Hoe elektronisch documentbeheersysteem te organiseren

Papieren documenten worden opgeslagen in mappen en kasten en digitale bestanden, inclusief foto`s en documenten, kunnen worden bediend met behulp van een elektronisch documentbeheersysteem.

Stappen

Methode 1 van 2:

In Windows

een. Selecteer welke bestanden moeten worden georganiseerd. Om meerdere bestanden in het explorervenster te selecteren, klikt u op de eerste die u nodig hebt, vasthouden ⇧ Shift en klik op het laatste bestand.

Titel afbeelding Organiseer een elektronisch archiefsysteem Stap 2

2. Selecteer een map waarin de hoofdmap wordt opgeslagen. Er zijn mappen die standaard in Windows zijn gemaakt, bijvoorbeeld "Mijn documenten", "Mijn foto`s" en "My Music", maar u kunt elke andere map kiezen.

Titel afbeelding Organiseer een elektronisch archiefsysteem Stap 3

3. Maak een basismap. Het bewaarde submappen met documenten.

Klik in het geleidervenster met de rechtermuisknop op waar een nieuwe map wordt gemaakt;

Klik op "Maken";

Klik op "map". Standaard wordt de gemaakte map "Nieuwe map" genoemd;

Voer de mapnaam in;

Klik ↵ Enter.

Titel afbeelding Organiseer een elektronisch archiefsysteem Stap 4

4. Maak submappen in de hoofdmap. Dubbelklik op de naam van de hoofdmap om het te openen. Maak nu submappen (doe het net zoals je de hoofdmap hebt gemaakt).

Titel afbeelding Organiseer een elektronisch archiefsysteem Stap 5

vijf. Kopieer de bestanden naar de gemaakte mappen. Open twee dirigentramen, plaats ze naast elkaar en sleep ze bestanden naar de gemaakte mappen.

Titel afbeelding Organiseer een elektronisch archiefsysteem Stap 6

6. Maak back-upbestanden. Gebruik de functie "Archivering and Recovery" om regelmatig bestanden naar een externe harde schijf of cloudopslag te kopiëren. Als de harde schijf van de computer mislukt, gebruikt u de back-up om bestanden te herstellen naar de nieuwe harde schijf.

Klik op "Start";

Voer in de zoekbalk "Archivering" in;

Klik op "Archivering en herstellen";

Klik op "Back-up configureren" en volg de instructies op het scherm.

Methode 2 van 2:

In Mac OS X

een. Selecteer welke bestanden moeten worden georganiseerd. Om meerdere bestanden in het venster Finder te selecteren, klikt u op de eerste die u nodig hebt, vasthouden ⇧ Shift en klik op het laatste bestand.

Klik op Bediening, klik op een van de bestanden en klik vervolgens op "Nieuwe map van geselecteerd";
Voer de naam van de nieuwe map in;
Klik ⏎ Keer terug.

Titel afbeelding Organiseer een elektronisch archiefsysteem Stap 8

2. Maak submappen in de hoofdmap. Om de hoofdmap te openen, houdt u ingedrukt ⌘ Opdracht en dubbelklik vervolgens op de hoofdmap. Maak nu submappen (doe het net zoals je de hoofdmap hebt gemaakt).

Titel afbeelding Organiseer een elektronisch archiefsysteem Stap 9

3. Maak back-upbestanden. Tijdmachine gebruiken, bestanden kopiëren naar een externe harde schijf, in het Time Capsule-apparaat of op de MacOS-server op het netwerk. Als de harde schijf van de computer mislukt, gebruikt u de back-up om bestanden te herstellen naar de nieuwe harde schijf.

Klik in het menu NIME MACHINE op "Instellingen";

Klik op "SELECTEERD SCHIJF";

Selecteer waar u de back-upbestanden wilt kopiëren. Het kan een externe harde schijf of tijdcapsule-apparaat zijn. Selecteer Media en klik op "Gebruik";

Als u een back-up naar verschillende apparaten wilt kopiëren, selecteert u "Een back-upschijf toevoegen" en voeg vervolgens een ander back-upapparaat toe. Dit verhoogt de veiligheid van bestanden.

Tips

In de bestandsnamen kunt u de data van hun creatie toevoegen aan het gemakkelijker vinden om bestanden te vinden. Wanneer u bestanden hernoemt, voegt u een datum toe in het CC-formaat.Mm.Yyyg, bijvoorbeeld 29.09.2018 of vereenvoudigd 290918.
Om bestanden op naam in het venster Windows Verkenner te stroomlijnen, klikt u op de kop "NAAM".
Wanneer u een externe harde schijf aansluit op een computer, wordt het systeem gevraagd of u een back-upschijf wilt gebruiken - selecteert u in dit geval Backup en Recovery (in Windows) of "Time Machine" (in Mac OS X).

Deel in het sociale netwerk: