Hoe een e-mail te beantwoorden met een uitnodiging voor het evenement

Tot op heden gebruiken mensen steeds meer e-mail als een alternatief voor traditionele postdiensten. Dat is de reden waarom uitnodigingen voor gebeurtenissen (of het zijn met bruiloften, verjaardagen, feestelijke vergaderingen of andere evenementen) met behulp van elektronische letters worden steeds vaker. Vandaag sturen evenementen organisatoren vaak e-mails met uitnodigingen. Omdat deze manier van alert over het evenement niet zo lang geleden leek, hebben veel mensen niet het idee hoe ze dergelijke letters kunnen beantwoorden. Gelukkig is dit genoeg om het karakter en de tijd van het antwoord te bepalen, uw antwoord voor te bereiden en ervoor te zorgen dat uw e-mail wordt gelezen.

Stappen

Deel 1 van 3:

Hoe en wanneer te antwoorden

een. Bepaal of u klaar bent om de uitnodiging te accepteren. Allereerst moet u beslissen of u dit evenement gaat bezoeken. Denk aan deze vraag zou onmiddellijk moeten zijn zodra de uitnodigingsbrief.

Overweeg de locatie van het evenement en de noodzaak om te reizen. Als vrienden je bijvoorbeeld uitnodigen voor een bruiloft in een andere stad, dan heb je misschien vluchten nodig en aankooptickets. Zo`n reis kan duur zijn.
Zorg ervoor dat u op dit moment geen andere zaken en evenementen hebt.
Bespreek de mogelijkheid van uw aanwezigheid met een partner en andere familieleden. In sommige situaties is het nodig om de aanwezigheid van alleen delen van de uitgenodigdheden te bevestigen.

Titel afbeelding Reageer op een RSVP-e-mail Stap 2

2. Bepaal het type evenement. Verschillende evenementen voorzien in een andere toon en de inhoud van uw reactie. Evalueer daarom het type gebeurtenis naar het antwoord op de uitnodiging om sociaal toezicht te voorkomen.

Informele gebeurtenis. U ontving bijvoorbeeld een brief in een vrije stijl waarin de buurman u uitnodigt om te barbecueën ter gelegenheid van een belangrijke gebeurtenis voor hem. Voor een dergelijke gebeurtenis is een onofficiële toon van het antwoord vrij geschikt, maar het moet onverwijld worden beantwoord.

Officieel evenement. Uitnodigingen voor bruiloften en verjaardagsfeest of verjaardag vereisen de officiële responstiek.

Titel afbeelding Reageer op een RSVP-e-mail Stap 3

3. Antwoord tijdig. Beoordeel uw plannen en accepteer de beslissing, waarna het tijdig reageert. Uiteindelijk is het tijdigheid dat een van de belangrijkste aspecten van een uitnodigingsreactie is. Het is belangrijk om een persoon op de hoogte te stellen van uw aanwezigheid of afwezigheid bij het evenement.

Vind in de brief waarnaar u moet antwoorden. Dit is geen wens, maar een nauwkeurig en vrij concreet verzoek.

Antwoord bij de eerste gelegenheid. Als het uitnodigende partij u aanvraagt om uw antwoord een of twee maanden te geven, betekent dit niet dat men deze tijdsperiode volgt. Neem een solide oplossing en informeer uw antwoord zo snel mogelijk.

Deel 2 van 3:

Hoe het antwoord te bereiden

een. Vul de onderwerpstring in. Selecteer het teken en de reactietijd, het veld waarvan het veld de brief verzint. Specificeer eerst het onderwerp in de juiste lijn. In het onderwerp is het noodzakelijk om onmiddellijk de aanwezigheid of onvermogen te melden om het evenement bij te wonen met het type evenement.

Gebruik voor officiële evenementen de officiële toon. Specificeer bijvoorbeeld "Alexander en Katerina worden gedwongen om uw uitnodiging aan het jubileum te verwerpen, dat op 11 mei wordt gehouden".
Voor informele gebeurtenissen, zoals een barbecue in de buurt van de buren, is een dergelijk antwoord mogelijk: "We zullen niet in staat zijn om naar de picknick van de 11e te komen".

Titel afbeelding Reageer op een RSVP-e-mail Stap 5

2. Selecteer het handvatformulier. Beroep aan de geadresseerde van de brief speelt een belangrijke rol, omdat het de toon van het antwoord instelt. Bovendien toont de correct geselecteerde begroeting de uitnodigende partij uw houding.

Kies dergelijke beroepen als "Beste", "gerespecteerd" of "mijn lieve vrienden".

Voor een informeel evenement zal een eenvoudig beroep op de auteur van de uitnodiging zoals "Beste Oleg en Yana" passend zijn.

Titel afbeelding Reageer op een RSVP-e-mail Stap 6

3. Schrijf het bulk van de brief. Het grootste deel van uw bericht is het belangrijkste onderdeel van het antwoord op de brief. Het moet de toon van het evenement weerspiegelen en een direct antwoord geven op de uitnodiging. Dus de volgende opties zijn mogelijk:

Informeel evenement en onofficieel antwoord: "We zijn erg dankbaar voor de uitnodiging voor een picknick, maar op deze dag zal niet in de stad zijn".

Officieel evenement en officieel antwoord: "Petrov`s familie neemt een uitnodiging voor de bruiloft van Alexey en Marina, die op 5 november 2018 wordt gehouden". Een ander voorbeeld: "Valentin en Olga Lebedevs accepteren graag de uitnodiging voor de verjaardag van de bruiloft van het paar Agapov".

Een voorbeeld van een officiële weigering: "Khokhlov-familie zal niet in staat zijn om Alexey en Marina-bruiloft op 5 november 2018 te wonen".

Titel afbeelding Reageer op een RSVP-e-mail Stap 7

4. Laat de handtekening achter en geef uw naam op. Na de tekst van de brief moet u de handtekening eraan verlaten. Dit is niet alleen een formaliteit, omdat de handtekening de aard van uw relatie weerspiegelt met het uitnodigende partij en de houding ten opzichte van een persoon.

Selecteer de officiële handtekening zoals "met respect", "Your Faithful Friend", "Oprecht Yours" of "Met de beste wensen".

Gebruik een informele handtekening zoals "uw vriend", "het allerbeste" of "alle voordelen".

Kies een dergelijke handtekening die overeenkomt met de toestemming of falen van "met spijt" of "met dankbaarheid".

Geef uw naam op na de uiteindelijke uitdrukking. Als het evenement niet officieel is, kunt u alleen uw naam specificeren met de namen van de rest van de uitgenodigdheden. Uw antwoord op de officiële uitnodiging moet de namen van alle uitgenodigd en achternaam na de achternaam bevatten. In sommige gevallen lijkt het als een nauwe relatie met het uitnodigende feest, je kunt "familie van Petrov" zonder namen schrijven.

Deel 3 van 3:

Geautomatiseerde letters en mogelijke problemen

een. Selecteer een weigering of toestemming als de letter geautomatiseerde knoppen bevat. Organisatoren van officiële evenementen gebruiken steeds meer de diensten van geautomatiseerde uitnodigingsdistributiediensten. Als een persoon profiteerde van een dergelijke service, is het waarschijnlijk dat de brief door een derde partij is verzonden. Bovendien kan het bericht ingebouwde knoppen voor een snelle reactie met inscripties zoals "akkoord" en "weigeren".

In dit geval is het niet nodig om het antwoord op de organisator van het evenement te schrijven.
Na uw toestemming of mislukking wordt de relevante informatie verzonden door service van derden, waarna het naar de evenementorganisator wordt verzonden.
Geautomatiseerde verzendende uitnodigingen worden vaak gebruikt in situaties met semi-officiële evenementen zoals een verjaardagsfeest of viering.

Titel afbeelding Reageer op een RSVP-e-mail Stap 9

2. Selecteer de functie "Bevestiging". Als u zich zorgen maakt dat een persoon uw antwoord niet ziet, klikt u op de knop "Bevestigen" op het schrijfscherm. Dankzij een dergelijke functie maakt uw e-mailservice een bevestiging wanneer de ontvanger uw antwoord kan lezen of ontvangen. Je zult weten dat een persoon je antwoord heeft ontvangen.

Afhankelijk van de e-mailservice, kan de knop in verschillende delen van het scherm zijn.

Niet alle diensten hebben een dergelijke functie.

Titel afbeelding Reageer op een RSVP-e-mail Stap 10

3. Stuur een extra brief als uw plannen zijn gewijzigd. In zeldzame gevallen is er nodig om uw antwoord te wijzigen. Als je consensus, maar na een tijdje waren er nieuwe omstandigheden, of na het weigeren heb je de mogelijkheid om het evenement te bezoeken, moet je contact opnemen met het uitnodigende feest en dit nieuws melden.

Als u per ongeluk op de knop "Accepteren" hebt ingedrukt, verzendt u het antwoord en rapporteert u een foutmelding.

Als u de eerder geaccepteerde uitnodiging moet verlaten, neemt u contact op met het uitnodigende partij. Stuur bijvoorbeeld een e-mail met het onderwerp "Gewijzigde antwoord op de uitnodiging" en de tekst als "in verband met de onvoorziene omstandigheden van Anna en ik zal niet in staat zijn om op 14 augustus de 20-jarig jubileum van uw bruiloft bij te wonen. Onze excuses en hopen op een ambulance-bijeenkomst ".

Als je een uitnodiging na het falen wilt accepteren, laat het me weten. Stuur bijvoorbeeld een brief met het onderwerp "Gewijzigde antwoord op uitnodiging" en tekst "Ik zal heel graag uw evenement bezoeken als u de mogelijkheid heeft om een andere gast te accepteren".

Meld wijzigingen zo snel mogelijk. In het geval van een onofficiële gebeurtenis kan het antwoord een paar dagen vóór het evenement worden gewijzigd, terwijl ongeveer uw aanwezigheid of afwezigheid van een officieel evenement als een bruiloft ten minste een maand vóór een dergelijke gebeurtenis moet worden geïnformeerd.

Deel in het sociale netwerk: