Hoe bestellen in de kast te brengen voor het opslaan van documenten (kaartbestand)

Het observeren van een paar eenvoudige regels, kunt u een hele kast maken en stroomlijnen voor het opslaan van documenten of een hele kamer van dergelijke kasten.

Stappen

  1. Titel afbeelding Organiseer een archiefkast Stap 1
een. Bereid documenten voor. Zorg ervoor dat ze allemaal worden gemarkeerd volgens uniforme vorm, bijvoorbeeld op basis van bedrijfsnamen of op basis van mensen.
  • Titel afbeelding Organiseer een archiefkast Stap 2
    2. Organiseer uw documenten (mappen met documenten) in alfabetische volgorde, beginnend met de buurman en eindigend met de langeafstands-documenten in de doos, beginnend bovenop en naar de onderkant van het kabinet gaan, evenals van links naar rechts in de opslag systeem als geheel (als het uit verschillende kasten bestaat).
  • Titel afbeelding Organiseer een archiefkast Stap 3
    3. Laat een plaats achter voor toekomstige documenten (of documentenmappen). Als u een voldoende aantal documenten heeft om 50% van de kast te vullen, die bestaat uit 4 intrekbare vakken, vult u dan niet de eerste 2 dozen in, het is beter om alle 4 dozen half in te vullen. Nieuwe documenten of mappen worden niet altijd aan het einde toegevoegd, ze worden alfabetisch toegevoegd.
  • Titel afbeelding Organiseer een archiefkast Stap 4
    4. Retourneer documenten tijdig. Van tijd tot tijd moet je documenten krijgen, maar zorg ervoor dat wanneer je klaar bent met het werken met hen, dan zal je ze teruggeven om in korte tijd te plaatsen. Als je ze toestaat om zich te verzamelen van een bestelde systeem, dan kun je ze later niet snel vinden.

    • Tips

    • Bij het etiketteren van documenten of mappen met documenten, plaats snelkoppelingen of tags in verschillende delen van verschillende documenten, zodat ze elkaar niet overlappen en elkaar niet hebben gesloten.
    • Het is ook handig om orde te houden in elke specifieke map met documenten (een chronologische volgorde wordt hiervoor traditioneel gebruikt), dus wanneer u een map vindt, kunt u er ook snel iets in vinden.
    • Om de juiste volgorde in het bestand te behouden, plaatst u de namen die bestaan ​​uit hoofdletters vóór namen die uit volledige woorden bestaan, zodat "ACC inkt." Voorafgegaan "Abagawa Ko."
    • Wanneer u een individuele map voor een persoon krijgt, volgt u het volgende formulier "Eerste achternaam, dan naam" Om een ​​goede alfabetische volgorde te garanderen.

    Waarschuwingen

    • Open slechts één kabinetvak op hetzelfde moment, zodat het in een constante positie blijft. Als u meer dan één doos tegelijk openen, kunt u de garderobe kantelen (en omdraaien).
    • Omdat de kasten vol zijn van papier (dat gemakkelijk ontvlambaar is), dan kunt u nadenken over de noodzaak om nabijgelegen brandveiligheidsfaciliteiten te installeren.
    • Probeer het papier niet af te snijden.
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar