Hoe te documenteren Proces

De bedrijven documenteren vaak het proces voor elke medewerker om te weten hoe u het correct kunt uitvoeren, of om het proces te analyseren om het te verbeteren. Als u wordt gevraagd om het proces te documenteren of uzelf besloten om dit te doen, zorg dan dat u die mensen gebruikt die behoorlijk ervaren en competent zijn in het proces als geheel. De volgende zijn beschreven twee soorten grafische weergave, maar als u denkt dat uw proces geschikt is voor een eenvoudig diagram van een ander type of tekstdocument, kunt u uw optie gebruiken. Lees in dit geval het gedeelte met gedeelde tips om een idee te krijgen van het doel van de procesdocumentatie.

Stappen

Methode 1 van 4:

Een beslissing nemen om uw proces te documenteren

een. Richt indien mogelijk op één proces tegelijk. Probeer niet al uw werk in één structurele regeling te beschrijven. Het is veel gemakkelijker om een aantal korte documenten bij te houden die afzonderlijk op elke taak zijn gestopt.

Als u een grootschalig project moet documenteren als de oprichting van het product van een bedrijf uit het concept te koop, kunt u eenvoudige namen gebruiken, verwijzend naar elke taak in het proces. Gebruik indien nodig aanvullende documenten om elke taak in meer detail uit te leggen.

Titel afbeelding Document een proces Stap 2

2. Kruid het hele beeld tot kleinere processen. Dit zijn belangrijke taken die tijdens het proces worden uitgevoerd. Als u niet nauw vertrouwd bent met de thema`s van processen die document, vraagt u naar hen projectmanagers of andere experts in dit proces om een duidelijk idee te krijgen van de opgenomen taken.

In het algemeen, als de stap in uw document meer dan één werkwoord of woord bevat "en", Het kan waarschijnlijk worden onderverdeeld in twee stappen. Bijvoorbeeld, "Zet het broodje en briket van gegrild vlees" Je moet splitsen "Zet de grillbriket" en "Zet het grillbroodje".

Titel afbeelding Document een proces Stap 3

3. Bepaal of het eenvoudige proces voldoende is voor een tekstdocument.Als uw proces elke keer niet zo verschillend is en slechts een aantal oplossingen of variaties omvat, kunt u gewoon de lijst met de stappen noteren. Gebruik een elektronisch tekstdocument (zoals een Microsoft Word-bestand) of gewoon een vel omzoomd papier.

Titel afbeelding Document een proces Stap 4

4. Overweeg de mogelijkheid om een structurele regeling te creëren. Eenvoudige structurele regeling - een handige manier om het proces visueel te tonen zoals later in het gedeelte op deze pagina wordt beschreven. Je kunt ook meer complexe structurele regelingen creëren, maar voor de meeste processen hebben ze het niet nodig. Denk aan om de instructies in dit gedeelte op complexe schema`s alleen te volgen als uw proces meer dan tien stappen bevat en Je hebt meer dan drie mensen die verschillende stappen van het proces uitvoeren.

Titel afbeelding Document een proces Stap 5

vijf. Als het mogelijk is, probeer dan beknopte regelingen te creëren. Eén pagina is perfect, maar zelfs voor complexe processen, probeer ons te beperken tot 5 pagina`s en minder. Alleen gespecialiseerde en complexe taken vereisen langer documenten, en zelfs dan alleen als er mensen zijn die taken uitvoeren.

Als het document bijvoorbeeld is ontworpen om te dienen als een gids voor artsen, diagnosticeren van kanker, vermeldt u waarschijnlijk elke diagnostische test die kan worden toegepast. Als hetzelfde proces echter is gedocumenteerd om aan de managers te worden ingediend, maakt u een inzendingsdocument aan, dat gedetailleerde stappen verlaagt, zoals de definitie van welke instelling voor een specifiek mechanisme wordt ingesteld.

Verwijder de bijvoeglijke naamwoorden van de namen van taken. Titels moeten duidelijk en kort zijn. Schrijf bijvoorbeeld: "Verzend accountclient", maar niet "Stuur een volledig account voor alle services aan de klant die producten heeft besteld".

Titel afbeelding Document een proces Stap 6

6. Schakel de visuele hulpmiddelen in als ze helpen het lezen van het proces te vergemakkelijken. Sommige mensen zien de visuele weergave van het materiaal beter dan het lezen van de tekst, vooral als dit managers, managers of andere mensen zijn die mogelijk geen praktische ervaring zijn in het proces dat u documenteert. Het kan diagrammen, foto`s of schermafbeeldingen zijn, maar laat ze eenvoudig en duidelijk zijn.

Schakel bovendien diagrammen en afbeeldingen in als ze nodig zijn om de term in het document te begrijpen dat het proces beschrijft. Als het document bijvoorbeeld een lezer vereist om het verschil te bepalen tussen de twee soorten mechanismen, geeft u duidelijke afbeeldingen of schema`s van deze mechanismen.

Neem geen illustraties of andere afbeeldingen op die gemakkelijk te entertainen zijn.

Titel afbeelding Document een proces Stap 7

7. Bel mensen volgens hun positie, en niet op naam. Het document kan langer dan een persoon bevatten. Niet schrijven: "Stuur Protocol Collection Kate". Schrijven: "Stuur Protocol Meeting Chair." Als u denkt dat de naam noodzakelijk is om ervoor te zorgen dat het leesdocument wist met wie contact moet opnemen, als een naam en de positie schrijven.

Titel afbeelding Document een proces Stap 8

acht. Duidelijk aanwijzen van processen met betrekking tot elkaar. Bijvoorbeeld een document voor het proces "Organisatie van informatie Bulletin" kan eindigen met opmerkingen: "Het eindresultaat gaat op bewerken. Cm. Document genaamd "Bulletin bewerken". Document genaamd "Bulletin bewerken" Kan opmerkingen beginnen: "Dit document wordt voorafgegaan "Organisatie van informatie Bulletin" En einde "Nu gaat het publiceren. Cm. Document genaamd "Publicatie Bulletin".

Titel afbeelding Document een proces Stap 9

negen. U moet beschikbare documenten maken die kunnen worden bewerkt. Maak kopieën dat mensen kunnen lezen of bestuderen. Het belangrijkste elektronische document moet in een formaat zijn dat kan worden bewerkt, zodat het, indien nodig, het mogelijk is om er veranderingen aan te brengen.

PDF-bestanden worden niet bewerkt. Als u gespecialiseerde software gebruikt voor het maken van diagrammen, kijk er nog een uniek bestandsindeling voor het opslaan van bewerkbare documenten. Andere mensen worden waarschijnlijk gedownload of het kopen van dezelfde software voordat ze het document kunnen bewerken.

Voor documenten alleen met tekst Gebruik gemeenschappelijke bestandsindelingen, zoals .Doc, .docx, .Txt of .RTF. Als u frequent wijzigingen in het document voorziet, gebruikt u het online bestand delen zoals Google Docs, zodat mensen altijd de meest relevante versie hebben gezien.

Titel afbeelding Document een proces Stap 10

10. Geef de documentatie van het proces zorgvuldig aan. Neem de creatie en datum van het laatstbewerking op in een prominente plaats in elk document, bijvoorbeeld bovenaan de pagina. Als het document meerdere mensen kan bewerken, kan deze ook ook de naam of initialen naast de laatste veranderdatum opgeven. Ten slotte vermeld de naam en de naam van het bestand dat duidelijk duidelijk maakt welk proces erin is gedocumenteerd.

Methode 2 van 4:

Een structurele regeling creëren

een. Maak eenvoudig eenvoudige taken uit, maak een structurele regeling. Ze zijn geweldig voor het beeld van basisinformatie, alleen voor het lezen en visueel. Structurele regelingen kunnen worden gebruikt om nieuwe werknemers te helpen omgaan met eenvoudige taken tijdens de beroepsopleiding, of om een werknemer te helpen die tijdelijk de taak vervult als gevolg van het ontbreken van zijn collega.

Titel afbeelding Document een proces Stap 12

2. Organiseer de structurele regeling van links naar rechts of boven naar beneden. Wanneer u een dergelijke regeling maakt, tekent u een frame voor elke procestaak en verbindt u ze met pijlen om de reeks te tonen van het uitvoeren van de nodige taken. Begin aan de linkerkant of de bovenkant van de pagina, hoe zou u het doen als u schreef. Als u de stappen in volgorde plaatst, is het onmiddellijk gemakkelijker te begrijpen welke van hen.

Als u met een taal werkt, die wordt onderscheiden door de richting van de brief van het Russisch, gebruik dan de juiste richting. Bijvoorbeeld, de structurele regeling, gecompileerd in het Arabisch, gaat naar rechts naar links.

Zodat de richting duidelijk was, gebruik de pijlen. Teken geen lijn tussen taken.

Titel afbeelding Document een proces Stap 13

3. Begin met een mok met aanwijzing "Begin." Als uw schema klein genoeg is en in één rij of kolom wordt geplaatst, heeft u mogelijk niet zo`n cirkel nodig. En in veel complexe structurele schema`s is het nuttig om zo`n duidelijke cirkel te hebben "Begin".

Titel afbeelding Document een proces Stap 14

4. Teken een driehoek genaamd de eerste taak binnen. Teken een pijl die van een mok wijzend "Begin" vóór het raamwerk met de eerste taak binnen. Bijvoorbeeld, "Neem klantbestellingen."

Titel afbeelding Document een proces Stap 15

vijf. Foto een pijl naar de volgende taak of vraag. Deze pijl geeft het volgende frame aan met de tweede taak. Als u de tweede taak uitvoert, moet u een beslissing nemen of de vraag beantwoorden, deze vraag in de Rhombus schrijven.

Gebruik indien mogelijk een andere kleur voor Rhombus dan voor frames.

Titel afbeelding Document een proces Stap 16

6. Ga van rhombuses met oplossingen voor taken die afhankelijk zijn van de antwoorden. Laten we bijvoorbeeld zeggen, het raamwerk met de taak "Neem de klant" leidt naar een rhombus met een vraag "Water besteld?" Teken twee pijlen van Rhomba. Op één schrijven "Ja" en maak verbinding met een aangewezen frame: "Geef cliëntwater". Op de andere pijl schrijven "Nee" en leid het naar het aangegeven frame "Breng de bestelling over naar de kok".

Methode 3 van 4:

Een complexe structurele regeling opstellen

een. Gebruik ze voor complexe processen die verschillende mensen of afdelingen gebruiken. Als u een uitgebreid proces documenteert waarin verschillende mensen, teams of afdelingen deelnemen, die afzonderlijk werken, overweeg dan de uitvoeringsvorm van een complexe structurele regeling. Het type structurele regeling dat hier wordt beschreven, wordt genoemd"Schema van zwemsporen" of "Rammler-brasha". Volgens de regeling wordt duidelijk gezien wie verantwoordelijk is voor elke taak, en het is gemakkelijker om de secties te bepalen waar het proces kan worden verbeterd.

De structurele regeling moet beschrijven hoe het proces nu gebeurt, en niet hoe het zou moeten gebeuren.

Titel afbeelding Document een proces Stap 18

2. Denk aan het gebruik van software. Als gevolg hiervan zal de regeling waarschijnlijk nalemer en leesbaar uitzien als software wordt gebruikt om diagrammen te maken. De aanwezigheid van een elektronisch bestand vereenvoudigt ook veranderingen als ze nodig hebben. Kijk naar internet "Voor procesmapping", Maar zorg ervoor dat u het downloadt of koopt, waarmee u Rammler-Brasha-schema`s kunt maken.

Titel afbeelding Document een proces Stap 19

3. Schrijf voorzichtig naar de kolom aan de linkerkant op de lijst van alle deelnemers aan het proces. Elke regel kan worden aangeduid door de afdeling, team of titel van de functie van de persoon. Elke deelnemer is verantwoordelijk voor taken in een horizontale lijn, die zich uitstrekt langs de pagina. Soms wordt het genoemd "Zwemspoor" Deelnemer.

Tracks kunnen met kleur worden gemarkeerd of niet. Ze moeten altijd worden gescheiden door dikke zwarte lijnen, zodat de schema`s gemakkelijk te lezen zijn aan mensen die lijden aan kleurenblindheid.

Probeer interagerende groepen naast de deur te lokaliseren. Het is echter niet nodig.

Titel afbeelding Document een proces Stap 20

4. Begin met de eerste taak. Start het proces met de plaatsing van de eerste taak in het frame aan de linkerkant van de pagina, een beetje rechts van de deelnemer die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van deze taak. Bijvoorbeeld, een academische onderzoeksafdeling begint het proces van het maken van een productidee, geeft het frame weer op de rechterkant van het woord "Studie" En duiden het aan Maak productidee.

Titel afbeelding Document Een proces Stap 21

vijf. Doorgaan en met een conventionele structurele regeling, maar plaats de taken in de richting aan de rechterkant en plaats ze in de gewenste reeks. Als de onderzoeksafdeling vervolgens het productidee naar de marketingafdeling voor focustests verzendt, tekent u een pijl Maak productidee Naar het frame in de afdeling Marketing, rechts van het vorige frame. Herken dit frame Focus testen.

Soms kan de taak worden herhaald, bijvoorbeeld, kan het product later terugkeren voor extra focustests. Als het proces zelf terugkeert naar dezelfde vroege fase, teken dan een pijl terug naar het originele frame dat wordt aangegeven door Focus testen. Als het proces nog steeds anders is dan de initiaal (bijvoorbeeld, is het een geavanceerde ronde van focus-testen, wat leidt tot andere taken), maak een nieuw frame met een andere naam als Geavanceerde focus testen.

Titel afbeelding Document een proces Stap 22

6. Leer Rhombus en Mokken te gebruiken. In de meeste structurele verschuivingen worden frames, diamanten en cirkels gebruikt en de pijlen tussen hen. Je bent al een frame tegengekomen dat wordt aangegeven door de naam van de taak. Wanneer er verschillende mogelijke resultaten zijn, gebruik dan een rhombus. Als het eindresultaat is bereikt, gebruikt u mokken. Doorgaan met het vorige voorbeeld, teken een pijl van Focus testen naar rhombus aangewezen Product goedgekeurd? Teken de pijl van de ruit, die het aanduidt Nee, en verbind het met een aangewezen cirkel Voltooiing van het proces. De tweede pijl aangegeven Ja kan leiden tot de volgende procestaak.

Plaats de rhombus in de rij of "Zwemspoor" deelnemer die verantwoordelijk is voor deze beslissing.

Cirkel, aangewezen Voltooiing van het proces moet op zijn rij zijn, zonder een deelnemer die ermee verbonden is.

In het structurele regeling zijn er nog steeds veel andere speciale karakters, maar ze worden zelden gebruikt en hebben u niet noodzakelijk nodig. Als u denkt dat uw document zal winnen van een beetje meer diversiteit, zonder aarzeling, onderzoekt ze zelf.

Titel afbeelding Document een proces Stap 23

7. Wees opeenvolgend. Gebruik de frames van ongeveer dezelfde grootte en niet meer dan twee of drie gemakkelijk te onderscheiden kleuren, zodat het schema zo gemakkelijk te lezen is. Alle frames (taken) kunnen bijvoorbeeld een blauwe achtergrond zijn, en alle diamanten (vragen) kunnen geel zijn.

Maak indien mogelijk de antwoordlijn "Ja" Begonnen altijd aan de ene kant van het frame (bijvoorbeeld rechts) en het antwoord "Nee" - altijd aan de andere kant (bijvoorbeeld hieronder). Het is niet altijd gemakkelijk of mogelijk om te bereiken, dus verspil het niet te veel tijd.

Titel afbeelding Document een proces Stap 24

acht. Ga indien nodig naar een andere pagina. Het is beter om meerdere pagina`s te gebruiken dan om een diagram te maken te maken om te lezen. Gebruik duidelijk aangegeven overgangen of pijlen om duidelijk te zijn hoe het schema doorgaat. Teken bijvoorbeeld een pijl aangegeven A, leidend op de juiste pagina. Teken op de volgende pagina een pijl uit de linkerkant van de pagina en aangeduid als A.

Titel afbeelding Document een proces Stap 25

negen. Bewerk het structurele regeling. Voltooi elk mogelijk "manier" in de regeling en controleer of ergens geen zin zal zijn. Idealiter vraag iemand anders bekend met het proces, bekijk de regeling om fouten te elimineren en de gemiste stappen te bepalen. Nadat u eerder naar het document en gecorrigeerde fouten hebt gekeken, kunt u deze verzenden of presenteren aan andere betrokken personen. Bewerk echter de regeling als het proces later enigszins is gewijzigd door een bijgewerkte versie te verzenden naar degenen die het document gebruiken.

Methode 4 van 4:

Analyse van het document om het proces te verbeteren

een. Identificeer gebieden waar het nuttig zou zijn om kwaliteitscontrole uit te voeren. Telkens wanneer het proces van de ene persoon of team naar de andere gaat, denk dan, misschien het de moeite waard om het werk tijdens uitvoering te controleren en te bepalen of het mogelijk is om door te gaan. Of de kwaliteit vaak lager is dan de norm na een bepaalde stap, vooral de stap die wordt uitgevoerd door een onervaren teamlid? Wat het proces de hoogste impact op kwaliteit maakt en kan extra aandacht vereisen?

Als u echt besluit om een kwaliteitsverificatiestap in dit proces aan te bevelen, ontwikkelt u duidelijke criteria "Overgang" Naar de volgende stap. Laat mensen niet verliezen om te raden over welke kwaliteitsnormen worden toegepast.

Titel afbeelding Document een proces Stap 27

2. Zoek naar dubbele taken. Als u twee identieke taken in uw diagram of document of document hebt, denk dan aan of het geschikt is. Soms is het niet slecht om de taak te herhalen om de kwaliteitscontrole te verbeteren (bijvoorbeeld twee afdelingen worden gecontroleerd op verschillende stadia). Desalniettemin moeten eenvoudige taken, zoals de FOSTER, niet meer dan eens voor het proces bijeenkomen. Aanbieden dat een van de dubbele stappen uit de procesprocedure verwijdert.

Titel afbeelding Document een proces Stap 28

3. Zoek naar onnodige bewegingen tussen afdelingen. Uw document kan aantonen dat het individu A en vooral bij het verzenden van de verantwoordelijkheid voor het proces meerdere keren heen en weer. Is het mogelijk om het aantal onnodige overgangen te verminderen? Als u het proces kunt herbouwen, kunt u verschillende taken per keer uitvoeren en passeren dan de taak van.

Tips

Om het proces meer te documenteren, make-up verschillende structurele circuits of grafieken. Ontwikkel eerst een grafische weergave van het algemene beeld of het proces. Inclusief kleinere processen op deze foto. Maak vervolgens een andere visuele weergave die zich richt op kleinere processen. Toon de taken die deze kleinere processen vormen.

Deel in het sociale netwerk:

Hoe het proces te documenteren

Stappen

Tips