Hoe een evenement te organiseren

De organisatie van het evenement is een interessante nieuwe ervaring, en het maakt niet uit waar je precies op wacht op: feest, bedrijfsgebeurtenis, ontmoeting voor vrienden en familie, bruiloft of een officieel evenement. De bevoegde organisatie is een belangrijk onderdeel van een evenement en u kunt er zeker van zijn dat uw inspanningen niet onopgemerkt blijven. Uit dit artikel leert u hoe een evenement te organiseren, hoe conflicten op te lossen en een uitweg te vinden uit moeilijke situaties, evenals hoe u problemen met duidelijke planning kunt voorkomen.

Stappen

Methode 1 van 5:

Hoofdtaken

een. Bepaal uw doelen en doelstellingen. Vóór het plannen is het belangrijk om erachter te komen wat de plaats zou moeten zijn, wat zal het budget zijn, wat er zal gebeuren, hoeveel zal de gasten zijn en wat zal het zijn voor mensen, en beslissen welke planningsstrategie ook is voor jou. Hoe wil je het evenement zien? Wat wil je doen?

Wanneer u bepaalt wat het evenement zal worden toegewijd (viering van gebeurtenissen, het verzamelen van geld, onderwijs, verkoop, het maken van voorstellen), moet u nadenken, waarom Jij doet dit. Het begrijpen van de redenen zal u helpen concentreren en zaken doen.
Je moet ook nadenken over wat je doelen zullen zijn. Het is onmogelijk om het doel te bereiken, als je niet weet wat het concludeert. Het doel zal u in staat stellen om de motivatie tot het einde te handhaven.

2. Selecteer een datum en tijd. Dit is een van de belangrijkste planningspunten. Als u de datum en tijd selecteert die niemand zal benaderen, zullen al uw inspanningen tevergeefs zijn. Als u de dag kiest die niet snel of, integendeel, te snel komt, bestaat het risico dat mensen of het evenement zullen vergeten, of al hun tijd anders plannen. Het is noodzakelijk om een dergelijke datum te kiezen die geschikt is voor de meesten.

Het is het beste om gasten in twee weken te informeren over het evenement. Hoogstwaarschijnlijk hebben ze geen andere plannen. Dan kunt u eraan herinneren aan het evenement een of twee keer dichter bij de geselecteerde datum. Kies een dag dat je 2-3 weken op voorraad hebt, maar als je tijd hebt om alles in de tijd te doen.

3. Kies een plaats. Nu weet je wat je doet en wanneer, dus je moet beslissen welke plaats je geschikt zult zijn en ontdekken in verschillende instellingen, of de datum van interesse daar is. Welke kamer heb je nodig? Hoe zal de kamer? Gasten zitten op stoelen op rij, op banken, banken of plaid op het gras? Heeft u een plaats nodig voor dansen, scène of tribune? Zorg ervoor dat de geselecteerde plaats bij u past.

Bezoek de plaats van tevoren en schetsen het kamerplan. U kunt dit plan gebruiken voor de plaatsing van tabellen, voeding, hardware, hardware voor gehandicapten en manieren uit de kamer, evenals om apparatuur aan te passen. Markeer waar de bron van de voeding zich bevindt (indien nodig), evenals de plaats van externe apparatuur (koelkasten, ijs, barbecuemen, kachels, enzovoort). Pas alle verkooppunten en plaatsen toe waar kabels worden gehouden (ze kunnen worden verborgen door tapijt) en eventuele artikelen die speciale aandacht vereisen vanuit het oogpunt van de beveiliging.

Heeft u een speciale toestemming nodig?? Soms is het noodzakelijk voor een speciale vergunning voor de verkoop van alcohol, evenals voor het uitvoeren van lawaaierige evenementen, organisatie van het invoeren van transport, parkeren, installatie van grote structuren (bijvoorbeeld paviljoens).

4. Bepaal hoeveel mensen je uitnodigen. Voor hoeveel mensen is uw budget ontworpen? De ingang van het evenement kan alleen worden uitgevoerd op tickets of uitnodigingen, en het vereenvoudigt de planning, maar het is altijd mogelijk om te laat te zijn, evenals aanvullende deelnemers (bijvoorbeeld kinderen, echtgenoten, vrienden). Vergeet niet dat de meer mensen, des te meer personeel nodig heeft.

Omdat het aantal mensen een serieus probleem kan worden, is het belangrijk om voldoende ruimte te bieden voor alle gasten.

Bepaal wat het maximale aantal mensen uw evenement kan bezoeken.

vijf. Installeer het budget. Combineer met een paar bewezen mensen en beslis hoeveel geld je nodig hebt om het evenement uit te voeren. Zal je personeel inhuren? Wilt u apparatuur huren en betalen voor verhuur? Hoeveel geld is nodig op eten en drinken? En op fijn afdrukken? Bepaal welk bedrag u tot uw beschikking hebt, en bouwplannen op basis van het budget. Niet de moeite waard om persoonlijk geld uit te geven aan wat je niet hoeft uit te geven.

Misschien kunt u de sponsors of vrijwillige donaties aantrekken, maar het gebeurt niet altijd. Als de ontvangsten van aanvullende fondsen niet worden verwacht, is het belangrijk om niet extra geld in de begroting te leggen. Als de diensten van Catering Service veel geld kosten, bied iedereen aan om ons eten en drinken te brengen. Personeelservices die u niet nodig hebt, maar u zult de tafel, Benmanari en koelkasten moeten vinden. Om geen geld uit te geven aan de fotograaf, fotografeert u elkaar zelf. Toon vindingrijkheid!

6. Verzamel het team. Distribueer de taken tussen de teamdeelnemers. Als u een informele gebeurtenis organiseert, kunnen teamleden vrienden, familieleden en andere mensen die wensen. De organisatie van het evenement impliceert de verdeling van de verantwoordelijkheidsgebieden tussen mensen. Zorg ervoor dat iedereen weet wat ik moet doen.

Distribueer taken tegelijkertijd met de aanwerving en opleiding van uitnodiging. Wijs zo vroeg mogelijk verantwoordelijk en bied hen de mogelijkheid om taken te kiezen, indien mogelijk. Je moet ook verschillende mensen hebben over de reserve, omdat de mogelijkheid van de voering niet is uitgesloten.

7. Denk aan de reeks gebeurtenissen. Niet in staat om plannen te bouwen, niet de procedure voor actie op het evenement kennen. Wanneer sprekers spraak uitspreken? Zal er een spel, presentaties, entertainment zijn? Hoeveel tijd is de gasten in staat om te eten? Denk aan een gedetailleerd plan, rekening houdend met alle evenementen.

Verlaat enige tijd in voorraad omdat afwijkingen van schema mogelijk zijn. Mensen kunnen te laat zijn, toespraken kunnen langer zijn dan gepland, en de wachtrij voor voedsel kan uitrekken. Natuurlijk is het de moeite waard om een schema te overwegen, maar het is belangrijk om te begrijpen dat alles niet altijd duidelijk volgens plan gaat.

Methode 2 van 5:

Begin voorbereiding

een. Afzonderlijke uitnodigingen. Geen enkele uitnodiging weet over uw evenement. Je uitnodiging is het gezicht van het evenement, dus het ontwerp dat je verantwoordelijk moet zijn. De eerste indruk van het evenement zal nauwkeurig worden gevormd dankzij de uitnodiging. Probeer alles op een fatsoenlijk niveau te doen.

Overweeg klassieke opties: ansichtkaarten, flyers en andere kleine afdrukken. Vergeet niet dat uitnodigingen ook in digitale vorm kunnen worden verzonden: per e-mail, in de vorm van elektronische mailing, via sociale netwerken of sites gemaakt voor registratie van uitnodiging. Bovendien kunt u eenvoudig het evenement in de kalender noteren.

Als u wilt dat uw evenement het maximale mogelijke aantal mensen bijwonen, verzendt u uitnodigingen via sociale netwerken. Als het evenement alleen voor de uitverkorene is, geef dan sociale netwerken op.

2. Registreer alle mensen die hun deelname hebben bevestigd. Je moet precies weten hoeveel mensen komen. Hoogstwaarschijnlijk zal het aantal gasten in het evenement nog steeds verschillen van het aantal mensen dat de deelname heeft bevestigd, maar je moet op zijn minst zien wat je kunt verwachten. Er zijn speciale sites waarmee u records kunt behouden, maar u kunt sociale netwerken gebruiken (bijvoorbeeld Facebook) of mensen in Excel repareren.

3. Behandel alle mensen. Moet u fotografen, bouwers, ontwerpers, decorateurs, sprekers, sponsors, toonaangevende, muzikanten, geestelijken, dansers, andere artiesten of het opnieuw toewijzen van hun taken aan iemand anders opnieuw toewijzen? Beschouw al deze mensen bij het plannen, zodat iedereen voldoende plaatsen en voedsel heeft, als het wordt verstrekt door de overeenkomsten.

Zal het evenement en drankjes in het evenement zijn? Als ze zijn, weet wie verantwoordelijk is voor de bereiding van voedsel, voer op de tafel en het schoonmaken. Welk voedsel wordt geserveerd? Of het nu gaat om gasten met allergieën, vegetariërs of veganisten, diabetici, mensen met beperking van voedsel om religieuze redenen enzovoort? Zullen baby`s, kinderen, ouderen of gehandicapten die geen vast voedsel kunnen eten?

Denk aan of er een entertainmentevenement zal zijn en wat je nodig hebt voor hun organisatie. Mogelijk moet u muziekapparatuur, paviljoens of tenten, decoraties, licht, microfoon, versterkers, voedingen, projectoren of schermen voor diavoorstelling, rookauto`s, schilderachtige spiegels, striae, posters met bedrijfsnaam enzovoort.

Als u een bedrijf inhuurt dat verantwoordelijk is voor entertainment, zoek dan uit of ze hun eigen apparatuur kunnen bieden en welke apparatuur zich op de geselecteerde plaats bevindt. Schema maken. Dus je zult weten wat voor soort hulp van je zal nodig hebben.

Cateringbedrijven, bloemisten, toonaangevende en andere specialisten zullen onze tijd waarderen, dus met hen zou u zo snel mogelijk moeten onderhandelen (de latere u doet het, hoe duurder dan ook hun diensten). Als u het van tevoren doet, heeft u tijd om een vervanging te vinden als ze weigeren.

4. Zoek de presentator. De presentator is nodig, zodat het evenement plaatsvindt op schema. De leidende toespraak, nodigt u uit op de tafel, verklaart het begin van dansen of ander entertainment en vertegenwoordigt geëerde gasten. Akkoord met de leidende datum en over het plan. Als de presentator intelligent is, zal het u in het evenement aanzienlijk helpen.

Misschien zal je leiden, moet je zijn. Het zal moeilijker zijn omdat je het proces tot het einde moet beheersen. Het is belangrijk om verantwoordelijke in elk van de assistent-groepen te benoemen, zodat u de taken kunt delegeren.

vijf. Voorbereidene apparatuur. Huren van een team, zorg ervoor dat ze alles wat u nodig heeft,. Misschien zullen alle mensen die mensen met hen mee zullen brengen, maar er is een mogelijkheid dat u het afzonderlijk moet zoeken. Apparatuur kan worden gehuurd, kopen of lenen. Ga door de hele lijst, uit servetten tot verlengkoorden.

Decoraties - een belangrijk onderdeel van een evenement. Tafelkleden, bloemen, geschenken, kaarsen, ballen, posters, striae, fotokuiten, rode tapijtsporen en alle andere behoefte om van tevoren te zoeken.

6. Denk aan hoe geschikt voor uw behoeften. Onervaren organisatoren geven vaak de waarden vaak niet aan het aantal en de kwaliteit van dingen zoals toiletten, parkeerplaats, stutten voor rolstoelen, kasten, opslagfaciliteiten, keukens, vuilnistanks, ijsemmers, stopcontacten, enzovoort. Denk aan alle nuances van tevoren.

Denk ook aan hoe mensen naar de locatie van het evenement komen. Zullen buitenlandse gasten accommodatie en transport nodig hebben? Moet u een shuttle voor hen boeken?

7. Weet met wie je werkt. Als het idee van het evenement u niet hoort, is het belangrijk om te weten hoe u in elke situatie handelt. Voor de klant vertrouwde u, moet u het ontdekken:

Wie is de belangrijkste gasten? Het is meestal duidelijk - bijvoorbeeld, bruid en bruidegom. De klant is niet altijd de belangrijkste gast. Hij kan aanwezig zijn of het evenement niet bijwonen.

Wie initieert het evenement. Meestal zitten deze mensen aan hun tafel en helpen gasten kennis te maken en te communiceren. In de regel weten deze mensen hoe ze de gewenste atmosfeer kunnen creëren en nieuwe gasten van gesprekken geven, iedereen uitnodigen om te dansen, gasten van elkaar te dansen. Voor dergelijke mensen kun je meestal op zulke mensen vertrouwen, omdat ze je informeren over alle belangrijke informatie, mogen zelf het woord nemen of als leiden. In de regel, dankzij deze mensen, gaan de gebeurtenissen soepel.

Wie zal helpen bij het brengen van orde in geval van problemen. Weet wie je kan helpen problemen op te lossen, indien nodig. Meestal in deze rol, hoofden van familie, voogden, managers of bewakers.

Die beslissingen neemt. In de meeste situaties zal de beslissing worden genomen als manager, maar ook situaties zijn mogelijk waar u iets aan de gasten moet uitleggen, en het zal niet helemaal gunstig zijn. Ontdek met wie je kunt praten in geval van onvoorziene omstandigheden. Hoogstwaarschijnlijk moet u communiceren met een persoon die betaalt voor het evenement of uw services en die uw cliënt beschouwt.

Methode 3 van 5:

Voorbereiding op de vooravond van het evenement

een. Onderzoek de locatie. Bezoek voor het evenement de locatie en denk na hoe alles wordt georganiseerd. U hebt mogelijk extra apparatuur nodig - verlengsnoeren, licht enzovoort. Als je ze niet meteen kunt vinden, vinden je gasten ze nog moeilijker. Overweeg het.

Bepaal indien mogelijk waar en wat zal er staan. Als er geen plaats is voor iedereen, moet je iets weigeren. Praat met de managementinstelling over de vraag of hij u kan helpen, en vraag of u speciale omstandigheden of vereisten moet overwegen.

2. Bereid geschenksets voor voor leden van uw team. Iedereen zal hard moeten werken. Om mensen voor werk te bedanken en je waardering uit te drukken, maak je geschenken voor. In de kit kunt u waterflessen, bars van de korrels, chocolade, kleine souvenirs en alles wat u overweegt. Dit zal de teamgeest versterken.

Pictogrammen voorbereiden of kleine souvenirs die in het geheugen van het evenement zullen blijven. Zorg ervoor dat iedereen kan eten en drinken. Probeer in uw werknemers de bron te zien die u kunt profiteren van de toekomst.

3. Neem contact op met alle teamleden aan de vooravond van de gebeurtenis. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat te doen, en klaar om te werken. Geef alle duidelijke instructies met betrekking tot aankomsttijd en overhandig al uw contactgegevens. Als iemand geen vragen heeft, kunt u beginnen.

Controleer of u klaar bent voor werk. Niet iedereen kan de waarheid zeggen, dus probeer zelf conclusies te trekken. Of mensen zelfverzekerd zijn en klaar om te werken? Zo niet, kalmeer ze, zeg nogmaals al hun taken en stel een paar vragen. Als je aan twijfelt dat iemand met zijn taken zal omgaan, zet hem dan in een meer ervaren medewerker.

4. Bereid een lijst met contacten en andere papers voor, indien nodig. Je zelforganisatie is ook belangrijk. Als u voorbereid bent, kunt u elke situatie opslaan, maar zo niet, zal alles van onder controle worden vrijgegeven. Hier zijn enkele manieren om voor te bereiden:

Maak een lijst met alle telefoon- en adressen die u nodig hebt. Condeter dacht dat je de taart zou ophalen? Geen problemen - Bel Masha, die in de buurt woont en haar vraagt om een taart te nemen op weg naar het evenement.

Maak een lijst met gewoon. Kom op de lijsten en controleer wat dingen, apparatuur en mensen ontbreken.

Maak alle accounts en contracten voor. Hoe beter je voorbereidt, hoe minder problemen je hebt.

vijf. Probeer niet op het laatste moment iets te veranderen. U denkt dat de klant tot het allerlaatste moment amendementen zal doen? Bij het organiseren van bruiloften worden klanten vaak gevraagd om op het laatste moment iets in het ontwerp te veranderen. Geef de deadline aan voor het wijzigen van. In de regel is de maximale termijn een week voor het evenement. Voorafgaand aan deze periode is het nog steeds mogelijk om wijzigingen aan te brengen zonder aanzienlijke schade aan het budget of de organisatie.

Als de wijzigingen klein zijn en geen extra kosten impliceren, weigeren niet om deze wijzigingen aan te brengen. Probeer met begrip om de klant te behandelen, omdat het wacht op een zeer belangrijke gebeurtenis voor hem.

Methode 4 van 5:

Acties tijdens het evenement

een. Alles voorbereiden. Kom voor iedereen naar de locatie van het evenement. Zorg ervoor dat alle winst op tijd en noem degenen die te laat zijn. Help mensen die hulp nodig hebben, en laten we instrueren waar het nodig is. Niet interfereren als uw aanwezigheid ergens niet nodig is. Zorg ervoor dat niemand gewond is geraakt.

Je zult rustiger zijn als je een lijst met cases maakt en doorheen gaat. Geef een lijst met elk team: degenen die je hebt ingehuurd, die verantwoordelijk zijn voor decoratie en de plaatsing van meubels, die verantwoordelijk zijn voor de apparatuur. Zorg dat alles op zijn plaats is.

2. Gedelegeerde werk. Wees niet bang om taken te delegeren. Het is onmogelijk om alles te doen, dus je moet taken distribueren. Als iemand niet omgaan met zijn werk, instrueer hem een ander. Je taak is om competent te distribueren. Je beveelt niet en breek de persoonlijke grenzen niet - je hebt je ingehuurd om dat te doen.

Wees beleefd, maar spreek stevig en zelfverzekerd. Bijvoorbeeld: "Maxim, ik heb je hulp nodig met catering. Bedankt". Je team zou solide moeten werken. Voor iedereen is gemakkelijker, neem de rol van het hoofd dat je zou moeten zijn.

3. Kop aanpassen. Probeer in de kaart te passen en een uitweg te vinden als je niet in de grafiek werkt, maar het belangrijkste is - Maak je geen zorgen vanwege dit. Als je nerveus begint, stop je met gecontroleerd, en er zal niets goeds uitkomen. Als een spraak gedurende 10 minuten vertraagde en je tekenen negeert, ontspan je. Je eet gewoon iets later, en niemand zal opmerken. Er gebeurde niets.

Alle hoezen zijn mogelijk. Het is niet mogelijk om alles te voorzien, en hoe sneller je leert om het te nemen, hoe beter. Een rustige managing-gebeurtenis kan elk probleem oplossen en de fokkerij - nee. Wees daarom niet nerveus en laat alles naar mezelf gaan. Het evenement zal binnenkort worden voltooid!

4. Houd iedereen bewust van wat er gebeurt. Controleer op de dag van het evenement het aantal gasten en alle andere nuances. Als je iets moet veranderen, laat het me zo snel mogelijk verantwoordelijke mensen weten. Je moet de eerste zijn (één) die problemen opmerkt.

Vraag klanten hoe ze zich voelen. Ze kunnen nerveus zijn, bezorgd, verveeld, verheugen of zorgen maken vanwege iets, en het gesprek met jou kan hen helpen kalmeren en motiveren om iets te motiveren om iets te motiveren. Betoveren gasten en leden van uw team, indien nodig.

vijf. Deelnemen aan uw bedrijf. Bedenk dat elk teamlid in staat is om met zijn taak aan te kunnen: als u ze iets hebt geïnstrueerd, betekent dit dat ze het aankunnen. Suggereer bijstand, indien nodig, maar alle leden van uw team moeten voldoende worden ervaren om ervoor te zorgen dat deze hulp niet nodig heeft. Denk aan het volgende:

Ontmoet alle gasten bij de ingang. Laat de vooraanstaande gasten beginnen wanneer het evenement begint. Je taak zal zijn om problemen en controle te maken van alle processen die gasten niet zien (kokende eten en andere taken).

Bekijk de gasten en breng tijd van tijd tot tijd door met de leiding in het geval dat een plannen veranderen.

Blijf weg van de belangrijkste gasten van de avond. Dit is hun vakantie. Maar wees bereid om met hen op geschikte momenten te verduidelijken, of ze nu tevreden zijn met alles en ze hebben geen verzoeken of wensen.

6. Als het evenement wordt uitgevoerd om souvenirs te promoten, te bereiden. Gasten moeten deze avond onthouden, maar waarschijnlijk nodig u niet alleen dit. U wilt waarschijnlijk gasten om naar de site te gaan, een gift te geven of over het bedrijf aan anderen te vertellen. Om het evenement te onthouden, bereidt u souvenirproducten voor. Het kan een foto, flyer, handvat zijn - iets dat gasten over u en over uw evenement zal herinneren.

7. Na het evenement feliciteer jezelf. Het lijkt erop dat de gebeurtenis zelf gaat en niemand ziet de voorbereiding. Lof jezelf - je verdient het! Maar terwijl het te vroeg is om te ontspannen - is het werk nog niet voltooid.

Neem na het evenement de tijd om de klant te ontmoeten en bedankt. Hand de klant een klein geschenk ter ere van deze gebeurtenis - dergelijke kleine dingen maken altijd vergaderingen aangenamer. Daarnaast zal de klant meer bereid zijn om u aan te bevelen. Geef bloemen of een foto van deze avond in het frame (bijvoorbeeld het moment van het snijden van de tape, het helderste moment van de spraak, de prijsuitreiking, de kus van de bruid en de bruidegom, streven de kaarsen op de taart) of ander geschenk dat in deze omstandigheden geschikt zal zijn.

acht. Muis over en ga naar huis. Probeer een plaats in dezelfde vorm te verlaten, hoe het voor jou was. Vertel je team dat het tijd is om op te ruimen en niet te vertrekken totdat de schoonmaak is voltooid. Vergeet niet dat je ook moet deelnemen.

Het is niet alleen beleefd, maar stelt u in staat om extra kosten te voorkomen. Op veel plaatsen omvat het schoonmaken nadat het evenement is. Probeer verborgen uitgaven te voorkomen.

negen. Organiseer de restitutie en betaling van alle apparatuur en bedank iedereen met wie u werkte. Misschien zal dit het later moeten doen. Vraag de klant, als ik het evenement leuk vond. Zelfs als je later wordt betaald, dank de klant voor de mogelijkheid om met hem te werken en vraagt zijn visitekaartje.

Bedank de leden van je team. Zorg ervoor dat iedereen betaald. Verzamel cheques en zorg voor iedereen. Je moet de laatste zijn die uit de kamer komt.

Methode 5 van 5:

Probleemoplossing

een. Weet wat te doen in geval van vertragingen van de gasten en hoe u andere problemen op te lossen. Mensen zijn vaak laat, en je moet hiervoor voorbereid zijn. In de regel zijn vertragingen moeilijk te vermijden (bijvoorbeeld vanwege de onvoorspelbaarheid van files), maar gasten die op tijd kwamen, zijn rustig met hen gerelateerd. Om onnodige moeilijkheden te voorkomen:

Zorg ervoor dat de tijd duidelijk is aangegeven. Als u om gasten vraagt om de deelname te bevestigen, vraagt u hen om de tijd te bevestigen. BERICHTJE STUREN Toonaangevend, gasten (meestal het belangrijkste), kunstenaars en keukenpersoneel, als je over het probleem weet dat het moeilijk is om snel op te lossen. Als de hoofdgasten te laat zijn (bijvoorbeeld de bruid en bruidegom), kunt u het volgende doen:
BERICHTJE STUREN Vals onszelf en vraag om de geschatte aankomsttijd te verduidelijken. Meld de keuken op de hoogte van de nieuwe tijd, zodat het personeel het werk kan vertragen of versnellen.
Informeer niet alle gasten die het begin wordt uitgesteld vanwege de vertraging van de gasten (dit zal zichzelf allemaal begrijpen). Vertel de hoofdgasten waarvan je het weet. Leg uit dat je van plan bent om te doen, maar mensen de kans geven om zelf te beslissen, omdat ze elkaar beter kennen en beslissingen kunnen nemen die geschikt zijn voor iedereen.
Volg de tijd omdat iedereen tijd moet hebben om te spreken. Als de hoofdgasten te laat zijn, aangeboden mensen snacks of drankjes - het zal ze niet vervelen.
Als de gasten erg laat zijn en u niet op hen kunt wachten (bijvoorbeeld vanwege het feit dat sommige gerechten niet later kunnen worden ingediend), start u het evenement op tijd en wanneer de dalende gasten aankomen , zelfs als het dessert is.
Bied iedereen aan om te dansen, te spelen, spraak te zeggen of een ander entertainment te regelen, vooral als het is geassocieerd met muziek. Vraag de fotografen om met gasten te werken totdat ze aankomen. Denk aan een reserveplan per dag vóór het evenement.
Als de gasten specifiek later willen komen, voelen hierover als een keuze aan gasten, en niet als uw falen. Je taak is om te gaan met die gasten die al zijn gekomen. Let op jezelf alsof er geen probleem is.

2. Weet hoe je voedselproblemen op te lossen. Deze problemen gebeuren zelden als alles van tevoren werd doordacht, maar soms zijn verrassingen mogelijk: een kind kan voedsel verspreiden of wat voering kan gebeuren in de keuken. Leer van tevoren wat gasten in het evenement zullen zijn, zodat u kunt denken door de locatie van de tafels met voedsel en gasten.

Als er ergens een vloeistof was, moet deze om veiligheidsredenen zo snel mogelijk worden verwijderd, zelfs als u het tapijt, alle decoratieve elementen of meubels moet verplaatsen. Als de vlek onmogelijk is om te vermommen (bijvoorbeeld als het een antiek object is), is het beter om het onderwerp met een vlek te dragen. Als je reserve meubels hebt, gebruik het dan. Zo niet, leg de rest van de meubelitems op, zodat de afwezigheid van één object niet in de ogen is.

Zone met voedsel kan worden verbrand met een touwsperv, een gordijn of shirma. Dit is handig als de snackplaten nauwelijks op een bundeltafel worden geplaatst of als u van plan bent te laten zien dat later wordt gevoed. Sommige gasten kunnen besluiten dat voedsel in onbeperkte hoeveelheden wordt geserveerd en kan onafhankelijk worden genomen, maar het is niet altijd zo.

Menu wijzigen. Als een deel van het gerecht onmogelijk is (bijvoorbeeld het bijgerecht), elimineer deze, vervang anderen of vermindert u het gedeelte zodat het resterende bijgerecht voldoende is voor iedereen. Het is noodzakelijk om delen van andere producten te verhogen. Rapporteer de verantwoordelijke besluit.

Onverwachte vegetariërs, sober en gasten met allergieën mogen niet zijn als jullie allemaal van tevoren uitdagen, maar vaak brengen mensen familieleden of goede vrienden met hen, niet waarschuwing voor het vooraf, vooral als het evenement niet voorziet in de aanwezigheid van een streng hoeveelheid uitnodiging. In de regel oplossen dergelijke problemen eenvoudig. Ontmoet de gasten bij de ingang en vraag of ze voorkeuren hebben in voedsel. Meld alle voorkeuren in de keuken zodra u meer over hen leert.

Als gasten meer komen dan je had verwacht, bereid dan meer voedsel voor of koop meer producten indien nodig. In de regel is er een voorraad producten in de keuken, rekening houdend met de mogelijke schade, en meestal blijkt het voedsel groter te zijn dan, en niet minder. U kunt porties verminderen en meer brood, sla of groenten indienen, dat wil zeggen, producten die snel kunnen worden gekocht in de supermarkt.

3. Weet hoe je problemen met kinderen op te lossen. Maak geen fout van veel managers - onthoud dat kinderen dezelfde behoeften hebben als bij volwassenen: ze willen een goede tijd doorbrengen en dat ze zich niet verveeld waren. Ouders worden vaak beledigd als het evenement geen entertainment biedt voor kinderen. Het is het beste om alle gasten te vragen die van plan zijn om kinderen mee te nemen, waarschuwen voor het door een antwoord op uw uitnodiging te sturen.

Kleine kinderen (tot 10 jaar) suggereren het best eten of snacks vroeg, omdat het vaakst niet eerder dan acht `s avonds begint, en het is veel later dan kinderen. Het eten moet interessant zijn voor kinderen en nuttig, maar ook dezelfde attent als voedsel voor volwassenen - ouders zullen het waarderen. Volledig voedsel voor kinderen zal het werk van ouders vereenvoudigen, dankzij wat ze deze avond rustig doorbrengen.

Kinderen van meer dan 10 jaar kunnen in de regel voedsel worden geserveerd voor volwassenen en delen van dezelfde grootte als een volwassene, hoewel kinderen het vaakst niet het hele deel niet eten. Met de toestemming van de ouders, bied kinderen kindermenu aan, als het voedsel voor volwassenen niet leuk vindt. Tieners kiezen vaak dezelfde maaltijd als kinderen omdat het eenvoudiger is. Om deze reden hernoemen sommige inrichtingen de menu`s van kinderen naar alternatief menu. Bespreek vooraf met het hoofdmenu voor kinderen en entertainmentmogelijkheden voor kinderen en ouderen.

Markeer een afgelegen plek voor vrouwen met baby`s, waar ze hen konden voeden en vermommen, evenals een plek voor jonge kinderen, waar ze zouden kunnen slapen als ze moe zijn.

4. Weet je te gedragen met gewelddadige en dronken gasten, evenals met mensen die proberen bij het evenement te komen zonder uitnodiging. Idealiter is het mogelijk om te vermijden, maar niet altijd - problemen zijn mogelijk bij zakelijke en gezinsevenementen. Nuances verschijnen vaak, waarover je het niet wist en kon het niet weten, dus wees voorbereid op alles.

Vraag de klant en belangrijke gasten over mogelijke scenario`s van gedrag in dergelijke gevallen. Als het met hen ongepast wordt besproken, praat dan met andere verantwoordelijke om problemen met zitplaatsen te voorkomen. Wijs die verantwoordelijk voor deze situaties toe, volg de situatie en wees voorbereid om in te grijpen als u nodig hebt. Strikt genomen is uw plicht om het evenement uit te voeren, maar u bent niet verantwoordelijk voor persoonlijke vragen. Om deze reden moet u ontdekken aan wie u moet contacteren als er een onaangename situatie ontstaat.

Omdat de gastalcohol, die al overbodig heeft, kan het moeilijk zijn, evenals interactie met de gast, die zich agressief gedraagt, het beste is om een van de gasten toe te staan het conflict toe te staan om het conflict op te lossen. Bel de politie alleen als het de hoofdgasten goedkeurt. Zelfs in kleine gebeurtenissen zijn er vaak veel alcohol, dus het is belangrijk om altijd alert te zijn.

Situaties met mensen die proberen bij het evenement te komen zonder uitnodiging, altijd behoorlijk gecompliceerd. In dit geval is het het beste om hen rustig te vragen om het evenement te verlaten, maar controleer eerst met de hoofdgasten, of deze mensen echt in de lijst van uitgenodigd zijn. Als mensen zich agressief gedragen, is uw plicht om gasten te beschermen in de mate waarin het mogelijk is. Bel de politie of bewaker als ongenode gasten niet verlaten, ondanks uw verzoeken.

Gasten verwelkeren vaak het schema van zitplaatsen en gaan zitten waar ze willen, of naast degenen die willen zitten. Vraag grote gasten, is het?. Het is het beste om alles van tevoren te bespreken met klanten. Als mensen in staat moeten zijn om te zitten volgens zitplaatsen, laat niemand in de eetkamer niet vóór het begin van het avondeten. Vaak zijn gasten in de lobby, in de lobby of in de bar. Als mensen niet hoeven te kruisen vanwege gezinsverschillen, kun je mensen in groepen verdelen en ze afzonderlijk naar de juiste tafels voeren.

vijf. Weet wat te doen als het weer je verhinderde. Plotselinge regen of sneeuw is mogelijk in sommige regio`s, zoals ernstige hitte of koude. In de regel doet het weer er niet veel uit als het evenement wordt uitgevoerd in een gesloten ruimte, maar in het geval van buitenactiviteiten, is alles ingewikkelder. Als slecht weer wordt verwacht, draagt u het evenement over op een andere plaats. Als het onmogelijk is, neem dan een groot paviljoen of tent te huur (hoewel deze optie duur kan zijn als u alles op het laatste moment bestelt). Bekijk het weer bij het voorbereiden op het evenement. In het geval van slecht weer is de situatie buitengewoon moeilijk, dus alles wat afhankelijk is van jou om problemen te voorkomen.

In sommige landen zijn er een verzekering in geval van slecht weer en andere problemen. Als het weer onvoorspelbaar is in jouw omgeving, denk dan aan een slecht weer actieplan. Ontdek de kosten van verzekering en het overbrengen van het evenement naar een andere plaats, omdat het u zal helpen om een klant voor te bereiden op mogelijke extra kosten.

Tips

Houd de essentiële items op een geschikte plaats: servetten, brandblusser, EHBO-kit en andere dingen. Als alles goed gaat, zullen ze ze niet nodig hebben, maar in het geval van grote evenementen is het beter om ze in het geval te hebben.
Als iemand van de gasten of luidsprekers moe of gedwongen wordt om te wennen aan de verandering van tijdzones, controleer dan of hun assistenten, geen sessie nodig in de spa, massage of iets anders, waardoor ze zich beter zullen voelen. Als ze al heel lang niet eten, kun je ze lunchen, en als ze zich slecht voelen - tabletten (bijvoorbeeld in het geval van hoofdpijn als gevolg van stress of buikpijn vanwege vlucht). Vermoeide gasten of sprekers manieren om elk evenement te ruïneren, hoe hard je ook probeert.
Zorg ervoor dat alles zichtbaar is voor de scène en hoorbare muziek of toespraken.
Vergeet niet dat je bezig bent met de organisatie van het evenement van iemand anders - het is een grote eer, zelfs als het proces zelf erg nerveus blijkt te zijn. Je werk kan veel mensen gelukkig maken en hen onvergetelijke indrukken geven. Je bent ook nuttig voor jou deze ervaring terwijl je veel nieuwe vaardigheden krijgt.
Je kunt zelf een toespraak of zelfs dansen met iemand als het een evenement interessanter maakt. Het is belangrijk om uw taken in het geval te kunnen delegeren als u moet deelnemen aan de dans of uit te spreken. Het is belangrijk dat er in dezelfde tafel geen stilte is.

Deel in het sociale netwerk: