Hoe een informatieve brief schrijven: 12 stappen

Een informatiebrief (of letterpresentatie) wordt het meest gebruikt in bedrijfscommunicatie en dient om communicatie vast te stellen, informatie of nieuwe product- of servicebeschrijving aan te vragen. In de regel schrijven informatiebrieven naar mensen die niet persoonlijk bekend zijn, dus het is moeilijk om te raden met een toon en schrijfstijl. Maar u kunt enkele vereenvoudigde effectieve methoden leren die uw brief nauwkeurig, leesbaar en efficiënt zullen maken om uw doel uit te voeren.

Stappen

Deel 1 van 3:

We schrijven het inleidende deel

een. Voeg indien mogelijk uw brief toe aan een specifieke persoon. Informatiebrieven moeten worden geadresseerd aan de persoon die ze zal lezen. Als u een brief verzendt naar het algemene adres of in het bedrijf waar u een baan wilt krijgen, en u weet niet zeker wie het valt, zal het acceptabel zijn om te schrijven "Alle geïnteresseerde personen" of voeg een brief toe aan een wettelijke configuratie of een andere verantwoordelijk voor deze werknemer.

Start uw brief uit de instructies van uw post, wetenschapstitel of rol en uitleg van de redenen waarom u schrijft. Meestal vermeldt u in de brief uw naam niet, zoals hieronder wordt aangegeven, als een handtekening.

Titel afbeelding Schrijf een inleidende letter Stap 2

2. Geef duidelijk uw doel aan. Al zo vroeg mogelijk in de brief moet de presentatie worden uitgedrukt door de reden dat u het schrijft. Wat wil je? Waarom schrijf je? Als dergelijke vragen, op zijn minst naar het hoofd van de werkgever of bedrijf komen, neemt de kans op dat uw brief zijn pad in de vuilnisbak zal afmaken, en u het verwachte interview niet zal brengen.

Ga naar de essentie: "Vandaag schrijf ik je aan om het hoofd te bieden aan de banen van de financiële controller" of "Ik schrijf om de kenmerken van het nieuwe product onlangs te onthullen dat onlangs door ons bedrijf wordt gepresenteerd" - Hier zijn ideale effectieve voorbeelden van het instellen van een vraag die moet worden gebruikt in de allereerste zinnen van de brief.

Titel afbeelding Schrijf een inleidende letter Stap 3

3. Stel de juiste toon en schrijfstijl in. Bij het schrijven van een informatiebrief is het goed om een consistente en bevoegde stijl te gebruiken die niet te is afgebogen naar de vertrouwdheid en niet kookt op lafaard of technisch geluid. De toon van de informatieve brief moet professioneel zijn, maar niet te koud of robot. Het is belangrijk om het element van menselijke warmte in de brief te behouden, terwijl het vasthoudt aan de rest van de professionele inhoud.

Een van de gemeenschappelijke fouten die hierin onervaren zijn, is de auteurs - het is in de kosten om afkortingen te vermijden - in die mate dat de brief liever lijkt op de vertaling en niet de oorspronkelijke letter. Gebruik afkortingen zodat de letter in de vorm van een gesprek kijkt, maar professioneel. Laat je brief je vertegenwoordigen.

Probeer niet om van gedachten te tonen, de gebruikelijke woorden en encyclopedisch te vervangen. Dit is geen masterwerk, maar een informatieve brief. Gebruik relevante woorden en druk duidelijk uw gedachte uit.

Titel afbeelding Schrijf een inleidende letter Stap 4

4. Installeer uw persoonlijke communicatie. Leg uit hoe je hebt geleerd over deze vacature, de mogelijkheden of bedrijven waarop je schrijft, en je verbinding ermee omzet. Bij het lezen van de informatiebrief van de werkgever of werknemer van de personeelsafdeling moet een duidelijk gevoel verschijnen van wie u bent waarom u deze baan wilt en bent u goed voor deze functie. Als de gevestigde verbinding sterk genoeg is, wordt u aangeboden om voor een interview te gaan en een kans te geven om een baan te krijgen.

Als u een verbinding met een van de medewerkers van dit bedrijf of u hebt aanbevolen om aan te vragen of u bekend bent met een persoon die eerder een subsidie van uw instelling voor uw werk ontving, is het beter om dit te noemen Begin van uw brief. Het kan het geheugen van uw geadresseerde verhogen ("Oh, hier had ik het over Ivan!"), of zal een kans zijn om te onthouden, opvallen onder anderen.

Deel 2 van 3:

We schrijven het grootste deel van de brief

een. Bind je kwalificaties met de gekozen bericht. Als u probeert uw kwalificaties, competentie en beken te verduidelijken om met werk of projecten te werken, is het belangrijk om deze verbinding duidelijk met verschillende zinnen aan te wijzen en uit te leggen hoe uw ervaring bij het doen van andere dingen geassocieerd is met het vermogen om dat te vervullen een nieuw bericht, vertaling in service of volledig nieuwe baan voor jou.

Observeer een bepaalde ervaring die u in het veld of de industrie hebt waar u probeert door uw brief te gaan. Als u uw informatieve brief hebt gepland als het bovenstaande, zou het zich moeten concentreren op een bepaald soort professioneel veld of industrie. Handig zal worden opgenomen in de lijst met specifieke vaardigheden en vaardigheden, zodat de brief het resultaat brengt.
De wens om een baan te krijgen is niet hetzelfde als het bezit van de nodige kwaliteiten voor de implementatie ervan. Als je in het openingsgedeelte benadrukt dat ze geïnteresseerd zijn in het interviewen van deze positie, omdat het goed gaat met haar, hoeft u niet hetzelfde te herhalen. Woorden die jij "Waar, de waarheid moet in dit werk zijn" Maak je geen aantrekkelijke kandidaat.

Titel afbeelding Schrijf een inleidende letter Stap 6

2. Zo specifiek mogelijk zijn. Stel de tijd in wanneer u persoonlijk kunt ontmoeten of uitlegt wat precies, op uw verwachtingen, zou moeten gebeuren als een antwoord op uw brief. Als u uw kwalificaties op het interview wilt bespreken, dan schrijven. Als je nu aan het werk wilt gaan, aarzel dan niet om te zeggen. Leer alles wat u kunt, over het werkproces gaat naar het toepassingsproces en vraag dan naar de volgende stap in dit proces.

Focus een informatieve brief op het werkspecifieke niveau. U hoeft het type taak of positie niet rechtstreeks te vermelden, maar vergeet niet aan welk resultaat dat u bent, zodat de brief overeenkomt met het doel.

Titel afbeelding Schrijf een inleidende letter Stap 7

3. Vermeld niet in de letter van de informatie die u al in uw CV hebt aangegeven. Opsomming van hun wetenschappers, prijzen en opscheppen van verbindingen - niet het beste idee voor een informatiebrief. Herhaal informatie die snel in uw CV kan worden bekeken - dit is een extra besteding van ruimte en letters. Je probeert niet te schrijven over wat je sneller en gemakkelijker elders kunt ontdekken. Je schrijft naar meer "verkopen" en neem de eerste stap in de ontwikkeling van zakelijke relaties.

Titel afbeelding Schrijf een inleidende letter Stap 8

4. Schrijven om te worden uitgenodigd voor een interview. Het is onwaarschijnlijk dat u ooit een baan of een beloning zult krijgen die u alleen wilt, dankzij de kracht van de brief. Het schrijven van een brief zal u helpen bij het nemen van de eerste stap in zakelijke relaties, geeft een kans om uw vermogen om de persoon te zijn die op zoek is naar een werkgever of iemand die uw brief leest. Om deze reden is het het beste om door te gaan naar de essentie, om uw kwalificaties en contact met mijn bericht te benadrukken en te proberen te gaan naar de volgende fase van het proces, of het nu gaat om een interview of een andere stap door te ontvangen.

Herhaal de belangrijkste informatie opnieuw in de conclusie. Gewoon voordat u de brief aan het relevante afscheidswiel voltooit, een goed idee - kort herhaal wat u wilt, directe tekst.

Deel 3 van 3:

Controleer en geef de brief door

een. Controleer en aftrek van uw brief. Na het schrijven van een concept is het absoluut noodzakelijk om de tekst van de letter opnieuw door te gaan en deze op het niveau van voorstellen en naast hen te plaatsen. Alle auteurs weten dat het werk niet wordt geacht te zijn voltooid totdat deze wordt geverifieerd. Zodra je een brief hebt geschreven, het moeilijkste deel achter, maar je moet nog genoeg tijd achterlaten om het in volgorde te brengen.

Cheque is meer dan het elimineren van typefouten en spelfouten. Kijk naar je brief verse blik en controleer of alle zelfstandige naamwoorden en werkwoorden consistent zijn voor jou om het juiste idee te brengen, en dat je brief het doel heeft bereikt dat je hebt gedaan.
Zodra u tevreden bent met de kwaliteit en het succes van uw brief, kunt u een leeg en zoeken starten "late alarmen" - Wie je op het laatste moment kunt bederven, waaronder de correctie van typefouten, fouten in spelling en het formatteren van je brief.

Titel afbeelding Schrijf een inleidende letter Stap 10

2. Laat de brief eenvoudig en gecomprimeerd zijn. Informatiebrieven moeten in het algemeen niet langer zijn dan één zijde van het papierblad of meer dan 300-400 woorden. Ongeacht de redenen, het is waarschijnlijk dat u aan iemand schrijft die op deze dag met een berg papier moet werken, en hij wil nauwelijks zorgvuldig uw bijzonder lang en benadrukte brievenpresentatie voorzichtig controleren. Het is een schande als al je harde werk in de vuilnisbak is, dus het is belangrijk om het volume niet te overschrijden. In zijn brief, focus alleen op de belangrijkste informatie.

Titel afbeelding Schrijf een inleidende letter Stap 11

3. Geef de brief aan het juiste formaat. Letters moeten correct op de pagina worden geplaatst, zodat er een afzonderlijk inleidende deel is, alinea`s van het grootste deel en een beknopte conclusie. Als uw brief eruit ziet als één ongelijke paragraaf zonder contactinformatie en groeten, krijgt u geen werk, uitnodigingen voor een interview.

Bevestig de samenvatting, indien van toepassing, volgens de informatiebrief. Een informatiebrief moet de eerste zijn in een associate met een verklaring.

Neem huidige contactgegevens op. Laatste bewerken van de brief, vergeet niet om alle belangrijke contactgegevens in te voeren, meestal wordt het in de rechterbovenhoek aangegeven "Gelukkiger". Geef het adres van uw e-mail, telefoonnummer en andere basiscontactinformatie op.

Titel afbeelding Schrijf een inleidende letter Stap 12

4. Denk aan om PostScriptum toe te voegen. Sommige docenten en experts over zakelijke communicatie worden aanbevolen om de belangrijkste en dringende informatie in PostScript (P toe te voegen.S.) naar een brief. De reden dat het vaak werkt, kan worden beschouwd als het feit dat veel mensen informatie behandelen in de vorm van schrijven. Wat om belangrijke informatie in conclusie te plaatsen, post uitleg.S. kan efficiënter zijn. Hoewel sommigen het mogelijk lijkt uit het formulier, maar PostScript wordt meestal een effectieve manier om belangrijke informatie toe te wijzen en uw brief van anderen anders te maken.

Deel in het sociale netwerk: