het bedrijf niet alleen uw standpunt, maar toont u ook uw mening over alle problemen, over producten of andere problemen in de klantenservice.
  • Meer informatie over het beleid van het bedrijf. Bij het opstellen van een verzoek kunt u eerst onderzoek uitvoeren om te begrijpen welke eisen waarschijnlijk is voldaan. Hoe het probleem op te lossen is ontstaan ​​- afhankelijk van u, maar het begrijpen van de positie van het bedrijf zal u helpen uw berichten efficiënter te maken.
    • Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar