Hoe een kantoor accounting en opslagsysteem te maken

Om het werk op de juiste manier op het kantoor te organiseren, is het erg belangrijk om een effectief boekhoudkundig en opslagsysteem te hebben. Ongeacht het aantal mensen met toegang tot documenten, moet het systeem zodanig worden georganiseerd dat iedereen het benodigde document kan vinden. Als het boekhoudkundige en opslagsysteem moeilijk te gebruiken zal zijn, dan zult u beginnen met het verlaten van alle documenten in angst om ze in het kaartbestand te verliezen, met als gevolg dat uw tafel wordt bezaaid met stapel papier.

Stappen

een. Selecteer het opslagsysteem. Wat ze ook was, allereerst, ze zou logisch moeten zijn om de exacte locatie van elk document te kennen. Mogelijke oplossingen:

Alfabetisch. Een dergelijk systeem is het meest geschikt als de meeste van uw documenten klantnamen, patiënten of klanten bevat.
Onderwerp of categorieën: de meeste systemen zijn georganiseerd over onderwerpen of categorieën, ze werken perfect met de juiste organisatie, maar sterk in de war tijdens onjuist.
Nummer / chronologisch. Een dergelijk systeem is het meest geschikt voor genummerde of gedateerde documenten zoals inkooporders of recepten.

Titel afbeelding Bepaal een Office-archiveringssysteem Stap 2

2. Gebruik hangende mappen in kaartbestanden. Opgeschorte mappen zijn niet-verwijderbaar, ze fungeren als houders voor enveloppen die u van de dozen krijgt.

Titel afbeelding Stel een Office Filing System Stap 3 op

3. Zere documenten in stapels per categorie. Als de hoogte van de stapel hoger is dan 5 cm, deelt u deze op de subcategorie. Als de stapel te laag is, combineer het met een andere stapel en hernoemen. Stapelnamen moeten u toestaan om gemakkelijk te bepalen welke u nodig hebt om een specifiek document te verzenden.

Titel afbeelding Stel een Office Filing System Stap 4

4. Plaats elke stapel in een papieren envelop en geef een duidelijke aanduiding. Het is het beste om mappen te gebruiken met tabbladen in het midden en niet in een checker-bestelling, zodat uw documenten een meer nette weergave hebben.

Titel afbeelding Bepaal een Office-archiefsysteem Stap 5

vijf. Vouw enveloppen in hangende mappen. Voor de meeste documenten zijn regelmatige ophangmappen geschikt, maar gebruikt u voor dik of verdeeld in subcategorieën, mappen met een vlakke bodem. U kunt de mappen in elke volgorde lokaliseren, maar gebruikt u meestal het alfabetische systeem hiervoor.

Titel afbeelding Bepaal een Office-archiefsysteem Stap 6

6. Herken buitenboordmappen met dezelfde namen als enveloppen. Plaats alle plastic tabbladen aan de linkerkant van de map als u geen verticaal bestand gebruikt. In het laatste geval, wanneer de mappen van links naar rechts in de open lade bevinden, en niet van de voorkant naar de achterwand, plaatst u de tabbladen aan de rechterkant.

Titel afbeelding Bepaal een Office-archiefsysteem Stap 7

7. Reserve-mappen en enveloppen moeten in de buurt van de bestanden worden gevouwen, zodat u altijd snel een map kunt toevoegen wanneer u een document hebt dat niet verwijst naar bestaande mappen. Gebruik geen te dikke of dunne mappen. Wanneer het opnieuw rangschikken van documenten, vergeet dan niet om de namen van de mappen te wijzigen.

Titel afbeelding Bepaal een Office Filing System Stap 8

acht. Verwijder aan het einde van het jaar alle mappen, markeer nieuwe papiermappen met dezelfde categorieën namen en plaats ze in de kasten. Ga door de oude mappen om een deel van de vereiste documenten naar de huidige mappen over te dragen en stuur de rest naar het archief.

Tips

Misschien wilt u de kleurencoderingsmappen aanwijzen door gekleurde tags op de computer af te drukken, zodat het kaartbestand effectiever uitziet. Maar wanneer u wijzigingen wilt aanbrengen, voegt u bijvoorbeeld één map toe, u kunt van streek maken wanneer u merkt dat u de mappen van de juiste kleur hebt beëindigd en u de map handmatig moet ondertekenen. Gemakkelijk is betrouwbaarder.

Waarschuwingen

Maak nooit een stapel genaamd "Diversen", anders verspreidt u deze documenten nooit per categorie.
Het organiseren van het documentopslagsysteem Volg de volgorde in het bestand. Elke dag exprobe de tijd om documenten van uw tabel te sorteren en te verwijderen. Geef niet in Temptation om een diepe mand voor documenten van bovenaf te plaatsen, anders vul je het en je hebt een magazijn van ongeordende documenten.

Deel in het sociale netwerk: