Hoe documenten op te slaan (met illustraties)

Opslag of archivering is informatie het belangrijkste deel in het beheer van een Enterprise of Office-organisatie. Elke instelling, zoals een persoon, kan nuttig zijn om een stabiel gecodificeerd informatie-opslagsysteem op een computer of in een documentkast te ontwikkelen. Met behulp van gestructureerde opslagmethoden bespaart u uw tijd en plaats op het bureaublad.

Stappen

Methode 1 van 2:

Opslag van papieren documenten

een. Koop een bureau voor het opslaan van documenten en bestanden. U hebt een opslagruimte nodig waarin alle benodigde documenten passen. Als u u niet kunt toestaan om de nieuwste moderne bureau voor documenten te betalen, bezoekt u de winkels Economy Class of gebruik ex-eetmeubilair.

2. Systematize uw opslagsysteem. U moet een gestandaardiseerde procedure creëren voor het plaatsen en opslaan van documenten waaraan alle gebruikers zullen volgen. Typ instructies en hang ze op een prominente plaats zodat iedereen het benodigde document kan vinden.

3. Zet de datum op alle documenten die u opmaakt. Zodra een nieuw document verschijnt, moet u een datum handmatig of een stempel op dezelfde plaats plaatsen. Besteed tijd om data op eerdere documenten te schrijven om alles in orde te brengen.

4. Koop veel mappen. Verdeel uw documenten voor projecten of projectsubcategorieën. Na verloop van tijd moet u mogelijk veel projecten overtreden met een grote hoeveelheid informatie.

vijf. Houd de huidige en voltooide projecten in verschillende compartimenten. Als er verschillende niveaus in uw bureau zijn om documenten op te slaan, kunt u de bovenkant gebruiken voor de huidige projecten en de onderkant - voor de uitgevoerde.

6. Gebruik de kleur om bestanden te classificeren. Mappen worden verkocht in verschillende kleuren. Voor elk project werkt u aan, koop een andere kleurmap. Alle financiële documenten kunnen bijvoorbeeld in een blauwe map zijn en alle ontwerpdocumenten kunnen in een roze map zijn.

7. Zet labels op mappen. De meeste kantoormappen hebben plastic labels en plaatsen voor inscripties. Gebruik ze om onmiddellijk te vinden wat u nodig hebt wanneer u de tabel opent voor documenten.

acht. Plaats nieuwe documenten van boven. Houd ze in chronologische volgorde, zodat de olds achter waren. Het bespaart u de tijd wanneer u een document moet vinden.

negen. Probeer door de dag van de week documenten te vouwen. Als u veel documenten op papier hebt, koopt u ten minste zeven mappen die u kunt gebruiken tegen dagen van de week. Plaats de documenten die u een week nodig hebt om te markeren wat u nodig hebt voor elke dag.

Documenten die u vandaag nog niet bent verwerkt, zetten de map van morgen in als u nodig hebt.

10. Gebruik uw bureaublad niet als een plaats van opslag van documenten. Aangezien u mappen met huidige projecten heeft, moet u belangrijke documenten in deze plaatsen. Je verliest minder papieren als ze op de juiste plaats zijn.

elf. Gooi onnodige documenten weg. Een van de componenten van een goed documentopslagsysteem wordt onnodige documenten gegooid of maalt. U vermindert dus de hoeveelheid opgeslagen documentatie en het zal gemakkelijker voor u zijn om andere papieren te vinden.

12. Als codes al in uw kantoor worden gebruikt, ontwikkelt u een digitaal of gecodeerd documentopslagsysteem. Dit kan een geweldige manier zijn om speciale informatie te gebruiken voor een nauwkeurige opslag van documenten.

13. Denk aan overschakelen naar een elektronisch opslagsysteem als u weinig documenten in papier hebt, maar veel in elektronisch. Sommige documenten, bijvoorbeeld, cheques, met tijdsdump, dus ze zijn beter om ze in elektronische vorm op te slaan.

Ga naar de volgende methode om te leren hoe je moet overschakelen naar het elektronische opslagsysteem.

veertien. Houd alle soorten documenten bij elkaar. In plaats van afzonderlijke secties op schijven te verwijderen, slimt Flash Drives, Mappen en Flyers alle soorten documenten samen als ze betrekking hebben op één project of onderwerp.

Methode 2 van 2:

Opslag van elektronische documenten

een. Maak voordat u de hoofddatabase van uw documenten maakt, maak een back-up. Het belangrijkste in de opslag van elektronische documenten is om alle bestanden op te slaan als een harde schijf breekt, een computer wordt gelanceerd of wordt het wachtwoord verloren. Koop een draagbaar schijfaandrijving of cloudopslagsysteem.

Het is het beste om twee back-updocumenten opslagdatabases te maken. Als u geen documenten op de papers gebruikt, kunt u beter zowel een lokale als externe back-upbasis hebben als er iets gebeurt met uw kantoor of computer.

2. Werk elke dag het back-upopslagsysteem bij voor de volledige computer en / of website. Degenen die de dag veel informatie laadt, moet u elk uur gegevens in het back-upsysteem maken.

3. Koop een scanner die op uw computer kan worden aangesloten. Scan elk nieuw belangrijk document, maak een elektronische versie en plaats deze in de elektronische database. Als u een groot aantal documenten in het elektronische formulier wilt opslaan, koopt u een scanner met een automatische documentinvoer en het programma om documenten op te slaan om uw tijd te besparen.

4. Houd uw wachtwoord in de elektronische database op een veilige plaats. Vergeet niet dat veiliger het op het blad van papier schrijft en plaats het in de portemonnee of op de tafel, hoe het op te slaan in een computerdocument. Meer kansen dat hacker je computer zal invoeren dan op kantoor.

vijf. Bepaal of u software wilt gebruiken of niet. Als u al uw bestanden rechtstreeks wilt beheren, moet u eenvoudig mappen en submappen maken en stroomlijnen op de harde schijf van de computer. Als u een vooraf bepaald documentbeheersysteem wilt gebruiken, koopt u een programma voor het scannen en het organiseren van documenten met optische symboolherkenning.

Het optische herkenningsfunctie van tekens is de mogelijkheid om de gemaakte documenten te vinden. Computer kan documenten lezen wanneer u zoektermen in het programma invoert.

Systemen met optische erkenning van tekens stellen u in staat om naar documenten te zoeken met woorden die erin kunnen zitten, zoals de naam van de winkel of ondertitel.

6. Maak een standaard documentnaamsysteem. Elk document wordt op dezelfde manier genoemd, inclusief het onderwerp, de datum en andere belangrijke informatie. De controle moet bijvoorbeeld worden aangegeven op de cheque, de datum en het gekochte product.

7. Schik je mappen en submappen. Als u mappen gebruikt om gegevens op te slaan in plaats van het documentbeheersysteem, moet u ze delen met data, onderwerpen of projecten. Maak een nieuwe subklasse van mappen om die waarin te veel documenten stroomlijnt.

acht. Zoek geen verleiding om bestanden op het bureaublad op te slaan. Zodra u documenten downloadt, noem deze volgens de regels van de naam en plaats ze onmiddellijk op de juiste plaats om het gemakkelijker te maken om ze te vinden.

negen. Leer en gebruik programma`s die geschikt zijn voor uw besturingssysteem. Op Apple Computers zijn vaak gebruikte bestanden gemarkeerd met verschillende kleuren. Zowel in Apple als in Windows zijn vaak opgeslagen back-upkopieën en zoekgeschiedenis.

Wat je nodig hebt

Documentopslagtabel
Mappen van verschillende kleuren
Labels
Instructies voor het classificeren van documenten (op papier of elektronische vorm)
Draagbare schijfstation
Scanner

Deel in het sociale netwerk: