Hoe gegevens te importeren van Excel in Access: 8 stappen

Toegang is een relationeel databasebeheersysteem waarin u een of meer Excel-tabellen kunt importeren en hun homogene elementen kunt coördineren. Bovendien, met behulp van toegang, kunt u een grote hoeveelheid gegevens verzamelen en analyseren, omdat één toegangsbestand verschillende Excel-tabellen bevat. Maar eerst moet u gegevens van Excel in Access importeren, dit kan worden gedaan door verschillende basisacties uit te voeren.

Stappen

Deel 1 van 3:

Voorbereiding op importgegevens van Excel in Access

een. Op uw computer Run Excel en Access. U moet Microsoft Office kopen en downloaden, dat Excel bevat, en toegang. Dit kan worden gedaan op de officiële website van Microsoft.

Het Microsoft Office-pakket installeren Klik in Windows "Begin" - "Alle programma`s".
Klik "Microsoft Office" En selecteer in het menu dat opent "Toegang" (of "Uitblinken"). Hoogstwaarschijnlijk heb je al een Excel-tabel die je hebt gedownload of ontvangen per e-mail. Met het Excel-programma kunt u zo`n tabel openen.

Titel afbeelding Import Excel in Access Step 2

2. Voordat u gegevens in toegang importeert, behandel de Excel-tabel. Het vergemakkelijkt de gegevensoverdrachtstaak aanzienlijk van Excel in Access. De essentie is dat in verschillende tabellen specifieke gegevens één formaat moeten hebben.

Om te beginnen, zorg er dan voor dat de eerste regel van elke geïmporteerde tabel de namen (headers) van de kolommen bevat - de namen moeten duidelijk de gegevens in kolommen worden opgenomen. Bijvoorbeeld, als de kolom mensen achternamen bevat, een naam ervan "Gezinnen". Laten we nauwkeurige namen om het proces van bijpassende kolomkoppen in verschillende tabellen te vergemakkelijken.

In toegang kunt u onderhandelen over homogene elementen in twee en meer Excel-tafels. U hebt bijvoorbeeld een Excel-tabel met salarisgegevens, die volledige naam (achternaam, naam, patroniem), adressen en lonen bevat. Stel dat u deze tabel wilt vergelijken met een andere tabel met donaties op een bepaald project (volledige naam, adressen en hoeveelheid donaties). In de toegang kunt u kolomkoppen in verschillende tabellen coördineren. Ga in ons voorbeeld af over de namen van de kolommen met de namen om erachter te komen wat mensen in beide tabellen aanwezig zijn.

Blader door elke Excel-tabel en zorg ervoor dat de gegevens in één formaat worden gemaakt, anders verwerken, verwerken de tabel om gegevens naar één formaat te brengen. Deze benadering van het gegevensformaat weerspiegelt het woord "relationeel" (van relatie - afhankelijkheid, communicatie) in de beschrijving van de toegang. Bijvoorbeeld, indien in de salaristafel in de kolom "Voor-en achternaam" De namen, namen en patroniem worden geïntroduceerd, en in de tabel met donaties in de kolom "Voor-en achternaam" - Alleen achternamen en namen, dan beschouwt toegang deze kolommen niet met homogeen (dat wil zeggen, het zal het niet eens zijn). Daarom moet hetzelfde zowel de namen van de kolommen en het gegevensindeling in deze kolommen zijn.

Titel afbeelding Import Excel in Access Step 3

3. Verdeel gegevens in de kolommen van Excel Table. Om elementen van het Excel-tafeluniform te maken (voor het importeren van ze in de toegang), deel de informatie in de overeenkomstige kolommen.

U kunt bijvoorbeeld de naam in één kolom plaatsen, de naam - in de tweede en het patroniem - in de derde. Op dezelfde manier, doe met de overeenkomstige kolom in de tweede tabel. Nu in de toegang kunt u het eens zijn, bijvoorbeeld, bijvoorbeeld achternamen van een tafel met achternamen van een andere en vinden mensen die in beide tabellen aanwezig zijn.

Selecteer de gewenste kolom om gegevens in de kolom Excel te verdelen. Klik in de werkbalk op "Gegevens". Dan klikken "Tekst per kolommen". Het wordt aanbevolen om de optie te kiezen "Met scheiders". Dan klikken "Verder".

Titel afbeelding Import Excel in Access Step 4

4. Volg de aanwijzingen van de Tekst Wizard om de gegevens die zich in één kolom bevinden te verdelen. Volg deze stappen:

Selecteer het separatorsymbool tussen gegevens. Vergeet niet dat de in de cel vermelde informatie wordt gedeeld door een bepaald symbool. In de regel is een dergelijk symbool een kloof, een komma of punt met een komma. In de overweldigende meerderheid van de gevallen is de informatie gedeeld door een ruimte. De volgende informatie wordt bijvoorbeeld ingevoerd in de cel: Ivanov Ivan Ivanovich. Hier is de achternaam gescheiden namens een blanco, en de naam is gescheiden van de middelste naam. Selecteer in dit geval in het venster Tekst Wizard de optie "De ruimte".

Klik "Verder". Dan klikken "Klaar". Kolom met cel "Ivanov Ivan Ivanovich" opgesplitst in drie kolommen. Nu kunt u de naam toewijzen aan elk van de drie nieuwe kolommen, dat wil zeggen, bel ze als "Achternaam", "Naam", "Midden-naam". Voordat u de informatie rechts van de gedeelde kolom splitst, voegt u verschillende lege kolommen in zodat Excel de gescheiden gegevens (en niet in de al gevulde kolommen met andere gegevens in zich meebrengt).

Deel 2 van 3:

Gegevens importeren van Excel in Access

een. Toegang uitvoeren. Om dit te klikken "Begin" - "Microsoft Office" - "Microsoft Access". Om gegevens van Excel te importeren, maakt u een nieuwe toegangsdatabase aan.

Om een database te maken in het venster Toegangsprogramma, klikt u op "Nieuwe database".
Als u wilt, stelt u de naam in die door de database is gemaakt. Dan klikken "Creëren".

Titel afbeelding Import Excel in Access Step 6

2. Importeer Excel-tabel in toegang. Nu kunt u gegevens importeren van een of meer Excel-tabellen in de toegang.

Klik op de werkbalk (in het venster Toegangsprogramma) "Externe gegevens". Klik in sommige toegangsversies op de werkbalk op "Bestand" - "Externe gegevens".

In hoofdstuk "Bestandsnaam" Klik "Overzicht", Om de gewenste Excel-tabel te vinden.

Controleer de optie "Brongegevens importeren naar een nieuwe tabel in de huidige database" (Deze optie wordt standaard geactiveerd).

De gewenste tabel vinden, klik erop. Dan klikken "OK". Een Excel-import-importwizard opent in toegang.

Deel 3 van 3:

Gegevensimport wizard gebruiken

een. Volg de instructies van de DATA Import Wizard. Dit moet worden gedaan om het Excel-tabelimportproces in toegang te voltooien.

Selecteer een lijst in de Excel-tabel, waarvan u naar toegang wilt invoeren. Soms is het heel gemakkelijk omdat de tabel slechts één vel bevat. Maar soms bevat één Excel-tabel veel vellen waarvan de tabbladen onder aan het Excel-programmavenster worden weergegeven. In dit geval moet u een specifiek blad opgeven. Dan klikken "Verder".
Een venster met een vraag wordt weergegeven, of de eerste reeks van de tabelkop bevat. Hier zijn bedoeld in het oog op de namen die de gegevens in elke kolom kenmerken (bijvoorbeeld achternaam, adres, salarisbedrag, enzovoort). Perfect, indien voordat u de Excel-tabel verwerkt, zodat de eerste regel strikt gedefinieerde kolomnamen bevat, controleert u in dit geval de optie die de eerste regel kolomkoppen bevat. Dan klikken "Verder".
Als er geen kolomitels in de eerste regel zijn, wordt het venster dat wordt geopend, de vraag weergeeft of u de namen wilt oplossen "Picks" (in toegang onder "velden" Begrijp de krantenkoppen van kolommen). Als u daarvoor niet de namen van de kolommen hebt ingevoerd, doe het dan nu.

Titel afbeelding Import Excel in Access Step 8

2. Voltooi de import van gegevens. Je hebt nog maar een paar actie uit. Bepaal in het venster dat opent de primaire sleutel (als u wilt).

Je kunt, maar niet verplicht om het te doen. De primaire sleutel is een uniek nummer dat is toegewezen aan elke regel met de gegevens - het kan handig zijn bij het sorteren van gegevens. Dan klikken "Verder".

De standaardnaam wordt weergegeven in het laatste venster. U kunt de Excel-tabel wijzigen (na voltooiing van de import, deze wordt weergegeven als toegangstabel aan de linkerkant van het scherm).

Klik "Importeren", En klik vervolgens "Dichtbij". De tabel verschijnt aan de linkerkant van het scherm, het betekent dat het volledig in de toegang is geïmporteerd.

Als u verschillende databases wilt matchen, doet u de hierboven beschreven acties om een of meer extra Excel-tafels te importeren. Nu kunt u beginnen met het onderhandelen over gegevens in de toegang.

Waarschuwingen

Houd er rekening mee dat als de Excel-versie waarin de tabel is gemaakt, verschilt van de toegangsversie, u kunt problemen ondervinden bij het importeren van gegevens.
Herhaal opnieuw: Process Excel-tabel voordat u gegevens importeert. Dat wil zeggen, let op het gegevensformaat waarmee u gaat werken.
Maak een kopie van de brontabel, zodat u in de extreme gevallen de gegevens opnieuw kunt importeren.
In de toegang kunt u niet meer dan 255 kolommen importeren.

Deel in het sociale netwerk:

Hoe gegevens van excel te importeren

Stappen

Waarschuwingen