Hoe een standaard typische instructie te schrijven

Standaard typische instructie (STI) is een document met stapsgewijze informatie over hoe taak. Er is mogelijk nodig om te veranderen of bij te werken of kunt u in een situatie bevinden waar u het moet schrijven, te beginnen met krassen. Het klinkt angstaanjagend, maar in feite is het heel, heel erg, erg Zorgvuldige lijst. Kijk stap 1 om te beginnen.

Stappen

Deel 1 van 3:
Registratie van uw kat
  1. Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 1
een. Kies uw formaat. Geen trouwe of verkeerde manier om te schrijven. In elk geval kan uw bedrijf een reeks katten hebben waaraan u opmaakbegeleiding kunt zoeken, in algemene termen kunt werken, zoals bij voorkeur eruit ziet. Gebruik in dit geval de bestaande CTI als een sjabloon. Als dit niet is, heb je verschillende opties:
  • Eenvoudig stapsgewijs formaat. Het is geschikt voor een routinematige korte procedure die een aantal mogelijke resultaten heeft, en vrij accuraat. Naast de nodige documentatie- en veiligheidsinstructies, is het in feite gewoon een gemarkeerde lijst bestaande uit eenvoudige zinnen die de lezer aangeeft wat te doen.
  • Hiërarchisch stapsgewijze formaat. Meestal gebruikt voor volumetrische procedures - meer dan 10 stappen, waaronder verschillende oplossingen voor implementatie, verfijning en terminologie. Meestal is het een lijst met een lijst met hoofdpunten en subparagrafen in een bepaalde volgorde.
  • Format FlowChart. Als de procedure meer een kaart is met een praktisch oneindig aantal mogelijke uitkomsten, wordt het gebruik van het stroomdiagram de beste keuze. Deze indelingsvariant die u moet selecteren wanneer de resultaten niet altijd kunnen worden voorspeld.
  • Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 2
    2. Overweeg je publiek. Er zijn drie belangrijke factoren waarmee rekening moet worden gehouden voordat ze hun eigen maken:
  • Voorkennis van uw publiek. Zijn ze bekend met uw bedrijf en zijn procedures? Kent zij terminologie? De stijl van uw presentatie moet voldoen aan de kennis en het deelnemen van de deelname van de lezer.
  • Het vermogen van uw publiekstaal. Is er een kans dat "lees" degene is die niet in uw taal spreekt? Als een dergelijke kans is, is het beter om een ​​groot aantal ondertekende afbeeldingen en diagrammen op te nemen.
  • De grootte van je publiek. Als veel mensen tegelijkertijd uw STI zullen lezen (die bezig zijn in verschillende rollen), moet u het document opmaken zodat het meer een gesprek is in het PLAY: Gebruiker 1 voltooit de actie, volgt de gebruiker 2, enzovoort spoedig. Op deze manier zal elke lezer in staat zijn om te zien hoe hij of het een belangrijk detail wordt van een goed gesmeerd mechanisme.
  • Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 3
    3. Overwegen hun kennis. Alles komt hierop neer: of je het beste bent om het te schrijven? U weet wat dit proces inhoudt? Hoe kan hij fout gaan? Hoe het veilig te maken? Zo niet, dan kun je het beter overbrengen aan iemand anders. Geschreven, en wat er nog erger is, onjuist genoeg geschreven, kan de prestaties niet alleen verminderen en het falen van de organisatie veroorzaken, maar het kan ook onveilig zijn en een negatieve impact hebben op uw bevel of het milieu. Kortom, u moet niet riskeren.
  • Als u aan dit project bent toegewezen, of u gedwongen bent om het (of verplicht) af te maken, schaam je dan niet om om de hulp van mensen die deze procedure elke dag vervullen. Interview is het gebruikelijke deel van elk proces van het creëren.
  • Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 4
    4. Kies tussen een kort of lange vorm. Als u het schrijft of bijwerkt voor een groep mensen die bekend zijn met het protocol, terminologie en t.NS., Het zal ten goede komen aan het gebruik van kort en snel, meer als een lijst, en in korte vorm geschreven.
  • Naast de hoofddoelstellingen en aanverwante informatie (datum, auteur, identificatienummer, enz.NS.), het is eigenlijk gewoon een nauwkeurige lijst met stappen. In dit geval is er geen behoefte aan details of verduidelijkingen.
  • Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 5
    vijf. Houd in gedachten het doel van uw kat. Vanzelfsprekend hebt u een procedure in uw organisatie die nogmaals en opnieuw en opnieuw nog steeds weergeeft. Maar is er een speciale reden waarom deze specifieke DI-nuttige? Of het vereist is om zich te concentreren op beveiliging? Compliance maatregelen? Het wordt gebruikt voor het leren of voor dagelijkse activiteiten? Hier zijn enkele redenen waarom uw kat nodig is om uw team met succes te werken:
  • Alle gerespecteerde normen
  • Om de productie-eisen te maximaliseren
  • Zodat er geen ongunstige milieueffecten zijn
  • Om beveiliging te garanderen
  • Zodat alles in overeenstemming is met het schema
  • Om storingen te voorkomen
  • Om het te gebruiken als een leerdocument
  • Als je weet wat je kat precies moet benadrukken, dan ben je gemakkelijker om alles rond deze momenten te structureren. Het zal ook gemakkelijker zijn om te zien hoe uw kat belangrijk is.
    • Deel 2 van 3:
    Je st schrijven
    1. Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 6
    een. Kies het gewenste materiaal. Over het algemeen zal de technische inzet uit 4 elementen bestaan, In aanvulling op De procedure zelf:
    • Titelpagina. Inclusief 1) Procedure Name, 2) Identificatienummer, 3) Datum van vrijgave of revisie, 4) Naam van het Agentschap / Divisie / Branch, waartoe het behoort, en 5) Handtekeningen van degenen die voorbereid en goedkeuren. Het kan worden ingericht zoals u wilt, op voorwaarde dat de informatie duidelijk wordt gepresenteerd.
    • Inhoud. Het is alleen nodig als uw voldoende lang is, om eenvoudige navigatie te bieden. Hier vindt u een eenvoudig standaardschema.
    • Kwaliteitsgarantie / kwaliteitscontrole. De instructie kan niet als goed worden beschouwd als het niet kan worden gecontroleerd. Bevestig de benodigde materialen en details zodat de lezer overtuigd is van het verkrijgen van de gewenste resultaten. Dit kan andere documenten bevatten of bevatten, zoals testevaluatie-voorbeelden.
    • Koppelingen. Zorg ervoor dat u alle bovenstaande en belangrijke links hebt vermeld. Als u naar andere dingen verwijst, moet u ervoor zorgen dat de toepassing alle nodige informatie heeft.
    • Uw organisatie heeft mogelijk een ander protocol, anders dan dit. Als je kunt verwijzen naar de bestaande dingen, geef deze structuur op en blijf je aan wat er al is.
  • Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 7
    2. Zorg ervoor dat de volgende die nodig is voor de instructies zelf beschikbaar is:
  • Doel en bereik. Met andere woorden, beschrijf het doel van het proces, de limieten en hoe het wordt gebruikt. Voeg normen toe, regelgevingsvereisten, rollen en verantwoordelijkheden, invoer en uitvoer.
  • Methodologie en procedures. De essentie van de vraag is om alle stappen te vermelden met de nodige details, inclusief de benodigde apparatuur. Voer consistente procedures en besluitvormingsfactoren in. Let op alle "wat als" en mogelijke obstakels of beveiligingsmaatregelen.
  • Verduidelijking van terminologie. Geef afkortingen, afkortingen en alle uitdrukkingen die niet in de verrassing worden gebruikt.
  • Veiligheids- en gezondheidswaarschuwingen. Moet in een afzonderlijke sectie worden vermeld en Ook naast de stappen waarop ze betrekking hebben. Schakel dit gedeelte niet verfraaien.
  • Apparatuur en materialen. Een volledige lijst met wat nodig is en wanneer, waar het te vinden is, apparatuurstandaarden en t.NS.
  • Voorzorgsmaatregelen en obstakels. In principe de sectie Troubleshooting. Geef aan dat het verkeerd kan gaan, waar je op moet letten, en wat kan voorkomen dat het laatste perfecte product is.
  • Elk van deze onderwerpen in een onafhankelijke sectie (meestal worden ze aangeduid met letters of cijfers), zodat uw zeven niet verboefd en verwarrend worden, en om het gemakkelijk te navigeren.
  • Dit betekent niet dat de lijst uitgebreid is - dit is slechts de top van het ijsbergproces. Uw organisatie kan andere punten onderscheiden die aandacht vereisen.
  • Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 8
    3. Zorg ervoor dat de teksten van de kort geschreven door u en gemakkelijk leesbaar zijn. Het verschil is dat uw publiek niet kiezen voor hun lezen als entertainment. Het is raadzaam om het kort en duidelijk te maken - anders zal de aandacht verspreid worden of zullen ze dit document beschouwen door archhasslements en moeilijk te ervaren. Probeer in het algemeen de voorstellen zoveel mogelijk te verkorten.
  • Hier slechte voorbeeld: Zorg ervoor dat u al het stof van de ventilatiemijnen schoongemaakt voordat u ze begint te gebruiken.
  • Hier goed voorbeeld: Voor gebruik slaapstof van ventilatiemijnen.
  • Gebruik in het algemeen geen "u". Dit zou moeten betekenen. Spreek in een actieve belofte en start zinnen met teamwerkwoorden.
  • Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 9
    4. Vraag indien nodig personeel dat deelneemt aan dit proces, hoe zij deze taak uitvoeren. Het meest ongewenste dat je hoeft te doen is onjuist schrijven. Je riskeert de beveiliging van je team, hun effectiviteit, hun tijd en verwarren het gevestigde proces, doe geen ziel erin - dit is wat je teamgenoten een beetje aanstootgevend kunnen vinden. Als u het nodig hebt, stelt u vragen! Je hebt het nodig om gelijk te hebben.
  • Natuurlijk, als u het niet weet, raadpleeg dan verschillende bronnen die alle rollen en verantwoordelijkheden bedekken. Een lid van het team volgt mogelijk niet de standaard STI of een andere deelnemer kan alleen bij het proces worden betrokken.
  • Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 10
    vijf. Spice grote stukken tekstdiagrammen en stroomdiagrammen. Als je een stap of twee, vooral beangstigend hebt, maak het dan gemakkelijker voor perceptie door de lezer via een diagram of flowchart. Het maakt tekst gemakkelijk om te lezen en de hersenen een beetje pauze te geven om het in alles uit te zoeken. Dus de tekst ziet er meer compleet en goed geschreven uit, wat beter voor u is.
  • Neem ze niet alleen op om ons volume op te blazen - dit wordt alleen gedaan indien nodig, of in het geval van pogingen om de taalbarrière te elimineren.
  • Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 11
    6. Zorg ervoor dat elke documentpagina een controle-notatie heeft. Je zeven misschien een van de vele - daarom hopen we dat uw organisatie een uitgebreide databasedirectory heeft met een specifiek linksysteem. Uw STI maakt deel uit van dit referentiesysteem en heeft daarom een ​​bepaald type code nodig om deze in volgorde te vinden. Dat is de reden waarom aanduidingen nuttig zijn.
  • Elke pagina moet een korte naam of identificatienummer (ID), documentversummer, datum en "paginanummernummer" in de rechterbovenhoek (voor de meeste indelingen) hebben (voor de meeste indelingen). Mogelijk hebt u nodig of hoeven geen voetnoten (of houd ze in voetnoten), afhankelijk van de voorkeur van uw organisatie.
    • Deel 3 van 3:
    Garantiesucces en nauwkeurigheid
    1. Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 12
    een. Testinstructies. Als u het niet wilt testen, is het mogelijk dat het niet goed genoeg is. Zoek iemand met Beperkte kennis proces (of persoon die een gewone lezer vertegenwoordigt), zodat het gebruik maakt van uw stappen als een gids voor actie. Welke problemen ze tegenkwamen? Zo ja, raadpleeg ze en voer de nodige wijzigingen uit.
    • Het beste wanneer er een groep mensen is om je te testen. Verschillende mensen hebben verschillende vragen, waardoor een cijfer (hoop voor nuttige) antwoorden kan uitbreiden.
    • Zorg ervoor dat u de instructies testen op degene die dit nog nooit eerder heeft gedaan. De mens met voorlopige kennis zal vertrouwen op hun Kennis om het doel te bereiken, en niet op je werk, en dit zal verslagen worden.
  • Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 13
    2. Toon degenen die de procedure echt uitvoeren. Aan het einde van de dag echt Het maakt niet uit wat hij van je gids denkt. Het doet er toe wat ze denken over degenen die in feite werk. Dus voordat u uw werk tot goedkeuring verzendt, toon het dan aan degenen die het uitvoeren (of presteren). Wat denk je zij?
  • Het toestaan ​​dat ze bij het proces betrokken zijn en u een deel van dit proces kunt voelen, zal ervoor zorgen dat hun locatie u neemt. En onvermijdelijk het feit dat ze uitstekende ideeën hebben!
  • Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 14
    3. Toon uw consultants en teamkwaliteitsborgteam. Zodra het team goed gaat, stuur het dan naar uw adviseurs. Misschien hebben ze minder toegang tot actuele inhoud, maar ze laten je weten of het voldoet aan de vereisten voor registratie, als er iets ontbreekt, en dit alles configureert voor de aanwijzing van officieel en voor het instellen van het systeem.
  • Stuur het naar de goedkeuring met behulp van documentbeheersystemen om een ​​uitlijningsroute te geven. Dit varieert van de organisatie naar de organisatie. In het algemeen heeft u alles nodig om aan de vereisten en richtlijnen te voldoen.
  • Handtekeningen zijn nodig en de meeste organisaties hebben vandaag geen problemen met behulp van elektronische handtekeningen.
  • Titel afbeelding Schrijf een standaard werkingsprocedure Stap 15
    4. Zodra het is goedgekeurd, begint u deze te implementeren. Dit kan de implementatie van formele personeelstraining (inclusief training in het publiek, computer leren en t omvatten.NS.) of het kan betekenen dat uw papier in de badkamer kan worden opgehangen. Zodat het is, laat het werken! Heb je dit geprobeerd?. Tijd voor erkenning!
  • Zorg ervoor dat uw zeven relevant blijft. Als het ooit verouderd wordt, bijdekt u deze bij, goedkeuren en docume de update en herdistribueren hoe het noodzakelijk is. Veiligheid, prestaties en succes van uw team hangen hiervan af.

    • Tips

    • Controleer de verduidelijkingen. Zorg dat er geen verschillende interpretaties zijn. Toon de instructies aan iemand die niet bekend is met het proces en vraag hem om u uw mening over te vertellen - u kunt verrast zijn.
    • Vergeet niet om stakeholders te verbinden, waar mogelijk, dus het gedocumenteerde proces is het daadwerkelijke proces.
    • Gebruik blokschema`s en visuele afbeeldingen om de lezer het proces zelf te maken.
    • Zorg voor uw document om mensen te bekijken voordat ze zijn goedgekeurd.
    • Gebruik een eenvoudige tong om de stappen uit te leggen.
    • Zorg ervoor dat de geschiedenis van het document in elke gewijzigde versie is geregistreerd.
    • Controleer de beschikbaarheid van de ready-versie voordat u een eigen schrijft. Misschien moet je gewoon een paar snelle bewerkingen maken. Zorg er nietig voor dat je nog steeds hun!
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar