Hoe merge letters te maken

Brieven samenvoegen - een gemeenschappelijk kenmerk van Office-software waarmee u één document kunt aanpassen aan veel ontvangers. U kunt samenvoegdocumenten van elk type configureren en uitvoeren: enveloppen, stickers, blanks, e-mails, faxen, enz. Lees het artikel om erachter te komen hoe u een fusie op uw computer kunt maken.

Stappen

Methode 1 van 3:
Opleiding
  1. Titel afbeelding Do a Mail Merge Step 1
een. Maak een gegevensbestand. Het kan een spreadsheet, databasebestand of tekstdocument zijn met de juiste opmaak. Meestal voor deze doeleinden gebruikt de spreadsheet deze gids impliceert dat u de spreadsheet gebruikt.
  • Uw gegevensbestand moet alle informatie bevatten die varieert van kopie tot kopiëren. Als u bijvoorbeeld een blanco maakt, moet uw gegevensbestand namen en adressen bevatten van alle mogelijke ontvangers.
  • Voer de informatie over de ontvanger in elke cel binnen één regel in, zodat elk type informatie (naam, achternaam, geslacht en t.NS.) waren in de kolom bedoeld voor dit type.
  • Stel de naam van elke kolom in. Samenvoegen leest gegevens uit kolommen. Dit betekent dat de eerste kolom de hoofdnaam voor dit type informatie moet bevatten. Gebruik namen met een waarde voor u.
  • Noem bijvoorbeeld de kolom met de namen, de "naam" en plaats alle namen genaamd. Wanneer u u vraagt ​​om te kiezen welk veld in de brief wordt geplaatst, ziet u het veld "Naam" als optie en onthoud welke informatie in deze kolom zit.
  • Microsoft Office-gebruikers die ook Outlook gebruiken als e-mailclient kunnen het adresboek van Outlook gebruiken als een bestand met gegevens.
  • Titel afbeelding Do a Mail Merge Step 2
    2. Gegevensbestand opslaan. Bewaar het waar je het gemakkelijk kunt vinden en vraag de naam die je onthoudt.
  • Titel afbeelding Do a Mail Merge Step 3
    3. Schrijf het primaire document. Dit document waarin u informatie zult invoegen. Als u bijvoorbeeld een brief schrijft, is het primaire document een brief. Elk element dat samenvoegt, moet automatisch invullen (bijvoorbeeld ontvangende namen), leeg laten.
    • Methode 2 van 3:
    Samenvoegen in MS Office
    1. Titel afbeelding Do a Mail Merge Step 4
    een. Open de Samenvoegbalk. Als u het niet ziet, opent u het menu Toolbar en selecteert u samenvoegen in de lijst.
  • Titel afbeelding Do a Mail Merge Step 5
    2. Beantwoord MS Office-vragen. Merge-tool op kantooraanbieding om een ​​paar stappen te doorlopen om u te leren hoe u het gereedschap correct en met de geest kunt gebruiken.
  • Begin met Kies welk document u maakt. Kies het beste uitzicht en klik op Volgende.
  • Kies welk eerste document dat u gebruikt. Als u door deze tips werd geleid, heeft u een optie om "het huidige document" te gebruiken ". Klik volgende.
  • Titel afbeelding Do a Mail Merge Step 6
    3. Selecteer een FUSION-bestand. Dit is het gegevensbestand dat u hebt gemaakt. Selecteer de juiste schakelaar en klik op Volgende om naar een bestand te zoeken en maak verbinding met het initiële document.
  • Als u liever het adresboek van Outlook gebruikt, selecteert u deze optie.
  • Titel afbeelding Do a Mail Merge Step 7
    4. Kies welke gegevens worden gebruikt. Met Office kunt u de informatie van informatie op uw verzoek selecteren. Met deze functie kunt u kiezen welke elementen van de informatie die u in het primaire document gebruikt, waardoor u uw gegevensbestand nuttig en handiger kunt maken met de tijd, afhankelijk van het gebruik van het. Als u tevreden bent met het resultaat, klikt u op Volgende.
  • Gegevens kunnen worden gesorteerd door op de titel van elke kolom te klikken. Deze functie is erg handig als u snel in een enorme reeks informatie moet zoeken.
  • Titel afbeelding Do a Mail Merge Stap 8
    vijf. Velden invoegen met informatie. Op de volgende pagina van de taakbalk wordt u gevraagd om een ​​document te maken als u dit niet van tevoren hebt gedaan en verschillende opties voor het toevoegen van informatie over ontvangers aan het document.
  • Informatie toevoegen wordt uitgevoerd door de cursor op de plaats te plaatsen waar u informatie moet toevoegen en door op de overeenkomstige knop op de taakbalk te drukken.
  • U kunt herhalingsgegevensvelden verwijderen door op de DELETE-toets te drukken, zoals gewone letters of cijfers.
  • Set Parameters varieert enigszins afhankelijk van welk type document u maakt. Office biedt alle mogelijke opties om de door u verstrekte informatie te gebruiken. Als u bijvoorbeeld een bedrijfsbrief maakt, ziet u opties voor het toevoegen van een adresblok, inclusief de naam, de naam van de ontvanger en het volledige adres, netjes georganiseerd in verschillende regels.
  • Sommige opties bieden u een extra venster voor het invoeren van relevante informatie.
  • Als u een parameter gebruikt die de juiste informatie niet kan vinden, klikt u op de knop "Field Compliance" om informatie te geven waarop uw velden voldoen aan het standaardveld van het programma. U kunt bijvoorbeeld het programma laten zien dat het de categorie "Achternaam" in uw gegevensbestand zou moeten gebruiken om de naam "Achternaam" in het adresblok te vullen.
  • Om uw eigen velden te gebruiken, klikt u op de knop "Extra opties". U ziet de naam van elke kolom die u hebt gemaakt en u kunt het gebruiken in plaats van een standaardnaam.
  • Titel afbeelding Do a Mail Merge Step 9
    6. Bekijk de naam die is gemaakt. De samenvoegfunctie duidt niet aan informatie in de primaire documentvelden totdat u het document afdrukt, maar Office heeft een voorbeeldfunctie waarmee u kunt controleren of de informatie correct wordt weergegeven in overeenstemming met de locatie van velden in het document. Gebruik deze functie totdat u ervoor zorgt dat alles in orde is met het document.
  • Titel afbeelding Do a Mail Merge Step 10
    7. Voltooi de fusie. De laatste pagina van de taakbalk informeert u dat alle blokken aanwezig zijn en het programma is klaar om een ​​document af te drukken. Elk afzonderlijk gedrukt document bevat een afzonderlijke reeks informatie. Het programma drukt zoveel gevallen van het document af, hoeveel informatie verstrekt u.
  • Als u afzonderlijke letters wilt bewerken, kunt u dit doen door op de link "Onderdelenonderdelen" te klikken op de taakbalk.
    • Methode 3 van 3:
    Fuseren om te openen.Org
    1. Titel afbeelding Do a Mail Merge Step 11
    een. Maak een database. In OpenOffice.Org vereist altijd een fusiebank - u kunt echter nog steeds een database in de vorm van een spreadsheet maken.
    • Open het menu Bestand en selecteer de optie Nieuwe database-bestand.
    • Selecteer in het venster dat verschijnt de optie "Verbinden met een bestaande database". Selecteer in het vervolgkeuzemenu "Netwerktabel" en klik op Volgende.
    • Selecteer in het volgende scherm het spreadsheetbestand dat u wilt gebruiken. U kunt de optie Wachtwoorddatabase-beveiliging selecteren, waardoor de juiste optie is opgeslagen. Klik volgende.
    • Op dit scherm kunt u kiezen of u een database wilt registreren voor eenvoudige toegang erin in de toekomst of de database wilt openen voor bewerking. (Mogelijk wilt u de nieuw gemaakte spreadsheet bewerken). Klik op Voltooien.
    • Zorg ervoor dat u een database-naam gaf die u gemakkelijk kunt onthouden.
  • Titel afbeelding Do a Mail Merge Step 12
    2. Voeg je velden toe. Zodra u de informatie hebt vastgebonden met de database, begrijpelijk voor OpenOffice.Org, verder gebruik van de database is eenvoudig.
  • Selecteer Velden en vervolgens anders in het menu Invoegen en vervolgens. Of druk op Control-F2.
  • Ga in het venster dat verschijnt naar het tabblad Database.
  • Klik op de knop "Overzicht" en zoek de database die u hebt gemaakt.
  • Nadat u de database hebt gekozen, verschijnt deze in de lijst met de database van de naam "in de rechterkant van het venster.
  • Selecteer "Velden of Merge" in de lijst "Type" aan de linkerkant van het venster.
  • Klik op het + -pictogram naast uw database en het spreadsheetbestand verschijnt. Klik op het Pictogram + ernaast en u ziet de naam van de velden die u hebt gekozen bij het maken van een tabel.
  • Selecteer de velden die u wilt invoegen en klik op de PASTE-knop om velden in het primaire document te plaatsen.
  • Vergeet niet om de cursor op de plaats te vinden waar u het bijbehorende veld wilt lokaliseren voordat u op de knop Invoegen drukt. Anders moet u het veld op de juiste plaats snijden en plaatsen.
  • Zoals in Office zijn tekstvelden als letters en cijfers. U kunt ze verplaatsen met een spatie en verwijderen met behulp van de toets Delete.
  • Titel afbeelding Do a Mail Merge Step 13
    3. Voltooi de fusie. Controleer de velden op de locatie. Zodra alles klaar is, drukt u het primaire document af. De fusie-functie drukt één kopie van het document af voor elke gegevens in de database die u hebt geselecteerd.

    • Tips

    • Op de woord gebaseerde programma`s hebben vaak sjablonen voor het maken van primaire documenten.
    • Zorg ervoor dat u de velden hebt verdeeld om de voorwaarden te scheiden. Voor de naam kunt u bijvoorbeeld de titel van beleefdheden gebruiken (Mr., Mr., Mr., Mevr.), Voornaam en Achternaam. Omdat dit drie velden zijn, gebruikt u drie verschillende kolommen.
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar