Hoe een ruwe e-mail op het werk te beantwoorden

Je hebt al drie keer een bericht gehad, maar het lijkt nog steeds onbeleefd tegen jou. Maar is het de moeite waard om de afzender te bellen en erachter te komen of hij echt onbeschoftheid wilde schrijven...of niet?

"Netwerketiquette" Op het werk is ook belangrijk, zoals in andere levensgebieden. Het is onaanvaardbaar dat mensen die, met een persoonlijk gesprek niet zo resoluut niet zo resoluut mogen, alleen maar onmeedbaar zijn omdat ze gebruiken om elektronische communicatie te communiceren. Het is echter erg belangrijk om objectief te blijven over e-mails, die misschien onbeschoft tegen u lijken, maar in werkelijkheid niet. Daarom, de volgende keer dat je krijgt van je baas, collega`s of zelfs sommigen "Grote sid" Het bericht dat u aanstootgevend lijkt om het volgende te doen.

Stappen

een. Bepaal hoe het ruwe bericht er meestal uitziet. In het elektronische bericht is het heel gemakkelijk om de intentie, toon en woorden verkeerd te interpreteren. Natuurlijk gaat het bericht niet gepaard met een sprookjesachtige stem en gebaren, dus als je bezig bent met het werk, zijn er niet genoeg suiker in je bloed, en je wilt het huis verlaten, je zult heel gemakkelijk zijn om de gebruikelijke boodschap voor te doen brutaal. Meestal heeft het bericht ongeveer de volgende kenmerken:

De woorden in het bericht zijn uiteraard aanstootgevend en / of afwijkend (als u een bericht ontving waarin een afwijkend vocabulaire werd gebruikt, is het waarschijnlijk een overtreding van het beleid van het bedrijf en toont bovendien de niet-professionaliteit van de afzender aan. Het kan ook een reden zijn voor een rechtszaak, afhankelijk van wat tot op uw adres is gezegd, vooral als het een bedreiging, intimidatie of laster was).
Het bericht is in hoofdletters geschreven (alsof ze in heel of gedeeltelijk op u schreeuwen, op die plaatsen waar de afzender de eis wilde uitdrukken of een patronaattoon overbrengt. (Vergeet niet dat sommige leidinggevenden en collega`s nog steeds niet aan de CAPS-slotsleutel hebben, dus u hoeft ze misschien gewoon te lui te vergeven of "Non-profit").
Het bericht is een vereiste zonder enige "Hallo", "alsjeblieft", "Met dank" en handtekeningen. Dit is normaal als u u niet aanspreekt, en plaats geen handtekening in het geval als dit de voortzetting van de reeds begonnen correspondentie is. Maar als dit het eerste bericht is op een volledig nieuw onderwerp, waarin de vereiste wordt gedaan of instructies, is het op de werkplek onfatsoenlijk om deze formaliteiten weg te laten.
In het bericht wordt u contact opgenomen met respectloos (met twists) op het niveau van belediging en / of met de tippets "Controleer je Shirinka" en T.NS.
In een ruwe bericht kunnen veel uitroep en vraagtekens worden gebruikt. Vaak tekenen per type "!!!!!!" en "?????" worden beschouwd als onbeschoftheid of hun superioriteit over u gooien. Ze kunnen echter ook worden gebruikt voor een grotere expressiviteit, dus u mag dit bord niet als de hoofdkant zien.
De afzender plaatst een kopie van je baas, dus hoe zou "Gedwongen" Jij om actie te ondernemen.

Titel afbeelding Reageer op Rude E-mail op het werk Stap 2

2. Lees de boodschap zorgvuldig voordat u conclusies doet over de intentie van de afzender. Als je gewoon door je ogen in de post hebt gereden en besloten dat het onbeleefd is, is het erg belangrijk om het meer zorgvuldiger te lezen. Zelfs als je het voor de eerste keer zorgvuldig leest, lees het opnieuw om er zeker van te zijn dat je niets hebt gemist en niet zien wat er echt is. Het zou goed zijn om jezelf te vragen dat het in deze boodschap was die je zo veel pijn doet. Het kan dienen als een extra tip om te begrijpen hoe deze boodschap was. Als u onlangs hebt plaatsgevonden met een collega of baas, en dit bericht is een voortzetting van de levendige discussie, is het duidelijk dat u het onwaarschijnlijk bent om het bericht onmiddellijk te lezen. Aan de andere kant, als je de tekens niet hebt opgemerkt dat je baas of collega ongelukkig met je is, is het mogelijk dat je dit bericht gewoon verkeerd hebt begrepen.

Wat zijn de intenties die zich achter de woorden verstopt?

De afzender is een conflictpersoon of een persoon die meestal erg beleefd is? Zelfs in een beleefde persoon kunnen er soms problemen zijn met communicatie via e-mail, hoewel er geen intentie was om onbeleefd te zijn en niet.

Misschien wordt een persoon eenvoudig getekend, probeert het per e-mail krachtiger te lijken dan hij misschien een persoonlijk gesprek lijkt? In dit geval kan de afzender gewoon naar de truc gaan om je te laten doen wat hij bang was om je persoonlijk te doen.

Het bericht heeft plaatsen die je het gewoon niet begrijpt? In dit geval is het beter om niets aan te nemen totdat u aanvullende informatie hebt. Mensen die snel afdrukken, missen soms de woorden en zijn niet verbaasd door interpunctie en spelling. Nu wordt het steeds populairder om e-mails te schrijven, als eenvoudige sms, dus soms zijn ze niet gemakkelijk te begrijpen.

Titel afbeelding Reageer op Rude E-mail op het werk Stap 3

3. Beoordeel de emotionele toestand van de afzender niet. Vermijd oordelen over de emotionele toestand van de persoon die u een bericht heeft gestuurd. Onontwikkelde communicatievaardigheden, verwarrend sarcasme of grappen of gewoon een fuzzy reactie - Dit alles kan de indruk creëren dat de boodschap onbeleefd is, hoewel de man in feite probeerde iets te zeggen, maar het niet in een fit kon zeggen. Begrijp dat niet alle mensen een briljant antwoord in een korte periode kunnen schrijven, en probeer het meest eenvoudigweg een bericht te sturen om het uit te steken van de lijst met zaken en ga verder met een andere taak.

Natuurlijk heeft deze regel uitzonderingen. Als u moeilijkheden ondervindt in persoonlijke communicatie met een persoon, is het mogelijk dat hij zijn emoties toestond om uw correspondentie te beïnvloeden. Hoe dan ook, evalueer het inhoudbericht en niet door verwachtingen.

Titel afbeelding Reageer op Rude E-mail op het werk Stap 4

4. Zich onthouden van het antwoord of "Lees en reageer niet".Het is erg belangrijk dat je niet wordt beantwoord totdat je het bericht objectief accepteert en niet kalmeert. Snel reageren, zult u hoogstwaarschijnlijk op dezelfde onbeleefde manier een bericht willen schrijven, riskeert alleen de situatie te compliceren. Nog erger - om grof te beantwoorden aan de boodschap waarin het oorspronkelijk geen grofheid was en niet bedoelde! Dus vertaal de geest. Sluit het bericht en de wandeling. Drink een kop koffie, stretch en behandel met een ander ding om gedachten in volgorde te brengen. In dit geval, wanneer je terugkomt, kreeg je het bericht opnieuw en kan het beslissen of het bedroefd is, want het leek je voor de eerste keer.

Nooit reageren als u boos bent, en in dergelijke gevallen probeert u altijd met het antwoord uit te stellen. Woorden die in een angina-geritsel schriftelijk zijn geschreven, kunnen ook schriftelijk opgenomen, kunnen lang spelen voor u.

De emotioneel julliezelf en je boodschap, des te belangrijker om te upgraden met het antwoord.

Titel afbeelding Reageer op Rude E-mail op het werk Stap 5

vijf. Zoek naar verklaringen. Als je zo`n kans hebt, kom dan gewoon naar een persoon en vraag hem wat hij wilde zeggen in zijn boodschap. Je hebt meer kansen om de situatie te verduidelijken als je persoonlijk met een persoon praat. Deze optie is echter onmogelijk voor mensen die ver weg van elkaar werken of zelfs op verschillende plaatsen, regio`s of landen. Als de volgende stap kunt u proberen met een persoon telefonisch te praten, als een dergelijke optie voor u beschikbaar is. Telefoongesprek stelt u in staat om de situatie veel sneller te verduidelijken dan bij het uitwisselen van berichten. Als u geen andere keuze heeft, of deze optie meer geschikt voor u lijkt, kunt u het bericht per e-mail beantwoorden. Wees in dit geval beleefd en demonstreer je professionaliteit. Bijvoorbeeld:

Hallo, Kevin! Bedankt voor je bericht. Ik weet niet zeker of ik je zin begreep "Hoe denk je dat je de kracht kunt vinden om weg te blijven van de koeler met water en doorgaan naar het NOxos-rapport? Misschien moet ik je rol in het bedrijf herzien". Moet worden toegelaten dat je zin onbeleefd genoeg was en stelt twijfels over mijn professionaliteit. Ik weet dat er een deadline is, en ik heb ze erin geplaatst. Ik heb net een beetje pauze genomen voordat ik teruggaat aan het werk aan het rapport. Als u zich zorgen maakt over het werk van het werk, zal ik u graag informeren over de huidige fase of per telefoon. Met vriendelijke groet, Nellie.

Misschien ben je geschikt voor een meer ironische optie (maar hiervoor moet je in een geschikt bedrijf werken!): Beste, Kevin! Bedankt voor je bericht. Ik ben me bewust van wat je de koeler moet aanraken - een verspilling van tijd. Je zult echter graag leren als gevolg van mijn koeler, die precies 2 minuten 23 seconden kostte, ik erin geslaagd om erachter te komen dat Jim op dezelfde figuren werkt als we in je rapport zijn, wat betekent dat ik klaar is met het werk Vanavond, niet morgenochtend. Ik zal u graag een afgewerkt rapport sturen voordat u naar huis gaat. Trouwens, ik wilde zeggen dat ik heel blij met je nieuwe schoenen ben. Zag ze van onder het gordijn toen er een koeler was. Nellie.

Titel afbeelding Reageer op Rude E-mail op het werk Stap 6

6. Lees uw bericht opnieuw. Herlezen het bericht minstens drie keer om ervoor te zorgen dat je emotioneel niet ruwlijk of door Chur hebt beantwoord. Bewaar beleefde en professionele toon over het gehele bericht en verwijder deze onderdelen die informatie bevatten die niet op het onderwerp of het oordeel over de emotionele toestand van de afzender bevatten. Laat uw bericht eenvoudig zijn, op het onderwerp en zonder provocaties. Zoals aangegeven in "101 E-mail LIETING BOARD": "Schrijf berichten naar anderen zoals je je wilt schrijven".

• Wees een monster van hoffelijkheid en reageer niet op onbeschutting en aanvallen. Strenge professionaliteit is de norm, maar hier vloeken, vloekt, kosten en beledigingen - niet zeker. Is ook niet de norm "Agressief" Registratie van het bericht (het ongepaste gebruik van uitroeptekens en t.NS.).

Titel afbeelding Reageer op Rude E-mail op het werk Stap 7

7. Begrijp dat soms niet reageert - OK. Soms is het beter om een ruwe bericht te verlaten zonder een antwoord. Misschien wist de afzender niet alle feiten, stond `in de ochtend niet staande poten op of was gewoon niet in zichzelf om een aantal redenen. Als u denkt dat het beter is om niet op dit bericht op te letten en niet hoeft te verduidelijken dat het de afzender was die bedoelde, of u geen enkele vraag en t`s hoeft te beantwoorden.NS., Antwoord dan gewoon niet. Zich gedragen alsof ik dit bericht nooit heb ontvangen, wat betekent dat je nog steeds werkt terwijl je van je verwacht.

Titel afbeelding Reageer op Rude E-mail op het werk Stap 8

acht. Praat met je hoofd of personeelsafdeling als je de neiging hebt opgemerkt tot ruwe rapporten. Op de werkplek hoeft u niet te duiden op onbeschutting, vervolging of bedreigingen. Pursuit en bedreigingen vereisen maatregelen, maar onbeschoftheid is iets, zonder welke een goed georganiseerde workflow vrij duur kan zijn, anderszins morele hits. Sla berichten op waarin u als bewijs wordt aangevallen, dus u hebt geschreven bewijsstukken die uw woorden kunnen bevestigen.

Titel afbeelding Reageer op Rude E-mail op het werk Stap 9

negen. Voer uw deel van de transactie uit. Als je twijfelt over het verzenden van een bericht dat je in opwinding, woede of ergernis hebt geschreven, en je denkt dat je emoties weerspiegeld zijn op de inhoud en je onbeleefd kunnen laten zijn, sla dan dit bericht op in de concepten of het verwijderen. Stuur het niet totdat iedereen aan het denken is. Wees altijd voorbeeldprofessionaliteit.

Tips

Bied een seminar op e-mailcorrespondentie e-mail. Als niemand weet hoe hij het moet uitgeven, bel dan degene die het weet. Het kan dienen als een teken dat een dergelijke training echt nodig is!
Als je woede moet morsen - doe het dan in een leeg bericht of document woord. In dit geval kunt u de spanning verwijderen, maar u hebt de kans niet per ongeluk op de knop te drukken "te beantwoorden" en stuur een bericht.
Je hoeft niet op de dag iemands mislukte te doen. We hebben ons allemaal, maar je moet altijd hoffelijkheid houden.
E-mail zelfs voor moeilijke professionals. Vergeet niet dat de juiste overdracht van emoties en intenties niet altijd via e-mail wordt uitgevoerd. Zelfs als dat zo is, is de ontvanger niet altijd in staat om ze correct te begrijpen.
Een manier om een probleem met een collega op te lossen, die keer na tijd je ruwe berichten stuurt - zet je baas of andere belangrijke werknemer in de mailinglijst elke keer dat je antwoordt (een soort dwang, in dit geval dat je hen dwingt om beleefdheid te houden in dit geval). Houd u aan de hoffelijke toon en vermijdt bedreigingen, laat de woorden van een onbeschofte collega voor zichzelf spreken.
Als de afzender bekend is om altijd onbeschoft bij corresponderen, onthoud dit en verwijs de rapporten dienovereenkomstig.

Waarschuwingen

Sommige mensen houden van een langzame bewegingsbommen - ze zullen al je woede op je brengen als je onbeleefd antwoordt. Blijf beleefd en gedraag je als een professional als je twijfels hebt, of je bent bang voor iets, praat met je hoofd- of personeelsafdeling.
Elke lasterlijke, beledigende, racistische berichten of vervolging door rapporten geven terrein voor de presentatie van een claim. E-mail is beschikbaar voor verificatie in bijna alle jurisdicties, die uw bedrijf kunnen leiden tot gerechtelijke procedures. Man die soortgelijke berichten verzenden, kan verantwoordelijk worden gehouden tot het ontslag. Als u denkt dat de inhoud van het bericht bezorgt, raadpleegt u uw hoofd- of personeelsafdeling voor verdere acties. Als u deze vraag niet wilt verhogen bij collega`s, kunt u uw persoonlijke advocaat raadplegen.
U moet geen berichten schrijven naar uw collega`s en autoriteiten om welke reden dan ook als u een paar stappen kunt maken en persoonlijk met ze kunt praten. In die bedrijven waar werknemers de voorkeur geven aan een e-mail naar een persoonlijk gesprek (zelfs als iedereen op loopafstand van elkaar is), verdwijnt het plezier om in het team te werken. Maar het risico van onredelijke correspondentie neemt toe, omdat elektronische communicatiemiddelen het gedrag van mensen niet beheersen zoals het gebeurt met persoonlijke communicatie. Professor Klya Shirski beveelt eerst aan om live te communiceren en pas daarna naar de correspondentie per e-mail. Zelfs gewoon zeggen "Hoi" Elke ochtend faciliteert u het proces van het vaststellen van sociale verbindingen.

Wat je nodig hebt

E-mail
Plaats waar je kunt gaan voor een pauze

Deel in het sociale netwerk: