Hoe de informatie op de computer vlek, systematiseert

Uit dit artikel leert u hoe u bestanden op de computer kunt organiseren met behulp van het mapsysteem.

Stappen

Deel 1 van 3:

Opleiding

een. Onthoud de terminologie. Voordat u begint met het maken van een mapsysteem, onthoud dan de volgende voorwaarden:

Bestand - Afzonderlijk element, zoals afbeelding of document.
Map - container waarin bestanden of andere mappen worden opgeslagen.
Podpaque - Map in de map.

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 2

2. Bepalen welke bestanden moeten worden georganiseerd. Computers hebben ingebouwde bestandsmanagers (Windows en Finder-dirigent in Mac OS X), die bestanden uit verschillende mappen distribueren, zodat uw mapsysteem is bedoeld voor veelgebruikte bestanden voor items die afzonderlijk van andere bestanden op te slaan, en voor tijdelijke middelen van elk project.

Als u alle bestanden van de systeemmap naar uw mapsysteem overbrengt, stoppen de computer of bepaalde programma`s op de juiste manier.

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 3

3. Selecteer de locatie van uw mapsysteem. We raden aan om uw mapsysteem op het bureaublad (en niet in een andere map) te maken om toegang tot bestanden te vereenvoudigen en te versnellen.

Als u besluit uw mapsysteem in een andere map te maken (bijvoorbeeld in de map "Documenten"), moet u er rekening mee houden dat u deze map moet openen wanneer u bestanden nodig hebt.

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 4

4. Gebruik uw mapsysteem niet om programma`s te installeren. In Windows bij het installeren van programma`s kunt u de bestemmingsmap selecteren. Als u een draagbaar programma niet installeert (bijvoorbeeld een programma dat u kunt uitvoeren vanaf elke computer map of vanuit een flashstation), wijzigt u de doelmap die in het venster Programma Installer wordt weergegeven, niet wijzigen.

Als u het programma instelt naar een onjuiste map, kan het programma met storingen werken (of helemaal niet werken).

Selecteer de doelmap op Mac-computers bij het installeren van programma`s.

Deel 2 van 3:

Een mapsysteem maken

een. Onthoud hoe u mappen op een computer kunt maken. Om een nieuwe lege map te maken en een naam toe te wijzen:

ramen - Klik met de rechtermuisknop op de lege ruimte, selecteer "Maak"> map maken "in het menu, voer de mapnaam in en klik op ↵ Enter.
MAC - Ga naar de map waarin u een nieuwe map wilt maken, klik op "Bestand"> Nieuwe map, voer de naam van de map in en klik op ↵ Enter.

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 6

2. Naammappen Passende namen. Gebruik de afkorting of slangwoorden niet, het is beter om namen toe te wijzen die de inhoud van de mappen kenmerken.

De map met documenten is bijvoorbeeld beter om "documenten" te bellen en niet "Docks".

We raden aan om mappen te bellen alsof u een mapsysteem voor een andere persoon hebt gemaakt, dat wil zeggen dat hun namen worden begrepen zonder enige decodering.

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 7

3. Ga naar de map waarin u uw mapsysteem wilt maken. Als u uw mapsysteem op het bureaublad maakt, gaat u ernaar.

In Windows is het onmogelijk om een mapsysteem te maken in het venster "Computer" of "Computer".

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 8

4. Maak een basismap. Dit is een map waarin de mappen van uw mapsysteem worden opgeslagen, zodat u het "mappensysteem" of "Mijn mapsysteem" noemt.

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 9

vijf. Open de basismap. Om dit te doen, dubbelklik erop.

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 10

6. Maak een map "Tijdelijke". In deze map zijn er bestanden, waarvan de opslagperiode niet hoger is dan meerdere dagen (bijvoorbeeld bestanden voor het project waar u aan werkt).

Tijdelijke map moet rechtstreeks in de basismap zijn om gemakkelijke toegang te bieden.

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 11

7. Maak een map voor elke bestandscategorie die u wilt organiseren. Denk aan categorieën mappen als kastvakken. Deze stap is afhankelijk van uw behoeften, maar we raden aan om sommige of alle volgende mappen te maken:

"De documenten"

"Muziek"

"Foto"

"Video"

"Werk"

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 12

acht. Maak submappen in categoriemappen. Open de categoriemap en maak vervolgens in de binnenkant een map om als subcategorie map te dienen. U kunt dus bestanden meer netjes organiseren.

Als de categoriemap bijvoorbeeld "Documenten" wordt genoemd, kunt u drie submappen maken: "Word Documenten", "PDF-documenten" en "Tables".

Dit proces kan op de submappen worden toegepast: open de submap en maak vervolgens een map erin.

Denk aan de submappen als enveloppen in de kastdozen (waar de categoriemap een lade is).

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 13

negen. Verplaats de bestanden naar uw mapsysteem. Nu u een mapsysteem hebt gemaakt, beweegt u documenten, afbeeldingen, muziek, video en ga zo naar de juiste mappen. Als u dit doet, sleept u eenvoudig bestanden naar de gewenste mappen.

Selecteer op de Windows-computer de gewenste bestanden, klik op Ctrl+X, Om ze te kopiëren en verwijderen in de huidige map en gaat u vervolgens naar de juiste map en klikt u op Ctrl+V, Bestanden invoegen.

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 14

Maak een verborgen map (Als het nodig is). Als u vertrouwelijke bestanden hebt, draagt u deze over naar de verborgen map en koppelt u vervolgens de weergave van de verborgen mappen op de computer los. In dit geval krijgen buitenstaanders geen toegang tot uw vertrouwelijke informatie.

Houd er rekening mee dat sommige indexeringsprogramma`s verborgen mappen weergaven.

Deel 3 van 3:

Mapsysteem onderhouden

een. Maak back-upkopieën van uw mapsysteem. In dit geval kunnen verloren of verwijderde bestanden worden hersteld. Als u een back-upkopie van uw mapsysteem wilt maken, selecteert u deze, klikt u, Ctrl+C (Windows) of ⌘ Commando+C (MAC) om te kopiëren, een externe harde schijf of flashstation te openen en vervolgens op te klikken Ctrl+V (Windows) of ⌘ Commando+V (MAC) om het mapsysteem in te voegen. Voeg nu een back-updatum in de naam van de map Basic System toe.

Ook kan het mapsysteem worden gedownload naar de cloudopslag, zoals Google Disc, iCloud Drive, OneDrive of Dropbox.
Houd de back-ups van het mapsysteem gedurende ten minste één jaar. In dit geval kunt u de nodige bestanden herstellen als u ze per ongeluk of uw computerhack verwijdert.

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 16

2. Zich houden aan bepaalde regels. Uw mapsysteem helpt bij het organiseren van bestanden, maar om het meeste uit uw systeem te halen, volgt u de regels wanneer u ervan geniet. Hier zijn enkele goede regels:

Bewaar individuele bestanden nooit in een map die submappen bevat.

Reinig de map "Tijdelijk" minstens één keer per week.

Verwijder geen documenten, ontvangsten of andere noodzakelijke bestanden, zelfs als u denkt dat ze niet langer nodig hebben.

Bewaar geen nutteloze bestanden.

Maak eenmaal per week een back-up van uw mapsysteem.

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 17

3. Verwijder onnodige bestanden uit uw mapsysteem. Na verloop van tijd zijn sommige bestanden doorstaan of veranderen in onnodig. Dergelijke bestanden die beter worden verwijderd dan om "alleen in het geval" op te slaan.

We raden u aan onnodige bestanden te verwijderen na het maken van een back-up van uw mapsysteem.

Als u bestanden uit het mapsysteem verwijdert om bestanden te verwijderen die zich in de back-up van het mappensysteem bevinden, kunnen de verwijderde bestanden indien nodig worden hersteld (op voorwaarde dat het mapsysteem zelf hetzelfde blijft).

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 18

4. Kopieer, download of maak nieuwe bestanden rechtstreeks in het mapsysteem. Wanneer u een document maakt of het bestand downloadt, hebt u de mogelijkheid om de gewenste map te selecteren. Als u dit niet doet, wordt een map op de computer gebruikt. Daarom raden we aan om op "Opslaan" of "Beoordeling" te klikken en vervolgens naar de gewenste map in uw mapsysteem.

Om een open document in een specifieke map in een programma te houden (bijvoorbeeld in Word), klikt u op "Opslaan als" en om het bestand naar een specifieke map te downloaden, klikt u in het browservenster op "Overzicht".

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 19

vijf. Hernoem bestanden om de visuele puinhoop te verminderen. Standaard hebben de meeste gedownloade bestanden niets significante namen. Daarom is het beter om dergelijke bestanden te hernoemen met behulp van uw eigen toewijzingssysteem - zodat u de visuele puinhoop in uw mapsysteem verkleint:

ramen - Klik met de rechtermuisknop op het bestand in het menu, selecteer "Hernoemen", voer een nieuwe naam in en klik ↵ Enter.

MAC - Klik op het bestand, druk op de toets ⏎ Terug, voer een nieuwe naam in en klik ⏎ Keer terug.

Titel afbeelding Maak een foutloos archiefsysteem op uw computer Stap 20

6. Leer het werk van uw mapsysteem te gebruiken en te onderhouden. Dit vereist praktijken en een reeks acties. Als u elke dag uw mapsysteem gebruikt, leer dan hoe u kunt zoeken en werken met bestanden die in het systeem zijn opgeslagen en u ook regelmatig reinigt, organiseert u snel bestanden op uw computer.

Deel in het sociale netwerk: