Hoe een wekelijks rapport te schrijven (met illustraties)

Wekelijkse rapporten kunnen in verschillende gevallen vereist zijn: bij retailondernemingen, in het proces van onderzoek, bij het passeren van praktijken of stages. Leer hoe je competent wekelijks rapporten kunt maken, zodat je manager duidelijk gezien hoe je baan in beweging is.

Stappen

Deel 1 van 3:

Informatievoerregels

een. Bepaal het doel van de rapportage. Wekelijkse rapporten kunnen deel uitmaken van werk- of studierechten, maar er kan niet worden gezegd dat het rapport alleen is omwille van deze taken. Bepaal de functies die worden opgeroepen om een wekelijks rapport uit te voeren om te weten welke informatie erin wordt weerspiegeld en wat er speciale aandacht aan moet betalen.

In de regel is het rapport bedoeld om managers over de huidige stand van zaken te informeren of hen te helpen beslissingen te nemen.
Als u bijvoorbeeld een retailmanager bent, heeft u mogelijk rapporten nodig met de definitieve verkoopprijzen per week. Volgens dergelijke rapporten kan het hoofd de efficiëntie van werknemers beoordelen, prijzen aanpassen en orders analyseren.
Rapporten over het onderzoeksproject, stage of trainingspraktijk stellen u in staat om aan uw wetenschappelijke supervisor te tonen hoe uw werk is geavanceerd, deel belangrijke prestaties of ontdekkingen.

Titel afbeelding Schrijf een wekelijkse rapport Stap 2

2. Bepaal wie is geadresseerd aan uw rapport. Het is onmogelijk om een competent rapport te compileren als u niet weet wie het is bedoeld voor welk doel. Alleen dit kan worden begrepen welke informatie de grootste waarde is.

Kennis van de doelgroep stelt u in staat om de rapportstructuur competent te organiseren en de juiste taal te gebruiken. Een rapport voor basisschoolstudenten zal bijvoorbeeld absoluut niet vergelijkbaar zijn met de tekst die is ontworpen voor de leiders van een groot bedrijf.

Het is ook belangrijk om te begrijpen welke momenten al bekend zijn bij de potentiële lezer, en welke vragen het nodig is om extra bronnen te verduidelijken of te verstrekken. Bijvoorbeeld, het creëren van een rapport over juridische kwesties, die bedoeld is voor de Raad van Advocaten, hoeft u absoluut geen gedetailleerde uitleg te geven van de bestaande wetten. Aan de andere kant zijn dergelijke verklaringen nodig als het rapport is bedoeld voor managers zonder juridisch onderwijs.

Als het rapport is samengesteld in verband met de stage, onderzoek of ander deel van het onderwijsproces, is het belangrijk om te begrijpen dat uw publiek geen leraar of een supervisor is, zelfs als u het rapport aan hen passeert. Focus op de essentie van het project en het specifieke kennisgebied om te begrijpen wat is uw lezer.

Titel afbeelding Schrijf een wekelijks rapport Stap 3

3. Plute informatie in de volgorde van belangrijkheid. Hoewel het rapport beknopt en in wezen moet worden geschreven, kan het in dit geval het niet lezen. Om deze reden moeten de belangrijkste gegevens met de uitkomst en conclusies aan het begin van de tekst worden geplaatst.

Als u bijvoorbeeld drie verschillende merken apparatuur wilt vergelijken en vergelijken en de beste optie aanbevelen, kunt u beginnen met de resultaten en vervolgens uw keuze uitleggen.

In de regel is de eerste rapportpagina een kort overzicht van de resultaten, conclusies en aanbevelingen. Gedetailleerde verklaringen moeten vooral de tekst van het document zijn, zodat lezers, indien nodig, de oorzaken van dergelijke conclusies kunnen begrijpen.

Titel afbeelding Schrijf een wekelijks rapport Stap 4

4. Realiseer een typisch "Fate" -rapport. In de meeste gevallen zijn wekelijkse rapporten nodig voor boekhouding en kantoorwerk, zodat ze eenvoudig worden gevoerd en het archief binnenkomen. Het is beter om het onmiddellijk te beseffen dat de rapporten extreem zelden van het begin tot het einde zijn gelezen.

Dit feit is geen reden om lui te zijn of een rapport te schrijven terwijl het viel. Uw rapporten weerspiegelen uw houding ten opzichte van werk en uw kwaliteiten als werknemer of student. Bij een terloops samengestelde rapport zal je zeker aandacht vestigen en de woorden "ik wist dat je het niet leest" zal absoluut niet de rechtvaardiging waardig zijn.

Het gehele rapport moet kwalitatief en competent zijn, maar er moet speciale aandacht worden besteed aan die onderdelen die waarschijnlijk zullen worden gelezen. Deze omvatten meestal samenvatting en conclusies of aanbevelingen. Betaal ze speciale aandacht.

Het is belangrijk om te begrijpen dat de werkgever het verslag helemaal niet leest omdat hij geen enkel geval heeft of geen rapport nodig heeft. Supreme Leaders zijn altijd extreem druk, daarom kunnen ze substantiële informatie identificeren waarmee u effectief beslissingen kunt nemen. Dergelijke gezichten zullen het gehele rapport niet lezen, als dit niet nodig is, maar ze kunnen er later altijd naar terugkeren.

Deel 2 van 3:

Rapporteer structuur

een. Vraag het monster. Veel bedrijven hebben een standaard wekelijks rapportformaat aangenomen en managers kunnen wennen aan het verkrijgen van informatie in een bepaald formulier. Ander rapportformaat kan verwarring veroorzaken.

Bijzonder attent zijn met verkooprapporten. Managers wennen aan een specifieke rapportstructuur en kunnen de nodige informatie van de ene blik op de pagina vinden. Als u weggaat van het ontvangen formaat, is het rapport bijna nutteloos, omdat de manager de volledige tekst opnieuw moet lezen om de nodige informatie te vinden.
Neem contact op met de secretaresse en vraag u om u een steekproef te geven om de fiets niet opnieuw opnieuw uit te vinden. Vaak is er in bedrijven een documentsjabloon met alle parameters, inclusief velden, lettertypen, tabelstijlen en paragrafen.

Titel afbeelding Schrijf een wekelijks rapport Stap 6

2. Overweeg de referentiemethode. Afdrukdocument of elektronische toepassing is volledig anders dan een rapport dat wordt geserveerd in de e-mailtekst.

Als het rapport bijvoorbeeld als bijlage in een e-mail wordt ingediend, moet een samenvatting worden opgenomen in de tekst van de brief. Dan hoeft de lezer de bijlage niet te openen om het basisidee te begrijpen.

Voor een gedrukt rapport is het meestal nodig om een begeleidende brief of een titelpagina voor te bereiden, zodat het rapport correct kan worden geïdentificeerd en ingevoerd.

Ongeacht het rapport van het rapport, het is belangrijk om uw achternaam op elke pagina op te geven en verdooft ze in het formaat "X van Y". Pagina`s kunnen eenvoudig worden onderverdeeld, dus het is belangrijk om te weten hoe het rapport is geschreven over het aantal pagina`s en wie is de auteur van het document.

Alle benodigde informatie kan worden opgegeven in de bovenste voettekst. Typ het bijvoorbeeld in: "Verkooprapport, Ivanov Peter Arkadyevich, week 32, pagina 3 van 7".

Titel afbeelding Schrijf een wekelijks rapport Stap 7

3. Bevoegde samenvatting. De samenvatting van het verslag past meestal op een paar paragrafen en elke sectie wordt doorgestuurd door één tot twee zinnen. Het punt is dat de manager genoeg was om slechts een samenvatting te lezen en, als uw conclusies samenvallen met zijn aannames over dit onderwerp, ondernemen actie zonder het volledige rapport te hoeven lezen.

Het is belangrijk dat de samenvatting wordt geschreven, betaalbare en beknopte taal. Gebruik geen professionele jargon en speciale termen die verklaringen vereisen, zelfs als de lezer goed thuis is in sectorale terminologie.

Korte inhoud is samengesteld na de voltooiing van de resterende rapportitems. Het is onmogelijk om de alinea`s kort samen te vatten die nog niet zijn geschreven, zelfs met een gedetailleerd plan. Tijdens het werk kan veel veranderen.

Titel afbeelding Schrijf een wekelijks rapport Stap 8

4. Denk aan de structuur van alinea`s en secties. Bepaal met het formaat en laat een verslagpartitieplan achter die aan de taken voldoet.

Het plan moet logisch zijn, secties moeten er een naar een ander stromen. Overweeg ook wie een potentiële rapportlezer is.

In de regel bestaat het rapport uit een samenvatting, introductie, conclusies en aanbevelingen, gegevens en uitleg, evenals een lijst met bronnen. Uitgebreide rapporten kunnen worden aangevuld met bijlagen met belangrijke gegevens en tabellen, maar wekelijkse rapporten zijn meestal niet zo lang.

Elke sectie moet op één vraag raken. Elke alinea in het gedeelte beschrijft één idee. Dus, als het gedeelte van het wekelijkse verkooprapport "populaire kledingmerken voor kinderen" wordt genoemd, moet elk merk één alinea krijgen. Als u afzonderlijk kleding voor jongens en meisjes moet specificeren, gebruikt u subsecties (met geschikte ondertitels) voor elk merk, binnen waarvan wij met één paragraaf met kleding voor jongens en één - kleding voor meisjes met pensioen gaan.

Titel afbeelding Schrijf een wekelijks rapport Stap 9

vijf. Maak een titelpagina of de begeleidende brief. Voor samenvattende rapporten is de titellijst niet vereist, maar het gedetailleerde rapport moet worden geleverd met een apart blad met een indicatie van de auteur van het rapport en een korte beschrijving van de taak.

De titelpagina verschilt van korte inhoud, aangezien daadwerkelijk alleen de informatie bevat die nodig is om het rapport correct te registreren en te bedekken.

De organisatie kan een standaard sjabloon-titelpagina voor wekelijkse rapporten bestaan. Volg in dit geval de vastgestelde regels.

Op de titelpagina moet u een naam of beschrijving van het rapport opgeven (bijvoorbeeld een wekelijks verkooprapport), de naam van de compiler en alle co-auteurs, de naam van het bedrijf, de datum van opstellen of indienen van de rapport.

Deel 3 van 3:

CARGHUTH WORDEN EN WANDELING

een. Verzinnen bekwame krantenkoppen en ondertitels. Met deze rapportelementen kunnen de lezer snel de nodige secties en aanvullende informatie vinden die helpt om de conclusies en aanbevelingen te begrijpen.

De krantenkoppen en ondertitels van secties moeten de inhoud nauwkeurig en begrijpen.
In een wekelijks verkooprapport kunt u bijvoorbeeld de sectie "Trends in Dameskleding" gebruiken, "Trends in Herenkleding" en "Populaire merken kinderkleding". Vervolgens kunt u in elk gedeelte subsecties selecteren, waarvan de namen de duidelijke trends of namen van populaire merken zullen weerspiegelen.
Gebruik dezelfde grammaticale ontwerpen voor alle koppen om logisch en consistent uit te zien. Als de eerste koptekst bijvoorbeeld is geformuleerd als "de beste producten uit de mannelijke collectie", moet de volgende titel "leidende positie in dameskleding" zijn, en niet "Verkoop van goederen voor vrouwen ontvangen".

Titel afbeelding Schrijf een wekelijks rapport Stap 11

2. Gebruik eenvoudige en begrijpelijke aanbiedingen. Uw rapport moet bestaan uit voorstellen met een eenvoudige structuur "onderwerp, LED, Supplement" om duidelijk uw gedachten uit te drukken en uw vertrouwen in de conclusies en aanbevelingen te tonen.

Lees de conceptversie opnieuw en steek alle extra woorden over. Zoek in elke zin de kunstenaar in de actie en plaats het voor het werkwoord. Schematisch voorstellen moeten van de "wie doet wat".

Ontkomen van overtollige woorden en zinsdelen zoals "vandaag", "met het doel om" of "voor beschikbaarheid".

Deze stijl lijkt misschien saai, maar je bent de taak niet waard om de lezer te vermaken. Voor het rapport is het veel belangrijker om belangrijke aspecten en conclusies effectief over te brengen.

Titel afbeelding Schrijf een wekelijks rapport Stap 12

3. Maak objectieve en onpartijdige conclusies. In het rapport is het vaak noodzakelijk om aanbevelingen te leveren, maar ze moeten gebaseerd zijn op feiten, en geen persoonlijke meningen en sensaties. Het is belangrijk om de lezer te overtuigen met onweerlegbaar bewijs en duidelijkheid van het denken.

Gebruik geen bijvoeglijke naamwoorden, evenals andere woorden en uitdrukkingen met een uitgesproken positieve of negatieve emotionele kleur. Focus op feiten en gezond verstand.

Bijvoorbeeld, in het rapport, beveel je aan een van de verkoopmanagers te verhogen. Versterk uw aanbeveling aan feiten die aantonen dat een persoon echt toeneemt, maar geen subjectieve mening geeft en geen beroep doet op emoties. "Alina toont regelmatig de beste resultaten, hoewel het slechts 15 uur per week werkt" overtuigend dan "Alina is een heel aardig persoon en probeert altijd, hoewel het gedwongen wordt om een onvolledige week te werken, omdat hij zorgt voor ouderen moeder.".

Titel afbeelding Schrijf een wekelijks rapport Stap 13

4. Gebruik overtuigende werkwoorden. Als de tekst in een geldige belofte is geschreven, wordt de actie in het voorstel in één woord uitgedrukt - werkwoord. Gebruik de ruime en overtuigende werkwoorden die de actie duidelijk beschrijven.

Het is raadzaam om de voorkeur te geven aan eenvoudige werkwoorden. Bijvoorbeeld, "verkopen" is altijd beter dan "implementeren".

Soms zijn werkwoorden nodig, het uiten van mentale processen - denken, weten, begrijpen, geloven - maar in het algemeen zijn ze inferieur aan werkwoorden van actie. Probeer uw verklaring in te zetten en in actie te zetten. U schreef bijvoorbeeld: "Ik geloof dat de verkoop in de volgende maanden zal toenemen". Implementeer de goedkeuring en schets de oorzaken voor een dergelijke aanname. Herformuleer het aanbod: "Toont als oefeningen, in het seizoen van vakanties, verhoogt de verkoop. Ik voorspel dat de verkoopprijzen van november en december zullen toenemen. ".

De tekst moet gericht zijn op actie. Lees het rapport opnieuw, probeer te ontdoen van onnodige voorzetsels en vervang overtollige woorden door overtuigende werkwoorden te overtuigen. "Assist" kan bijvoorbeeld worden vervangen door "Help" en "Bescherming bieden" - om "te beschermen".

Titel afbeelding Schrijf een wekelijks rapport Stap 14

vijf. Gebruik het lijden niet. Passieve vorm treft uit het voorstel van het onderwerp van actie en het object komt naar voren. In sommige situaties is passieve aanbetaling nodig van politieke of diplomatieke overwegingen, maar meestal maakt het de tekst in de war en mistig.

De daadwerkelijke aanbetaling maakt het mogelijk om de actie-artiesten te benadrukken en toont de lezer van verantwoordelijke personen. Om het belang van dit aspect te evalueren, stel je voor dat deze aanbieding in het artikel is gepakt: "Gelukkig wisten alle kinderen te redden". Het is noodzakelijk om te begrijpen wie deze kinderen heeft opgeslagen. Als het voorstel het soort "lichamelijke onderwijsleraar Ivan Sergeev was, keerde Sergeev verschillende keren terug naar de brandende raad van de internaat en redde alle kinderen", dan gaat de echte held naar voren.

Hiermee kunt u ook de daadwerkelijke aanbetaling vinden om de verantwoordelijke voor negatieve gevolgen te vinden. De uitdrukking "Sommige fouten waren toegestaan" zullen de werkgever dwingen te vervagen die fouten heeft gemaakt en die moeten worden gestraft. Als u fouten maakt, geeft u verantwoordelijkheid toe en neemt u gevolgen.

Let op de vormen van het werkwoord "to" om suggesties te vinden met passieve belofte. Als je erin geslaagd om ze te vinden, bepaal je de acteeractie en de persoon die het maakt, na het soort woordvolgorde.

Titel afbeelding Schrijf een wekelijks rapport Stap 15

6. Gebruik visuele gegevensexpressiemethoden. Schema`s en grafieken worden veel eenvoudiger waargenomen en regelen onmiddellijk na paragraaf met dergelijke informatie (vooral als dergelijke gegevens een groot aantal nummers bevatten).

Kies geschikte visuele tools die de taaklezer vereenvoudigen en werken met het doel van het rapport.

Gebruik bijvoorbeeld een lineaire grafiek om een wollen kapstok te tonen. Een dergelijke presentatie van gegevens is veel efficiënter voor de tabel met het aantal eenheden van goederen dat voor elke maand wordt verkocht, omdat de tabellezer gedwongen is om alle nummers in de geest te houden en ze onderling te vergelijken met het ontdekken van trends. Eén blik op het schema is genoeg om de essentie te begrijpen.

Allereerst trekt een persoon altijd de aandacht op visuele elementen. Alle grafieken en schema`s moeten duidelijk en netjes zijn, correct op de pagina. Gebruik alleen die elementen die echt uw conclusies en aanbevelingen bevestigen.

Titel afbeelding Schrijf een wekelijks rapport Stap 16

7. Gebruik geen jargon. Elke tak van kennis of activiteit heeft zijn onvermijdelijke terminologie, evenals modieuze woorden die vaak worden gebruikt in boeken en artikelen. Soms zijn ze nuttig, maar in de meeste gevallen interfereert de jargon alleen duidelijk en competent uitdrukkelijk het hoofdidee.

Probeer een lijst met professionele jargon te maken, om dergelijke woorden in het rapport niet te misbruiken. Vul het werk in de tekst in en zoek op zoek naar trefwoorden om ongewenste lexicale eenheden te vervangen.

Het moet duidelijk zijn dat een groot aantal modieuze woorden de lezer niet zal laten zien, alsof u "in het onderwerp" bent, maar het effect wordt omgedraaid. Directeur en managers zijn vaak ouder dan gewone werknemers en hebben veel van dergelijke woorden in hun eeuw gezien. Als je de jargonismen misbruikt, beschouwen ze dat je te lui bent, begrijp het onderwerp niet of wil je indruk maken.

Het is ook beter om niet te gecompliceerde voorwaarden te gebruiken. Een verslag over het juridische geschil mag bijvoorbeeld geen buitensporige hoeveelheid inconsistente juridische formuleringen bevatten.

Titel afbeelding Schrijf een wekelijks rapport Stap 17

acht. Corrigeer alle fouten. Een groot aantal typefouten en grammaticale fouten leidt de lezer alleen af en creëren een negatief idee van de auteur. Schrijf een ontwerp-rapport van tevoren, zodat u tijd hebt om aan fouten te werken.

Controleer de spelling en grammatica in het tekstprogramma op de computer, maar hoef niet alleen te vertrouwen op automatische correcties. Dergelijke programma`s kunnen veel fouten missen, vooral in vergelijkbare woorden ("maten" in plaats van "handschoenen").

Lees de achterkant van de terug van tevoren om alle fouten te vinden. Als het onderwerp van het rapport dichtbij is, is dan niet op te merken dat de fout heel eenvoudig is, omdat de hersenen automatisch kunnen "denken" of letters in de tekst. Lees de kont om individuele woorden waar te nemen.

Lees het rapport hardop om fouten en stilistische gebreken op te merken. Als u de aanbieding of alinea zonder knock-out niet kunt lezen, is het waarschijnlijk dat uw tekst overbelast is en de lezer ook wordt ingekast. Herschrijven mislukte zinnen.

Deel in het sociale netwerk: