Hoe meldingsmailings in microsoft word te maken

De fusie is een krachtig hulpmiddel voor het schrijven en verzenden van persoonlijke letters van meerdere ontvangers. U kunt het ook gebruiken om enveloppen of stickers met informatie over elke ontvanger te maken. De fusie kan gegevens van een andere bron, zoals Excel importeren en vervolgens gebruiken om in uw bericht in te voegen volgens bepaalde ontvangers.

Stappen

Deel 1 van 3:
Ontvangers toevoegen
  1. Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 1
een. De fusie is een functie die bedoeld is voor het maken van massa-mailings, evenals enveloppen en stickers met verschillende informatie. U kunt de ontvanger-database importeren of handmatig invoeren en vervolgens de zogenaamde "velden" gebruiken om informatie automatisch over elke ontvanger in te vullen. Hiermee kunt u één document maken dat u honderden of zelfs duizenden mensen kunt verzenden.
  • Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 2
    2. Maak een tabel met informatie over ontvangers (indien nodig). U kunt informatie over de ontvangers handmatig invoeren, maar als u honderden ontvangers hebt, is het gemakkelijker om een ​​geschikte tabel of database te maken.
  • Hoe een tafel in Excel te maken.
  • Zoek in het netwerk informatie over het maken van een database in toegang.
  • Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 3
    3. Klik op het tabblad Mailing-up. Als u in Word 2003 of ouder werkt, klikt u op "Service" - "Letters and Mailings" - "Show Merge Toolbar".
  • Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 4
    4. Klik op "Samenvoegen" en selecteer het type document (e-mailberichten, letters, enveloppen, stickers en mappen). Als u het niet zeker weet, selecteert u "Normaal Word-document".
  • Het selecteren van "Envelopes", het venster Envelopinstellingen wordt geopend, waarin u de grootte en volgorde van envelopopmaak kunt selecteren.
  • Het selecteren van "Stickers", het venster "Sticker" wordt geopend, waarin u het type en de grootte van de stickers kunt selecteren.
  • Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 5
    vijf. Klik op "Ontvangers selecteren" en selecteer de methode om ontvangers toe te voegen. Ontvangers zijn het belangrijkste onderdeel van de samenvoegfunctie, omdat u de "velden" met informatie over elke ontvanger kunt invullen. U kunt de ontvangers handmatig invoeren, een tabel of database uploaden of contacten downloaden van Outlook.
  • Als u "Een nieuwe lijst invoeren" invoeren ", wordt het nieuwe venster geopend waarin u informatie over elke ontvanger kunt invoeren. Het is handig als u geen toegang hebt tot een tabel met informatie over ontvangers, maar dit is een zeer langzame gegevensinvoermethode. U kunt op de knop "Kolominstellingen" klikken om kolommen met passende informatie te maken.
  • Als u "Gebruik een bestaande lijst kiezen", wordt de Windows Verkenner geopend waarin u een bestand kunt vinden met een tabel of een database. U kunt ook op de knop "Nieuwe bron" klikken om verbinding te maken met de SQL Server op internet.
  • Als u "Selecteer Outlook Contacten" kiest, worden uw contacten gedownload van Outlook (u kunt opgemerkt welke contacten moeten worden gedownload).
    • Deel 2 van 3:
    Een document maken
    1. Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 6
    een. Maak een document als u gewoonlijk doet (helemaal of met een sjabloon). Voordat dit belangrijk is om de ontvangende gegevens in te voeren om de bijbehorende "velden" te gebruiken bij het maken van een document.
    • Zoek in het netwerk naar informatie over het schrijven van een officiële brief.
    • Hoe maak je een goede nieuwsbrief.
  • Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 7
    2. Druk op de knop "Welkom string" om een ​​begroeting te maken. U kunt de voorbeeldfunctie gebruiken om te zien hoe de begroeting op elk exemplaar van de samenvoeging kijkt.
  • Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 8
    3. Klik op de knop "Merge invoegen" en selecteer het veld dat u in het document wilt invoegen. Bij het maken van documenten wordt dit veld vervangen door de gegevens van de ontvangertabel.
  • Als u bijvoorbeeld wilt dat het document de naam en de achternaam van de ontvanger weergeeft, selecteert u "First", drukt u op de GAP, klikt u nogmaals op, klikt u op de knop "Veld invoegen" en klikt u vervolgens op "LAATSTE".
  • U kunt ook de knop "Adressen" gebruiken om enveloppen met het adres van elke ontvanger te maken. Voer uw adres in de adresinvoerlijn van de afzender in en druk vervolgens op "Adressen" in de adresregel van de ontvanger.
  • U kunt elk veld kiezen met de ontvangende gegevens. Zorg ervoor dat dit van toepassing is op alle ontvangers uit de lijst, omdat lege velden in de ogen zullen rennen.
  • Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 9
    4. Klik op de knop "Velden markeren om de ingevoegde velden te markeren en hun bewerking te vergemakkelijken.
  • Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 10
    vijf. Klik op de knop "Resultaten bekijken" om te zien hoe het document eruit zal zien. Een fusie-document met de informatie van de eerste ontvanger verschijnt op het scherm.
    • Deel 3 van 3:
    Voltooiing van fusie
    1. Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 11
    een. Controleer het document voor fouten erin. Klik op de knop Auto Point Fout, zodat Word elk document in de samenvoeging scant en zorgde ervoor dat alle velden zijn gevuld met de overeenkomstige ontvangergegevens. Het programma zal u op de hoogte brengen van elke inconsistentie die u kunt oplossen.
  • Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 12
    2. Voltooi het fusieproces. Door op "Find and Combine" te klikken, worden drie opties weergegeven:
  • "Individuele documenten bewerken". U kunt bewerkbare records definiëren. Daarna wordt een nieuw document gemaakt met elk item op een aparte pagina. U kunt ze handmatig bewerken.
  • "Documenten afdrukken". U kunt gedrukte records definiëren. Daarna worden documenten naar de printer verzonden en afgedrukt.
  • "Documenten verzenden per e-mail". U kunt het onderwerp van de letter invoeren en een veld selecteren met e-mailadressen ontvangers. Dan kunt u de verspreiding van de distributie verzenden. Houd er rekening mee dat de nieuwsbrief wordt gedeponeerd, dus zorg ervoor dat alles in orde is.
    • Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar