Hoe kantoorbestanden te organiseren

Organisatie van kantoorbestanden kan een moeilijke taak zijn, vooral als u een groot aantal bestanden en documenten hebt. Maar het zou geen pijnlijk proces moeten zijn. Perspectiefplanning en besluitvorming op het bestandssysteem kunnen u helpen bij het organiseren van uw bestanden om aan zakelijke vereisten te voldoen en ervoor te zorgen dat u efficiënter op zoek bent naar belangrijke documenten. Hier zijn enkele stappen die u zullen helpen om uw kantoorbestanden te organiseren.

Stappen

Deel 1 van 3:
Markeertijd voor sorteren
  1. Titel afbeelding Organiseer Office-bestanden Stap 1
een. Markeer genoeg tijd om uw bestanden te organiseren, zodat u meerdere keren niet hoeft te starten en te stoppen. Zorg ervoor dat u voldoende mappen en snelkoppelingen hebt om nieuwe bestanden te maken voordat u begint.
Deel 2 van 3:
Sorteer documenten en bestanden
  1. Titel afbeelding Organiseer Office-bestanden Stap 2
een. Verdeel de massa van documenten en bestanden die u wilt organiseren, kleinere, meer beheersbare pakketten.
  • Kom op elk pakket individueel en gooi uit of blader door met documenten en bestanden van wie kan het verkorten van de bestandsruimte maken en Mess Minimaliseren.
  • Verdeel de documenten en bestanden die u wilt opslaan, 2 verschillende stapels: 1 - voor bestanden, hoe om te gaan met de komende maanden, en 1 - voor bestanden die kunnen worden gearchiveerd en geen toegang nodig heeft in de nabije toekomst.
  • Titel afbeelding Organiseer Office-bestanden Stap 3
    2. Winkelmappen in alfabetische volgorde als u klantbestanden heeft. Als elke map bijvoorbeeld een persoon of bedrijfsnaam is, kunt u de mogelijkheid van systematisering in alfabetische volgorde overwegen door de namen van mensen. Zorg er dan voor dat het tabblad Bestand is gemarkeerd met een duidelijk achternaam van de persoon, dan de naam. Sla de mappen alfabetisch op en markeer vervolgens de vakken van het kaartbestand, zodat u weet welk vak de achternamen bevat op welke letter.
  • Titel afbeelding Organiseer Office-bestanden Stap 4
    3. Houd informatie per categorie als u bestanden voor verschillende delen van uw bedrijf hebt. U kunt een aantal bestanden hebben voor accounts, onderhoud of contracten, in dit geval moet u ze in verschillende categorieën voor systematisering organiseren. Duid op elk bestand met de juiste categorie en plaats alle relevante documenten binnen. Mogelijk moet u een subcategorie maken, dus gebruikt u de valse opslagmap om de categorie en bestandsmappen voor subcategorieën aan te duiden.
  • Maak een bestand voor documenten waarmee u met urgentie moet omgaan, zodat u weet waar u snel belangrijke documenten kunt vinden.
  • Plaats bestanden in de kast, zodat tijdelijke bestanden voor de gearchiveerde bestanden staan ​​- achterkant. Aldus zullen de bestanden waarmee u een delegal vaak in direct bereikbaar bent.
    • Deel 3 van 3:
    Maandelijkse bestanden maken
    een. Naast het gebruik van de bovenstaande methoden, voegt u een reeks mappen toe die zijn gemarkeerd door maanden (en jaren ----). Wanneer u geen tijd hebt om het onmiddellijk te doen, zet dan tenminste uw documenten in een maandelijks bestand, zodat u kunt werken met informatie die is ingediend in chronologische volgorde. Het garandeert ook dat u tips zult hebben van waar u begint te kijken wanneer u iets nodig heeft.
    • Maandelijkse bestanden zijn ook een goede plek om documenten op te slaan die niet daadwerkelijk voldoen aan andere categorieën.
  • 2. Zie aan het einde van het jaar wat er in maandelijkse mappen blijft, en u kunt regelmatig vinden - en een nieuwe bestandsgroep (Categorienaam), die geschikt is in uw systeem. Maak er een bestand voor in het nieuwe jaar.
  • 3. Beker de rest van de informatie per maand. Winkel in één bestand genaamd Diversen (Jaar ----).

    • Tips

    • Blijf georganiseerd na het organiseren van hun kantoorbestanden. Wees consistent bij het werken met het bestandsbeheersysteem en plaats alles waar het moet zijn.
    • Uitgooien, herwerken of bladeren op Krochdocuments die u niet hoeft te voorkomen dat verwarring in het nieuwe bestandsbeheersysteem.

    Wat je nodig hebt

    • Kast voor bestanden
    • Opgeschort bestanden
    • Mappen
    • Labels (labels)
    • Markeringen
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar