Hoe te leren om begrijpelijke instructies te schrijven

Als u een leraar of auteur van de technische documentatie bent, moet u waarschijnlijk regelmatig instructies schrijven. Voor andere mensen kan een dergelijke taak behoorlijk gecompliceerd zijn. Het gebeurt dat de auteur van de instructie een belangrijke stap mist, omdat het voor de hand ligt, of zijn lezers in verwarring brengt met een groot aantal acties op één punt. Als u wilt leren hoe u nauwkeurige instructies wilt schrijven, moet u eerst duidelijk begrijpen hoe u de taak kunt uitvoeren. Probeer dan letterlijk je instructies te volgen en zorg ervoor dat ze zeker uitleggen hoe ze het hoofd kunnen aan.

Stappen

Deel 1 van 3:

Hoe om te gaan met de taak

een. Verzamel de benodigde materialen. Eerst moet je vertrouwd maken met de taak om een beschikbare instructie te schrijven. Verzamel alle benodigde hulpmiddelen en dingen, waarna ze ongeveer in de volgorde verspreiden waarin u ze gaat gebruiken om het probleem op te lossen.

Noteer alles wat je nodig hebt. U kunt een lijst met noodzakelijke hulpmiddelen of materialen aan de instructies toevoegen.

Titel afbeelding Schrijf instructies Stap 2

2. Voer de taak zelf uit. Zelfs als u herhaaldelijk een dergelijke taak hebt opgelost, wordt het aanbevolen om alle acties opnieuw te herhalen, zodat u geen enkele belangrijke stap in de instructies zult vergeten.

Als de taak bekend is, zal ik zeker een verlangen maken om naar de kortste manier te gaan. Probeer alle nodige acties uit te voeren en belangrijke informatie op te geven die misschien wel onbekend is voor de lezer.

Titel afbeelding Schrijf instructies Stap 3

3. Een gedetailleerd plan maken. Na elke stap, schrijf je acties. Het is dus gemakkelijker voor u om de logische procedure in de instructies te behouden. Volg afwisselend de taak en markeer de acties om niet in de war te komen.

Titel afbeelding Schrijf instructies Stap 4

4. Bepaal de doelgroep. Instructies voor dezelfde taak kunnen in verschillende talen worden geschreven, afhankelijk van het doelgroep. Uw instructies voor volwassenen zijn waarschijnlijk niet zoals instructies voor tieners.

Houd rekening met de motivatie. Instructies voor kinderen die het project moeten uitvoeren, zullen verschillen van de instructies voor ouders die helpen kinderen omgaan met het project.

Titel afbeelding Schrijf instructies Stap 5

vijf. Schrijf een ruwe versie van korte introductie. Vertel de lezers in de inleiding, wat voor soort taak kunnen ze uitvoeren met behulp van uw instructies en welk resultaat kan worden verkregen als u de instructies wilt volgen. Er moet bekend zijn dat de meeste lezers de introductie zullen missen of gewoon geen goede aandacht zullen betalen, dus geef geen belangrijke informatie en belangrijke waarschuwingen in de introductie op.

Als de introductie een belangrijke waarschuwing bevat, moet het ook worden gedupliceerd in stapsgewijze acties voor het geval de lezer de introductie zal missen.

Als u bijvoorbeeld uitlegt hoe u een sandwich wilt koken met walnootpasta en jam, kunt u in de introductie vermelden dat zo`n sandwich een eenvoudig en nuttig gerecht is voor ontbijt of lunch voor elk kind.

Deel 2 van 3:

Hoe instructies te schrijven

een. Verdeel de taak voor eenvoudige stappen. Elke stap moet alleen bestaan uit één actie, niet twee of meer. Als het item meer dan twee zinnen bevat, kan het worden onderverdeeld in twee eenvoudige items.

In plaats daarvan "Vergrendel de kraag rond de nek van het huisdier en maak de leiband vast" Getoond "Repareer de kraag rond de nek van een huisdier" en "Bevestig de leiband aan de kraag".
Dus, "Repareer de kraag rond de nek van een huisdier" zal de eerste stap zijn, en "Bevestig de leiband aan de kraag" - Tweede.

Titel afbeelding Schrijf instructies Stap 7

2. Start elk item van het actieve werkwoord. Elke stap moet een actie doen. Het is noodzakelijk om werkwoorden te gebruiken die de lezer zullen tonen, welke actie u moet uitvoeren om deze stap te voltooien.

Schrijf over wat je moet doen, en niet weet of denk.

Bijvoorbeeld, als je uitlegt hoe je PSA kunt lopen, dan "Zorg ervoor dat de kraag strak zit op de halshond" is een efficiëntere zin dan "Leer de juiste kraaggrootte".

Titel afbeelding Schrijf duidelijke instructies Stap 8

3. Observeer de logische volgorde van acties. Stel je voor dat je lezer acties zal uitvoeren zodra het eerste item leest. In de regel leest niemand de instructies onmiddellijk van begin tot eind. Als de lezer iets moet weten om een actie uit dit artikel uit te voeren, geeft u de informatie in de paragraaf op.

Als de acties van dit item gevaarlijk kunnen zijn, geef dan een waarschuwing in in deze paragraaf, en niet in de inleiding of aan het einde van de instructie wanneer het te laat is.

Gebruik tips die de lezer helpen bepalen wat hij deze stap correct heeft voltooid. Schrijf bijvoorbeeld: "De kraag is correct gefixeerd als twee vingers worden geplaatst tussen de nek van de PSA en de kraag".

Titel afbeelding Schrijf Duidelijke instructies Stap 9

4. Haal voorzichtig woorden op. Gebruik eenvoudige woorden die iedereen begrepen zullen worden. In de meeste gevallen is het beter om te doen zonder jargon en speciale termen. Als de term noodzakelijk is, geef dan een korte en eenvoudige definitie.

Als u bijvoorbeeld uitlegt hoe u een claim wilt indienen, dan is u zonder juridische termen niet. Geef in dit geval eerst een eenvoudige definitie en geef vervolgens de term op die in de rechtbank wordt gebruikt.

Titel afbeelding Schrijf instructies Stap 10

vijf. Beschrijf positieve acties. In de regel is het beter om de lezer te informeren die hij zou moeten doen, en niet wat u niet hoeft te doen. Als een persoon instructies leest, is hij geconfigureerd om de taak uit te voeren. Zeg niet wat u niet hoeft te doen, anders kan het in de war raken en deze actie nog steeds uitvoeren.

Dus, in het geval van de halsband beter om op te geven "Zorg ervoor dat de kraag strak zit" In plaats van de uitdrukking "Gebruik geen te kleine kraag".

Titel afbeelding Schrijf Duidelijke instructies Stap 11

6. Schrijf in de tweede persoon. Voornaamwoord "jij" Hiermee kunt u direct contact opnemen met de lezer en verwarring te voorkomen. De lezer zal zeker begrijpen wat er moet worden gedaan om met de taak om te gaan, en zal niet beginnen te twijfelen.

Bijvoorbeeld, als u schrijft "De hendel moet in de onderste positie staan", Dan begint de lezer te raden wie de hendel moet verlagen. "Je moet de hendel verlagen" of zelfs "Laat de hendel zakken" Zal de plaats niet twijfel overnemen of het deze actie moet uitvoeren.

Titel afbeelding Schrijf instructies Stap 12

7. Geef andere opties op. Sommige acties kunnen op verschillende manieren worden uitgevoerd. Specificeer in dit geval alternatieve methoden zodat de lezer de voorkeursoptie kan kiezen.

Als u bijvoorbeeld uitlegt hoe u een sandwich kunt koken met notenolie en jam, kunt u toevoegen: "Gebruik olie van amandelmoeren in geval van allergieën voor pinda`s".

Titel afbeelding Schrijf instructies Stap 13

acht. Gebruik visuele afbeeldingen. Je bent zeker een bekende zin "Beter om een keer te zien dan honderd keer te horen". Dus in het geval van de instructies, kan het beeld of het schema toegankelijker toegankelijk zijn om de essentie van de actie uit te leggen dan een gedetailleerde beschrijving.

Zorg er in het geval van technische instructies ervoor dat de lezer acties in de afbeelding kan overwegen. Gereedschappen of handen mogen het hoofdproces niet de schuld geven.

Deel 3 van 3:

Instructies controleren

een. Organiseer instructies in de vorm van actie Blokken. Sommige complexe taken kunnen uit verschillende blokken bestaan. Als de surround-taak verschillende blokken bevat, spreid ze ze in verschillende secties uit.

Als u genummerde stappen bent, moet de nummering eerst in elke sectie starten. Dus de lezer zal na elke sectie de vreugde van voltooide taak ervaren.
Verdeel de taak om te blokkeren, zelfs als het niet bestaat uit gedeeltelijk onafhankelijke acties. Te veel stappen kunnen de lezer ontmoedigen.

Titel afbeelding Schrijf instructies Stap 15

2. Voer de taak uit op uw instructies. Als je niet het hoofd kunt aan de taak van instructies die je hebt geschreven, zullen ze dan ook nutteloos zijn. Vraag ook vrienden om je instructies te volgen en ontdek welke moeilijkheden ze tegenkomen.

Soms moet u de instructies meerdere keren controleren, vooral met een groot aantal stappen of complexe acties.

Titel afbeelding Schrijf instructies Stap 16

3. De nodige wijzigingen aanbrengen. Typos en grammaticale fouten kunnen de beschikbare instructies vernietigen, waardoor de lezer uw instructies niet kan gebruiken. Lees de tekst van tevoren terug en in de gebruikelijke volgorde om alle fouten te detecteren.

Als je twijfelt aan je redactionele vaardigheden, vraag dan een vriend om de instructies te lezen.

Titel afbeelding Schrijf instructies Stap 17

4. Geef een lijst met benodigde hulpmiddelen en materialen op. Een dergelijke lijst zal erg handig zijn als de taak niet wordt gedaan zonder specifieke gereedschappen. Plaats de lijst dichter bij het begin van de tekst zodat de lezer onmiddellijk materialen voorbereidt en pas toen begon te werken.

Stel je voor wat je nodig hebt om een recept voor kookboek te schrijven. Aan het begin van het recept zal een lijst met producten en keukengerei worden aangegeven, zonder welke het onmogelijk is om een gerecht te bereiden.

Titel afbeelding Schrijf instructies Stap 18

vijf. Geef de nodige waarschuwingen op. Na het controleren van de instructies kan blijken dat de taak zich op zichzelf verborgen gevaren bevindt die niet worden weerspiegeld in de tekst. Zet de lezer om te weten dat hij de voorzorgsmaatregelen maakt.

Bijvoorbeeld, in de instructies over het koken van water, moet worden gemeld dat de waterkoker heet zal zijn voordat het water begint te koken.

Deel in het sociale netwerk: