Hoe documenten te archiveren

Archivering is een van de manieren om informatie in elektronische vorm op te slaan. Veel organisaties brengen elke dag tekst op papier om in een digitaal formaat om de levensduur van documenten te verhogen. Dit, gecombineerd met een enorme hoeveelheid gegevens die vandaag door een computer wordt gegenereerd, betekent dat het belang van archiveringsdocumenten alleen zal groeien. Als u weet hoe u documenten kunt archiveren, kunt u de ruimte vrijmaken die uw computer de huidige documenten productiever verwerkt.

Stappen

  1. Titel afbeelding Archive Documenten Stap 1
een. Documenten archiveren naar zip-bestand. Zeer handige manier voor belangrijke, maar zelden gebruikte bestanden, omdat zip-bestanden de ruimte die door de harde schijf bezet te verminderen.
  • Markeer gewoon de bestanden die u wilt converteren naar ZIP-formaat.
  • Klik met de rechtermuisknop en selecteer "Verzenden".
  • U verzendt bestanden naar" Gecomprimeerde zip-map".
  • Controleer of alle bestanden er echt zijn, dubbelklikken op de map ZIP. Zo ja, kunt u de bronbestanden verwijderen.
  • Titel afbeelding Archive Documenten Stap 2
    2. Registreer documenten voor een aparte media. Populaire optie voor digitale archivatie - externe magnetische tapedrives, externe harde schijven of flash-drives.
  • Titel afbeelding Archive Documenten Stap 3
    3. Maak een back-up van documenten op een CD of DVD als u een CD- of DVD-recorder hebt. Back-upkopieën zijn echter een andere manier om te archiveren, je weet waarschijnlijk deze methode onder een andere naam - opname. Windows gebruikt bijvoorbeeld het "Live File System" en "Mastered" -indelingen (beter voor compatibiliteit met andere apparaten) om bestanden op CD of DVD te kopiëren.
  • Plaats een opneembare cd of dvd in een schijf- of dvd-recorder van uw computer voor het LIVE-bestandssysteem.
  • Wanneer het dialoogvenster verschijnt, klikt u op "Schrijf bestanden naar schijf met gegevens".
  • Voer de naam van de schijf in en klik vervolgens op "Volgende".
  • Wacht tot een map met lege schijf verschijnt. Dit betekent dat de schijf is geformatteerd en klaar om bestanden te kopiëren.
  • Open de map met de documenten die u wilt archiveren en bestanden slepen naar een lege schijfmap.
  • Plaats voor gemaaid formaat de opneembare CD of DVD in de schijf- of dvd-recorder van uw computer.
  • Wanneer het dialoogvenster verschijnt, klikt u op "Bestanden opnemen naar de gegevensschijf".
  • Voer de naam van de schijf in en klik op "Opmaakopties weergeven".
  • Selecteer "Mastered" en klik op "Volgende".
  • Wacht tot een map met lege schijf verschijnt. Dit betekent dat de schijf is geformatteerd en klaar om bestanden te kopiëren.
  • Open de map met de documenten die u wilt archiveren en stuur bestanden naar een lege schijfmap.
  • Titel afbeelding Archive Documenten Stap 4
    4. Stuur documenten naar externe opslag.
  • Naast het functioneren als een plaats voor archiefbestanden, beschermt veilig op afstand informatie van een ongeval, zoals falen van brand en harde schijf.
  • Met dit aantal bedrijven die deze service aanbieden, moet u rechtstreeks contact opnemen met het bedrijf, om te verduidelijken hoe ze werken, en welke garanties zijn opgenomen in de afstandsbediening van documenten.
  • Titel afbeelding Archive Documenten Stap 5
    vijf. Gebruik digitale archiveringssoftware.
  • Een van de meest bekende methoden voor het opslaan van het uiterlijk van het document is om een ​​PDF-bestand te maken. Bied Adobe, bekend als Adobe Acrobat, maakt het eenvoudig om documenten naar PDF-formaat van verschillende programma`s te converteren. Er zijn ook verschillende gratis programma`s die deze bestanden kunnen maken.
  • Toekomstige versies van Adobe-software zijn compatibel met documenten van eerdere versies.
  • Bovendien kan de PDF-documentlezer gratis worden gedownload van Adobe-website.
  • Titel afbeelding Archive Documenten Stap 6
    6. Blijf op de hoogte van de nieuwste technologieën op het gebied van archiveringsdocumenten. Zoals wat relevant is, kan morgen morgen verouderd zijn. Daarom zijn problemen mogelijk bij het overbrengen van archiefbestanden naar een nieuw systeem.

    • Tips

    • De map archiveert bestanden, zodat u of andere mensen snel de nodige documenten kunnen vinden. De eenvoudigste manier is om in de bestandsnaam of map, naam en datum op te nemen. Als u bijvoorbeeld bedrijfsrapporten archiveren, kunt u het map "BEDRIJFSBEWERKINGSIONALESTELLEN bellen. In grotere systemen voor het classificeren van archieven wordt metadata gebruikt.
    • Een andere reden om bestanden te archiveren - Wettelijke vereisten die vereisen om informatie op te slaan.

    Waarschuwingen

    • Bestaand gevaar - risico op schade aan het bestand. Zorg ervoor dat u een goed beproefd systeem gebruikt om een ​​back-up te maken van uw informatie.
    • Multimedia-gegevens worden vaak geassocieerd met bepaalde hardware of software, waardoor ze mogelijk niet buiten specifieke systemen beschikbaar zijn.
    • Als het systeem niet optreedt bij het archiveren van documenten, kan dit leiden tot onbedoeld verlies van bestanden, vooral als ze per abuis zijn verwijderd.

    Wat je nodig hebt

    • Afzonderlijk opslagsysteem als u documenten wilt archiveren bij een ander medium.
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar